6 minutos para ler
Quando pensamos em burocracia, logo surgem, em nossa mente, imagens de papéis e mais papéis, demora, cansaço e estresse, certo? Ainda mais quando ela está relacionada ao cotidiano empresarial – mais especificamente aos processos gerenciais, de modo a atrasar e a engessar procedimentos que precisam ser feitos para aumentar a produtividade e, consequentemente, a lucratividade.
Por isso, neste artigo, traremos 6 estratégias para reduzir burocracia em processos gerenciais, que valem a pena ser aplicadas na gestão empresarial! Veja a seguir!
Entenda os 3 tipos de processos existentes na esfera corporativa
Antes de mais nada, é válido citar os três tipos de processos que podem ser aplicados no interior de uma empresa, considerando que estão relacionados entre si – apesar de serem independentes.
Processos primários
Os processos primários são aqueles associados aos serviços e aos produtos de uma empresa e à sua ligação com os seus clientes, determinando o que é comercializado pelo estabelecimento e quais são as atividades necessárias a serem realizadas para que a organização atinja os seus objetivos.
Em outros termos, os processos primários são mais palpáveis pelos consumidores.
Processos de suporte
Os processos de suporte oferecem uma base aos processos primários, atuando como procedimento interno para que a relação empresa-cliente aconteça da melhor maneira possível: é por isso que existem os setores de recursos humanos e de tecnologia e informação dentro das empresas.
Processos gerenciais
Por fim, surgem os processos gerenciais. Eles, assim como os processos de suporte, não têm relação direta com os consumidores – no entanto, uma empresa de sucesso é uma empresa bem organizada e, por isso, ao final, tudo se inter-relaciona.
Nos processos gerenciais, o objetivo é a verificação do monitoramento das atividades da empresa, estabelecendo a coordenação geral do negócio e traçando planos para a continuidade das operações.
Saiba como diminuir a burocracia em tais processos
1. Mapeie os processos gerenciais
Para reduzir burocracia em processos gerenciais, organização é a palavra de ordem: antes de começar a faxina, a casa precisa estar organizada, certo? Pois bem, aqui vale a mesma história!
Mapear os processos é determinar procedimentos, estabelecer prazos, organizar um cronograma com todas as etapas bem definidas e com metas possíveis de serem atingidas – enfim, sistematizar o fluxo de atividades da empresa. Isso otimiza tempo em uma organização.
2. Defina a responsabilidade dos colaboradores e dê mais autonomia a eles
Um dos entraves para o bom andamento dos processos gerenciais é a falta de autonomia dos colaboradores, quando eles dependem de diversas aprovações dos superiores para que uma meta simples possa sair do papel. Por isso, a partir de uma equipe bem treinada e confiável, vale distribuir a responsabilidade de cada um e proporcionar liberdade para que todos realizem as atividades.
Vale ressaltar que tal liberdade vem acompanhada de (muita!) responsabilidade, considerando que os objetivos a serem alcançados e as datas para a finalização de cada etapa já deverão ter sido designados.
3. Atualize os processos
O cotidiano de uma empresa é pautado pelo dinamismo e pela transformação e, por vezes, alguns processos já iniciados ou, ainda, processos recentes, mas que não foram finalizados, podem não ser interessantes para a fase atual de determinado estabelecimento. Revisão constante é a palavra de ordem!
Por isso, às vezes, vale mais a pena dar início a um novo processo gerencial do que dar continuidade a um que não mais é proveitoso ao cotidiano da empresa. Para tanto, um gestor que conheça bem a organização e quais são os seus objetivos deve fazer uma análise do processo já aberto para, então, definir o seu futuro.
4. Digitalize procedimentos
Como meio de fugir da tão temida burocracia em processos gerenciais e, também, como maneira de se evitar a perda de coletas de dados, documentos e resultados obtidos, a digitalização é essencial.
Com essa medida, o acesso aos documentos torna-se muito mais simplificado e o tempo que seria gasto na busca de determinados dossiês físicos – antigos ou não – pode ser convertido em tantas outras funções essenciais na conclusão de determinado processo gerencial, tais como a própria elaboração de relatórios a partir dos dados obtidos.
Vale ressaltar, por fim, que muitas pessoas ainda preferem o papel físico ao meio digital. No entanto, a digitalização dos processos não impede que seja feita, também, uma cópia física. A depender do tempo reservado para a realização do procedimento em sua empresa, vale a ponderação para se definir a respeito do armazenamento dos documentos.
5. Mensure os resultados obtidos
Com os resultados em mãos, a análise dos processos gerenciais é a próxima etapa a ser colocada em prática. Tal análise deve ser feita tanto de maneira geral, verificando se a sua empresa atinge as metas necessárias, que se referem, por exemplo, ao cumprimento daquilo que ela propõe ao mercado e ao sistema, bem como ao que se refere à produtividade e à lucratividade.
Além disso, no que tange ao tema central deste artigo, a análise a respeito do procedimento dos processos gerenciais finalizados é imprescindível. Nela, deve-se verificar se os objetivos foram atingidos, se o tempo determinado foi suficiente e, se não, qual foi o motivo.
A verificação do empenho da equipe também deve ser colocada em foco, principalmente para que sejam identificados os colaboradores que podem ser designados para novas responsabilidades e novos desafios, auxiliando ainda mais na redução da burocracia em novos processos gerenciais.
6. Proponha alterações (se necessário)
Por fim, todo o procedimento e o tempo despendido na sua efetivação não seriam aproveitados caso uma análise não fosse realizada – citada no item acima – e, também, caso não fossem propostas alterações a partir da constatação da necessidade de mudanças.
Assim como já saber em quem se pode confiar mais a fundo em novos processos gerenciais, mudanças no interior da empresa podem ser constatadas depois de finalizado o processo, tais como a necessidade de utilização de um software que auxilie na organização das tarefas ou de capacitação profissional a partir de cursos de gestão para reduzir burocracia nas atividades do dia a dia.
As alterações necessárias, propostas por um gestor capaz de identificar os problemas e as soluções, devem ser vistas como pontos que influenciarão no crescimento de sua empresa, auxiliando na efetivação das metas e dos objetivos já traçados.
Gostou das 6 estratégias para reduzir burocracia em processos gerenciais? Baixe o nosso e-book de Gestão por Processos aqui e veja outros métodos para impulsionar sua empresa! Vamos lá!
