Para garantir a excelência, precisamos realizar uma adequada gestão de processos. Afinal, por meio dela, organizamos os recursos disponíveis para obter resultados dentro das expectativas, tirando os objetivos, as metas e as estratégias do papel.

Além disso, o acompanhamento contínuo conduz à identificação de deficiências e à avaliação dos padrões utilizados. Há um componente de aprendizado com a experiência e a revisão periódica das medidas implementadas para garantir a melhoria contínua.

Sendo assim, se você está preocupado com o desempenho da sua empresa e deseja aprimorar as inciativas em andamento, continue a leitura deste conteúdo e conheça 5 dicas para fazer uma gestão de processos eficiente!

Entenda a importância da gestão de processos

Quando uma empresa traça seus planos, com objetivos, metas e estratégias, temos o início de uma jornada que vai da elaboração de ideias abstratas à produção de resultados concretos. No meio de campo, está a gestão, responsável por alocar os recursos e controlar a produção dos resultados.

No caso dos processos, os olhos se voltam para a otimização da relação entre entradas (inputs) e saídas (outputs). Isto é, o objetivo primário da gestão de processos é produzir resultados superiores, consumindo quantidades de recursos inferiores. Tudo isso em prazos cada vez mais céleres.

No entanto, para atingir o estágio de eficiência, os gestores devem se pautar por fundamentos sólidos. Trata-se de acompanhar o fluxo de trabalho de perto, comparando as etapas e as atividades com os padrões de excelência. Se o que é feito se revela incompatível com os modelos de qualidade, haverá desperdício de recursos ou produtividade aquém do potencial.

Por outro lado, se atendemos às melhores referências e incorporamos boas práticas, podemos identificar diversos benefícios. Veja algumas atitudes essenciais.

Aumentar a produtividade

Empregar técnicas, tecnologia e métodos de organização mais adequados e promover o aprimoramento contínuo das atividades, ampliando os outputs gerados em volume e qualidade.

Reduzir custos

Seguir padrões que reduzam o consumo de bens, tempo e capital para produção dos resultados da empresa, quer seja um produto, um serviço ou, até mesmo, uma decisão.

Melhorar a gestão do tempo

Produzir em prazos mais curtos, especialmente com o auxílio da tecnologia e das medidas de simplificação de processos.

Auxiliar a tomada de decisão

Acompanhar as atividades de perto e reunir informações sobre o funcionamento dos processos, permitindo a tomada de decisões mais aderentes às necessidades da empresa.

Conheça as 5 melhores dicas para uma gestão de processos eficiente

Um modelo mais adequado passa por entender o funcionamento das atividades da empresa, identificando as deficiências e possíveis melhorias. Depois, é importante acompanhar a execução em busca de novos ajustes, especialmente quando ocorrem mudanças de cenário. De forma resumida, podemos destacar 5 boas práticas.

1. Mapeie os processos da empresa

Descreva, de forma esquemática, os processos da cadeia de valor da empresa, identificando relações de causa e efeito entre as partes envolvidas. Isto é, qual é o passo a passo do ingresso de recursos no sistema até a produção dos resultados?

O mapeamento é o ponto de partida para avaliar os padrões utilizados pela organização e diagnosticar deficiências. A partir dele, as práticas estabelecidas podem ser confrontadas com as referências do mercado e com as expectativas da empresa.

2. Estabeleça indicadores de desempenho

Escolha um conjunto de índices e taxas para entender o desempenho dos processos. Por exemplo, uma mudança no RH passa por coletar dados sobre o retorno do investimento em treinamentos, turnover, produtividade, custo das horas extras etc.

O sistema de indicadores é fundamental por dois motivos. O primeiro é fornecer conhecimento sobre as práticas atuais; o segundo é permitir a comparação entre o desempenho presente e o histórico, a partir de futuras medições. Logo, ele é essencial para sabermos se estamos no caminho certo.

3. Identifique oportunidades de melhoria

Procure referências no mercado e nas metas da empresa para verificar a distância entre o desempenho real e ideal dos processos. A seguir, planeje mudanças para reduzir essa lacuna.

Uma forma de identificar causas e pensar em melhorias é o Diagrama de Ishikawa. Com ele, o problema é descrito à direita de uma página, sendo interligado a seis pontos: máquina, método, medida, mão de obra, material e meio ambiente.

Ao final, o esquema parecerá com uma espinha de peixe. O papel dos gestores é identificar dentro de cada item quais elementos causam o problema, ou seja, o mau desempenho do processo em questão.

4. Implemente as melhorias

Estabeleça um plano de ação para implementar as melhorias, conversando com os líderes e tomando providências para engajar os colaboradores. O ideal é contar com as sugestões dos próprios envolvidos por meio de entrevistas e pesquisas de campo.

Além disso, pode ser interessante buscar o auxílio de consultores externos, que agreguem a expertise em promover o diagnóstico e adequar as práticas empresariais aos padrões de excelência do mercado. Conhecimento e experiência são meios para acelerar a evolução, nesse caso.

5. Monitore a execução dos processos

Observe o andamento dos processos e acompanhe os efeitos das mudanças, realizando os ajustes necessários para tornar as atividades cada vez mais otimizadas. Aqui, as medições com base em indicadores terão um papel central, por permitirem o acompanhamento do desempenho em períodos predeterminados.

Outro ponto importante é adequar o controle ao conceito de gestão à vista. Resumidamente, os elementos essenciais para tomada de decisão devem ser dispostos de forma clara e intuitiva, principalmente com a exposição em gráficos, painéis, quadros, listas etc.

Assim, será mais fácil aprender com a própria experiência e promover a melhoria contínua dos processos empresariais.

Descubra por onde começar

Como recomendação geral, é importante que você comece pelos processos com maior impacto nos resultados. Assim, os ganhos serão mais imediatos e os profissionais, ao verem os benefícios das mudanças, ficarão mais engajados em promover melhorias.

Normalmente, as atividades direcionadas a satisfazer os requisitos das partes interessadas, como fornecedores, consumidores, parceiros e entidades públicas, atendem a esse critério. No entanto, a resposta exata exige o conhecimento das características específicas do negócio.

Então, agora que você já conhece as 5 principais dicas, pense no ponto de partida ideal e siga as orientações descritas ao longo do texto para implementar uma gestão de processos mais eficiente.

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