Entender quais as melhores práticas do mercado, os processos que dão mais resultado para a sua empresa e desenvolvê-los no seu negócio, sempre adaptando as especificidades da operação e do seu nicho de atuação – é dessa forma que podemos definir o benchmarking nas empresas, um processo de busca por referenciais de excelência com vistas ao aprimoramento do negócio rumo à melhoria contínua.

Ao adotar o benchmarking como forma de identificar um “ponto de referência” para o seu negócio, um empreendimento é capaz de traçar uma rota mais rápida e clara entre o estágio atual da empresa e seus objetivos.

Para que você consiga implantar esse processo no local em que atua, produzimos um conteúdo completo com os principais métodos de benchmarking nas empresas e as etapas para começar sua análise da concorrência. Aproveite a leitura e aplique na gestão da sua organização!

O que é benchmarking

Benchmarking é um processo no qual uma empresa compara seu desempenho e práticas com uma ou mais organizações. O objetivo é identificar as melhores práticas que ajudarão a melhorar o desempenho dos negócios.

A administração pode fazer isso comparando grupos de negócios dentro de uma empresa, comparando instituições de um setor ou analisando empresas de diferentes setores. Realize testes de benchmark em termos de:

  • produto de qualidade ou características;
  • qualidade dos serviços prestados;
  • eficiência dos processos operacionais;
  • medidas de desempenho financeiro e operacional.

benchmarking oferece uma maneira simplificada para uma empresa revisar suas operações de negócios, estudando o que as organizações líderes estão fazendo e lidando com as lacunas entre seus processos atuais e os processos de melhores práticas.

Por exemplo, uma empresa pode comparar seu processo de fabricação com outra instituição para identificar a diferença de desempenho de ambas e os fatores responsáveis por essa distinção.

Enquanto o benchmarking estratégico é direcionado ao cumprimento dos objetivos do negócio, o benchmarking competitivo visa estudar as práticas do setor com o objetivo de obter vantagem competitiva no mercado, avaliando os processos dos concorrentes.

Em suma, o benchmarking é uma abordagem estruturada que envolve a coleta de dados (por meio de um questionário), análise e relatórios. O questionário pode solicitar dados quantitativos ou qualitativos ou uma combinação de ambos. O resultado da análise de dados é um ponto de referência em relação ao qual você compara o desempenho da sua empresa e as metas de melhorias.

Conheça os tipos de benchmarking

Existem diferentes formas de realizar essa análise de produtos e processos de referências, que variam conforme a empresa analisada e o foco da análise.

Benchmarking interno: análise dos melhores resultados e processos da sua empresa

No primeiro modelo, a empresa olha para dentro da própria organização buscando identificar departamentos que, de alguma forma, destacam-se.

Imagine, por exemplo, que um dos gerentes da sua empresa implantou um novo software de gestão de tarefas que reduziu, e muito, o tempo em reuniões e permitiu que ele se afastasse da operação e dedicasse mais tempo ao planejamento tático e à gestão de pessoas. É algo admirável que deve ser analisado e incorporado por outros gerentes, adaptando às necessidades da cada setor.

Esse processo permite aumentar o alinhamento organizacional e o nível de sinergia entre as equipes, dessa forma, padronizando as entregas e os processos.

Benchmarking competitivo: compreensão das táticas do seu concorrente

Já o processo competitivo, ou concorrencial, olha para fora, mais especificamente para seus competidores diretos, aqueles que, no mercado, disputam o mesmo público que você. Esse, certamente, é o modelo mais difícil de benchmarking, afinal, as empresas mantêm o sigilo de suas práticas.

No entanto, quando bem executado, permite identificar não apenas detalhes sobre o concorrente, mas também as prestações que mais agradam ao seu público-alvo.

O grande exemplo nesse modelo é a Xerox, a empresa de copiadoras que, no momento do seu auge, chegava a desmontar os produtos de seus concorrentes em busca de insights para tornar suas máquinas mais eficientes.

Benchmarking funcional: foco nos processos de trabalho

Nessa terceira modalidade, o objetivo é muito mais claro e a organização pode avaliar diversas empresas na busca das melhores práticas para uma determinada área, como financeiro, comercial, marketing ou produção.

O negócio tem um objetivo muito claro com o benchmarking e busca, no mercado, as empresas que são autoridades naquilo, fazendo uma análise profunda dos motivos do destaque e traçando um plano de melhorias para tornar a própria organização uma dessas referências.

