Ainda que os grandes cases ressaltem os feitos extraordinários, são as atividades que a empresa realiza todos os dias, de maneira padronizada e metódica no centro da operação, que determinam seu sucesso a longo prazo. Afinal, as grandes inovações e práticas disruptivas só concretizam seus efeitos quando transformam o cotidiano de consumo ou produção.

Por isso, os focos de uma companhia bem-sucedida devem ser a construção e o gerenciamento da rotina produtiva. Assim, será possível evoluir constantemente e obter o máximo de resultados com cada um de seus processos habituais.

Por essa razão, ao longo das próximas linhas, apresentaremos quais vantagens sua organização obterá ao implementar o gerenciamento de rotina, bem como os passos para incorporar uma metodologia de gestão de rotina eficiente no cotidiano. Então, fique atento a cada uma das etapas e comece a aplicá-las agora mesmo!

Que resultados o gerenciamento da rotina traz?

Em resumo, a rotina é tudo aquilo que se realiza com habitualidade. O ato de gerenciar, por sua vez, abrange planejar e organizar um processo de trabalho. Unindo as duas definições, o gerenciamento de rotina compreende o processo de planejamento e organização das atividades que uma empresa realiza com frequência – a operação.

O controle dessas tarefas tende a produzir inúmeros benefícios na organização. A seguir, veja alguns deles.

Aumento da produtividade

Com objetivos e etapas de execução desenhadas, o primeiro impacto do gerenciamento de rotina é a redução dos desperdícios de tempo e recursos. Como consequência, é possível verificar o aumento da produtividade na empresa.

Previsibilidade

Uma rotina bem estruturada dá ao gestor uma visão holística dos processos de produção e, consequentemente, impõe metas mais condizentes à realidade organizacional. Tais objetivos tendem a tornar mais acertadas as previsões de resultados.

Identificação de gargalos e melhoria contínua

Um processo bem estruturado, com indicadores de performance específicos para cada uma das rotinas que compõem a operação, permite ao gestor identificar exatamente em que ponto da produção estão os temidos gargalos. Dessa forma, torna-se viável trabalhar sobre eles.

Por fim, a gestão de rotina tem como finalidade identificar as falhas ou oportunidades de otimização e, assim, tornar a empresa mais produtiva em todas as etapas.

Quais são os passos necessários para implementar esse gerenciamento?

Para usufruir os benefícios elencados no tópico anterior, é preciso estruturar uma metodologia consistente de gestão de rotina.

Abaixo, apresentaremos um dos métodos mais consolidados nesse sentido: o PDCA. O mnemônico designa as iniciais de Plan, Do, Check e Act – Planejar, Executar, Verificar e Agir, em português. Trata-se das quatro etapas do gerenciamento de rotina.

Planejamento e construção das rotinas

Tudo começa com um plano consistente de melhoria. Nele, o gestor de rotina deve identificar as demandas da organização, bem como a capacidade de produção.

Com base nesses dois indicadores, é preciso formular uma meta para o trabalho diário que seja simultaneamente desafiadora e realizável. Para alcançá-la, os gestores técnicos devem formular um procedimento de execução que será acompanhado pelos responsáveis estratégicos.

Execução das novas tarefas

Nessa segunda etapa, é dever do gestor de rotina informar os colaboradores acerca das novas metas e treiná-los conforme o procedimento desenhado na fase anterior.

Análise das entregas

Por melhor que seja o planejamento, a execução pode mostrar que a meta era irreal ou que o procedimento simplesmente não era adequado para produzir a entrega esperada.

Por isso, é preciso monitorar os resultados, investigar as anomalias e conversar com a equipe em reuniões frequentes e rápidas, para entender os motivos de uma entrega não realizada ou sem qualidade. Os pontos levantados nesses encontros devem ser corrigidos de forma imediata.

Aprimoramento dos processos

O gestor do processo deve olhar para os indicadores de maneira mais ampla e entender quais processos atrasam a produção final da empresa de algum modo. Também é necessário detectar os pontos que poderiam ser trabalhados para tornar a organização mais produtiva.

