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Estruturar um sistema de indicadores é um ponto crítico para melhorar a tomada de decisão nas empresas. Afinal, por meio das métricas os gestores isolam os números significativos e acompanham o seu desempenho ao longo do tempo.
Consequentemente, torna-se possível promover melhorias e mensurar os efeitos das ações, contribuindo para que os profissionais atendam aos objetivos do negócios e proporcionem o seu crescimento.
Neste post, você entenderá a importância de contar com indicadores e aprenderá como estruturar um sistema adequado para a sua empresa. Confira!
O que são indicadores de desempenho?
Os indicadores de desempenho são informações quantitativas ou qualitativas sobre a performance de processos. Eles são obtidos por meio de números que traduzem atributos como eficiência ou nível de satisfação.
O objetivo é compreender os pontos fortes e fracos de maneira mais apurada, recorrendo a comparações. Por exemplo: os resultados obtidos podem ser confrontados com os de outras empresas, com as metas assumidas pelas equipes ou com a série histórica da própria organização.
Nesse sentido, os indicadores assumem a forma de taxas ou de índices. A primeira é uma porcentagem que relaciona duas grandezas, como a fração de vendas convertidas em relação às tentadas. Já a segunda é um valor que, por si só, merece acompanhamento, como o número de potenciais clientes cadastrados por mês.
Além disso, os indicadores são classificados em drivers ou outcomes, conforme sejam orientados para as causas ou para os efeitos, respectivamente. Por exemplo: um aumento da produtividade mensal (outcome) pode ser fruto de uma redução do turnover (driver).
Sendo assim, os gestores cobrem uma área determinante para o sucesso e o crescimento da organização. Afinal, um sistema de indicadores adequado possibilitará a identificação das razões que conduziram aos desempenhos positivos e aos negativos.
Quais são os principais indicadores de desempenho que todo gestor deve acompanhar?
A fixação de indicadores de desempenho é uma ferramenta de gestão flexível, porque os departamentos podem, isolar os números que são pertinentes para suas finalidades. Isto é, todas as áreas se beneficiam da prática.
No entanto, ainda que isso gere uma vasta lista de medições, é possível identificar as informações mais utilizadas. Esses números servirão de base para quem pretende dar os primeiros passos ou aprimorar o sistema implementado.
Veja alguns exemplos de indicadores de desempenho.
Ponto de equilíbrio
O quanto a empresa precisa receber para arcar com todas as suas despesas.
Lucratividade
Porcentual das receitas da empresa que se traduz em lucro.
Ticket médio
Representação da captura de valor da empresa, ou seja, a quantia obtida com vendas divida pelo número total de negócios fechados.
Taxa de conversão
Porcentual de negócios concretizados em relação ao número de oportunidades.
Custo de aquisição de cliente
Soma dos gastos para gerar vendas dividida pelo número de clientes conquistados.
Turnover
Porcentual de colaboradores que saem da empresa e precisam ser substituídos.
Taxa de cumprimento de metas
Porcentual de metas atendidas pelos colaboradores em relação ao total.
Vale ressaltar que a lista não esgota as possibilidades. O ideal é reunir os responsáveis por cada setor com especialistas, a fim de montar os sistemas de indicadores da empresa.
Como estruturar corretamente o sistema de indicadores da empresa?
A estruturação de um sistema de indicadores passa pelo entendimento de como os drivers geram os outcomes. A partir dessa relação é possível esclarecer determinados cenários ou resolver questões sobre a performance geral e setorial.
Resumidamente, o cerne da questão é entender como as partes, ao se influenciarem, geram o resultado. Por exemplo: o número total de vendas é consequência da taxa de conversão, do número de leads, da satisfação do cliente, etc.
Por isso, de certa forma, além do conhecimento sobre os indicadores já utilizados em outras organizações, o mapeamento de processos se torna uma ferramenta essencial. Com ele, é possível identificar os pontos que, uma vez acompanhados de perto, serão determinantes para avaliar as atividades em termos de eficiência ou nível de satisfação.
A ideia é constatar as relações de causa e efeito, bem como escolher o conjunto de indicadores que melhor capturam essa interação. Não à toa, recomenda-se o apoio de uma consultoria de diagnóstico de processos, com o intuito de obter uma perspectiva neutra e especializada sobre o sistema de indicadores.
Qual é a importância de avaliar corretamente esses indicadores para melhorar a tomada de decisões?
As medições visam reunir um conjunto sólido de informações sobre o desempenho da empresa – as quais influenciam nas decisões. No entanto, essa vantagem não é automática: o gestor precisa avaliar adequadamente as grandezas mensuradas.
Para isso, a capacitação profissional é muito importante. Um curso ou workshop fornece os subsídios necessários para que as pessoas compreendam as aplicações dos indicadores e desenvolvam o pensamento sistêmico. Esse segundo aspecto será fundamental para entender como as partes interagem e geram bons resultados para a empresa.
De fato, o conhecimento é necessário para que seja possível transformar os dados em informações relevantes e aptas a influenciar positivamente as decisões. Só assim os números deixam de ser um conjunto desconexo e tornam-se os subsídios para resolver problemas, estabelecer metas, criar incentivos, padronizar condutas, etc.
Logo, a importância de saber avaliar corretamente os indicadores de desempenho diz respeito a viabilizar essa ferramenta na tomada de decisões da empresa, transformando estatísticas em informações.
Quais métodos utilizar para uma análise estratégica dos indicadores?
Uma forma prática de avaliar o sistema de indicadores é a análise estratégica. Assim, a empresa pode constatar se as medições atendem às necessidades e fornecem um quadro relevante sobre o seu desempenho.
Análise de contexto
A primeira via é pensar o contexto e buscar indicadores aptos a atender às suas caraterísticas. Aqui, aspectos como as exigências das partes interessadas (fornecedores, clientes, parceiros, etc.), os objetivos estratégicos, as características da cadeia de valor, os padrões da indústria e outros elementos devem ser considerados.
Hierarquia de atributos
Outra opção é classificar os indicadores conforme sua função e importância na empresa, como os que garantem as condições básicas do negócio (estruturais), os que tornam os resultados possíveis (viabilizadores) ou os que mensuram o produto final (finalísticos).
Entrevista com os líderes
É possível avaliar o desempenho dos indicadores também com a consulta às partes envolvidas no dia a dia. Os líderes podem indicar quais medições são consideradas relevantes e que informações ainda não foram capturadas pelas métricas, por exemplo.
Mapeamento do sistema de indicadores
Por fim, surge a alternativa de criar um esquema, conectando a vinculação entre os diferentes indicadores da empresa. Trata-se de descrever claramente as relações de causa e efeito, bem como verificar a maneira como os sistemas mais simples interagem e formam sistemas complexos.
De todo modo, o mais importante é saber como integrar os diferentes métodos de avaliação para promover a melhoria constante do sistema de indicadores. Só assim você contará com métricas seguras para analisar o desempenho dos processos empresariais.
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