Benchmarking de cooperação: parceria para o desenvolvimento conjunto

Nesse último modelo, as empresas analisadas se unem para compartilhar conhecimentos relevantes para ambas.

Nesse caso, a parceria permite que elas compartilhem conhecimentos, façam intercâmbios de profissionais e, até mesmo, visitas técnicas às sedes da parceira.

Entenda a importância do benchmarking nas empresas

Todas essas práticas trazem benefícios consideráveis para a empresa que realiza o benchmarking de forma consistente. Entenda:

Análise interna: compreensão das forças e fraquezas da organização

A primeira delas é que o benchmarking praticamente obriga que você olhe para dentro da sua empresa. Afinal, apenas assim é possível compará-la com os grandes players do mercado.

Dessa forma, você será capaz de identificar aquilo que a sua organização tem como potencialidades e deficiências diante do mercado, explorando as primeiras e consertando as segundas.

Palpabilidade dos resultados: facilidade para visualizar objetivos e metas

benchmarking facilita que seus colaboradores e gerentes visualizem o final das mudanças a serem implementadas. Isso porque outra empresa já aplicou os métodos propostos e os resultados podem ser vistos na prática.

Compreensão do público: análise dos desejos do cliente

Após executar esse processo, você terá informações efetivas sobre seu público, por exemplo, o que ele enxerga na oferta da concorrência, como atrativos e repulsivos. Com base nisso, é possível ajustar sua produção e comunicação para apresentar suas vantagens exatamente naquilo que falta para a concorrência.

Melhoria contínua: evolução dos processos e resultados

No mercado, sempre haverá alguém a ser superado em algum ponto e o benchmarking não permite que a sua empresa caia no comodismo e olhe sempre para fora, na busca de técnicas para aumentar a eficiência e a qualidade.

Os benefícios do benchmarking para o negócio

Seja para comparar a eficácia de linhas de produtos ou unidades de negócios dentro de sua empresa, ou a eficácia de sua empresa contra concorrentes próximos, o benchmarking é uma ferramenta vital de melhoria contínua. E embora seja seguro dizer que o executivo médio compreende os benefícios do desempenho do benchmarking, isso não significa necessariamente que sua empresa já tenha participado de tal iniciativa. Confira alguns benefícios da metodologia.

Entendendo seu desempenho em relação a concorrentes próximos

Ter uma compreensão completa de seu próprio desempenho só pode chegar até você. Por exemplo, se você está trabalhando para melhorar as taxas de defeitos de introdução de novos produtos ano após ano, pode ser benéfico entender a média atual do setor. Onde um ou dois pontos percentuais podem ter um impacto notável, essa inteligência pode justificar um investimento ou realocação de recursos.

Comparando o desempenho entre linhas de produtos x unidades de negócios em sua própria empresa

benchmarking não precisa necessariamente ser um exercício que requer inteligência competitiva. Muitas empresas — especialmente as grandes e distribuídas — avaliam o desempenho de instalações e produtos com processos semelhantes, além de métricas e KPIs.

Novamente, essa análise pode levar a investigações mais profundas sobre o motivo pelo qual uma determinada instalação, produto ou unidade de negócios está tendo um desempenho abaixo do esperado.

Mantendo as pessoas mais responsáveis pelo seu desempenho

Sem um benchmark interno ou externo para comparar o desempenho, pode ser um desafio estabelecer precedentes a cada ano. Projetos e relatórios de benchmarking dão a você uma perspectiva sobre o que é considerado “bom” desempenho e pode ser uma ferramenta instrumental para medir a eficácia de instalações, linhas de produtos, unidades de negócios e até mesmo pessoal específico.

Aprofundando em lacunas de desempenho para identificar áreas de melhoria

Mesmo o benchmarking de uma métrica de alto nível, como a eficácia geral do equipamento (OEE), pode resultar em algumas discussões sérias entre os líderes. Muitas empresas executam esses projetos de benchmarking e, em seguida, exploram as variáveis para identificar onde residem os verdadeiros culpados do mau desempenho.

O OEE, por exemplo, pode ser dividido em componentes de qualidade, disponibilidade e eficiência. Uma disparidade entre as médias do setor pode surgir como uma diferença no processo de gerenciamento de qualidade e/ou nos recursos de software.

Desenvolvendo um conjunto padronizado de processos e métricas

O processo de realizar um projeto de benchmarking pode incentivar as organizações a investirem recursos na padronização do cálculo de métricas e KPIs. O desafio é que métricas como OEE e o custo da qualidade podem ser calculados de várias maneiras.