Em alguns casos, será preciso promover apenas uma mudança de processo. Em outros, cabe ao gestor contratar mais pessoas ou comprar maquinário para que a companhia atinja sua máxima eficiência.

Vejamos como funciona um processo do tipo no cotidiano de uma cozinha fast food, exemplo clássico de gestão de rotina. Para manter a organização operando, os profissionais do caixa, da cozinha e do estoque precisam trabalhar de maneira sincronizada e com o máximo desempenho.

No planejamento, a equipe gerencial definiu que, para que o fast food atingisse o máximo potencial, seria necessário que o atendimento coletasse, no mínimo, 40 pedidos em uma hora e a cozinha os entregasse em menos cinco minutos. Para tanto, o estoque não poderia demorar mais de dez minutos ao repor um item em falta.

Meta Responsável Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
> 40 pedidos/hora Atendimento 35 35 35 40
< 5 minutos de espera Cozinha 9 9 4 7
< 10 minutos de tempo de reposição Estoque 12 10 10 10

Na primeira semana, todos os indicadores estavam abaixo do esperado. Imediatamente, houve uma ampliação do espaço destinado ao estoque na cozinha, para reduzir a necessidade de reposição e, por consequência, o tempo de entrega. Isso diminuiu a espera dos pedidos e provou que a cozinha poderia responder a uma demanda maior na terceira semana.

Porém, quando aumentaram a capacidade do atendimento, com a adição de um operador de caixa, a cozinha mostrou-se ineficiente para atender os 40 pedidos previstos na meta inicial. Por isso, a gestão de rotina necessita ser um processo contínuo.

Quais ferramentas e práticas são mais indicadas para melhorar o processo?

Para tornar a rotina da sua organização mais eficiente e produtiva, você e seus colaboradores podem se valer de algumas ferramentas práticas que reduzem o tempo gasto no planejamento e na execução das tarefas.

A gestão do tempo e o ciclo pomodoro

Começaremos pelo mundialmente conhecido ciclo pomodoro. O método determina períodos de trabalho contínuo, seguidos de um pequeno intervalo, como forma de ampliar o foco na tarefa em execução.

Em sua versão tradicional, o pomodoro é um cronômetro de 25 minutos de trabalho, seguidos por 5 minutos de descanso durante quatro vezes. Após as repetições, a pessoa pode se dar ao luxo de um intervalo mais longo.

A gestão de tarefas e o kanban

O sistema é facilmente associado às paredes lotadas de post-its nas startups e nos departamentos de marketing. Ele visa apresentar, de maneira simples e visual, as tarefas que precisam ser executadas em uma empresa.

Nesse modelo, o quadro kanban representa um grande projeto – e cada post-it, uma tarefa que deve ser movida entre as colunas (a fazer, em andamento e concluído) durante a execução.

O método se tornou tão comum que diversos softwares de gestão, como o Trello e o Asana, utilizam-no para tornar uma empresa ou um departamento mais produtivo.

O planejamento do trabalho e os mapas mentais

Sem a pretensão de esgotar as ferramentas de gestão de rotina, você pode contar com um software de criação de mapas mentais para visualizar um projeto extenso e desmembrar grandes demandas em outras menores. Dessa forma, é possível ter uma visão mais clara do andamento das etapas.

Em resumo, gerir a rotina é planejar e monitorar a execução dos processos que compõem o cotidiano da sua empresa. Para que seja possível atingir o máximo resultado, o gestor deve avaliar periodicamente os números de desempenho em busca de gargalos que, se solucionados, podem maximizar o desempenho organizacional.

Para executar o gerenciamento da rotina de sua organização e aplicar um modelo mundialmente conhecido, conte com o apoio da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Nossos consultores o ajudarão a visualizar todas as áreas de maneira sistêmica e o impacto de cada uma nos indicadores-chave da empresa. Entre em contato conosco!

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