Seja adotando padrões do setor ou certificando-se de que os cálculos sejam padronizados em todas as suas instalações, ter uma linha de base sólida para comparação é uma das chaves do programa de métricas bem-sucedidas, além de projetos de benchmarking.

Permitindo uma mentalidade e cultura de melhoria contínua

Fornecer visibilidade de desempenho de métricas aos trabalhadores de chão de fábrica até o último andar permite que o pessoal entenda como suas ações afetam determinadas áreas de negócios.

Adicionar uma camada aos principais indicadores de desempenho, mostrando-lhes como seu papel atual se compara às metas do setor ou, até mesmo, às metas internas, pode ser um incentivo para impulsionar a produtividade e a inovação necessárias para exceder essas médias.

Descubra como utilizar o benchmarking no negócio

Existe um processo para aplicar o benchmarking de forma consistente e colher todos os resultados apresentados no tópico anterior. Veja mais!

Avaliação do negócio: processos internos e práticas negociais

O ideal é começar entendendo no que sua empresa falha internamente e no mercado. Quais a necessidades de melhoria mais urgentes para que seu negócio se destaque?

Essa é a pergunta-chave para iniciar o processo de análise interna.

Identificação dos grandes players: destaques do mercado e da empresa

Em seguida, você deve encontrar os departamentos e empresas que se destacam justamente naquilo em que sua organização falha. Faça uma lista das referências que devem ser acompanhadas.

Definição do método de análise: captura de dados do concorrente ou parceiro

Elabore um método para investigar e capturar as informações das empresas que você listou no tópico anterior. Existem muitas possibilidades, como analisar o produto em si, entrevistar clientes, passar-se por um consumidor e seguir todo o processo da compra ao consumo, fazer uma visita técnica, como já mencionamos, entre outros.

Análise dos GAPs de desempenho: ameaças e oportunidades

Compare o que você viu nas empresas referências e na sua própria organização e entenda em quais pontos você mais falha na busca por ser excelente na área estudada.

Adaptação e implementação das descobertas: insights do concorrente aplicados ao negócio

Adapte aquilo que você descobriu nos players de destaque e crie um plano de implementação.

Reavaliação: acompanhamento dos resultados do concorrente

Por fim, como essas melhorias já estão rodando em outras empresas, continue acompanhando o desempenho delas e veja o ajuste que as companhias fizeram para obter mais resultado com o mesmo processo ou mesmo se elas abandonaram a técnica. Assim, você pode prevenir seu negócio contra mudanças de performance da melhoria.

Como escolher organizações de referência

Os processos de benchmarking não são fáceis de implementar e, para serem bem-sucedidos, uma organização deve superar inúmeras barreiras.

Algumas empresas do setor privado temem perder a sua vantagem competitiva ao compartilhar informações, e outras temem a exposição à fraqueza organizacional. O uso de um processo de identidade cega, em que os dados são publicados sem atribuição, pode atenuar essas preocupações.

Em outras palavras, os resultados estão diretamente ligados à escolha acertada das organizações de referência. Para fazer isso de forma estruturada, antes de tudo é fundamental determinar as características relacionadas ao objeto de estudo — sejam elas específicas ou gerais.

Algumas fontes gerais de informação podem ser de grande auxílio nessa etapa. Algumas delas são:

  • a comunidade de Boas Práticas da FNQ;
  • grupos de benchmarking;
  • associações ou federações de negócio;
  • revistas, jornais e publicações especializados;
  • bases de dados públicas;
  • relatórios anuais e balanços financeiros;
  • congressos, seminários, feiras e exposições;
  • clientes e fornecedores;
  • consultores.

A ideia por trás das melhores práticas de benchmarking é identificar os pontos fortes e fracos da empresa, para fazer comparações de atividades funcionais e áreas entre a companhia e as instituições consideradas as melhores nessas atividades ou áreas. Em seguida, determine maneiras de enfatizar os pontos fortes e melhorar as fraquezas com base nos resultados da análise.

Em resumo, o benchmarking nas empresas é um processo de busca por referências que permite à sua empresa identificar as melhores práticas do mercado e adaptá-las ao contexto da organização. Para fazê-lo de forma consistente, é preciso ter ciência daquilo em que sua companhia precisa melhorar, encontrar referências de destaque e acompanhar o desempenho delas.

Preparado para propor uma estratégia de benchmarking consistente na sua organização? Para completar seu estudo, baixe agora o nosso guia prático de planejamento estratégico empresarial!

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