Como gerenciar equipe de qualidade de alta performance?

Quando o objetivo é melhorar o desempenho da empresa e escalar o negócio, os líderes precisam desenvolver a técnica de gerenciar equipe de qualidade. Afinal, se os produtos ou serviços apresentam erros, dificilmente a organização será competitiva e ganhará espaço no mercado.

Nesse sentido, é importante que os líderes busquem formas de aprimorar o trabalho do time, especialmente com a implementação de processos que façam a diferença no dia a dia. O sucesso depende de um cotidiano marcado pela preocupação constante com o primor das soluções entregues aos contratantes.

Por isso, trouxemos um guia com as principais ações para melhorar a gestão das equipes de qualidade e alcançar uma alta performance no setor. Continue lendo e melhore os sistemas da sua empresa!

Por que a gerência da equipe de qualidade é importante?

O empreendimento é caracterizado por suprir algo que as pessoas desejam ou necessitam. Assim, os processos de criação e entrega de valor são o seu cerne. Basta imaginar o quão mais fácil é para o marketing chamar a atenção para um produto ou serviço que, de fato, apresenta vantagens para os contratantes.

Por outro lado, também é importante considerar a forma como a criação e entrega de valor ocorre. Processos mais econômicos e produtivos são igualmente determinantes para o sucesso de uma organização. Sem isso, como você já deve saber, as margens de lucro bruto rapidamente serão reduzidas e o negócio ficará exposto.

O pior é que, quando a empresa trabalha com a produção em larga escala, os erros têm grande potencial de multiplicação. Se uma falha no projeto faz o produto custar mais caro ou gera a necessidade de descarte, a tendência é que, até que alguém perceba, várias unidades sejam criadas, gerando custos extras para organização.

Sendo assim, ao se capacitar em gerenciar equipe de qualidade, os profissionais afetam pontos cruciais para o desempenho da empresa. A alta performance nessa área é uma condição para criar e entregar valor, em quantidade e qualidade suficientes para satisfazer a clientela, mantendo-se os custos em patamares competitivos.

Como o gerenciamento ajuda a superar os imprevistos?

Ter qualidade significa que as soluções e os processos da empresa atendem a padrões de desempenho amplamente reconhecidos. Assim, uma fração considerável do trabalho da equipe é garantir que os resultados fiquem dentro do previsto.

Em um primeiro momento, isso passa pela própria definição dos patamares de desempenho. Os colaboradores precisam de diretrizes claras para que sua parcela de contribuição esteja adequada às expectativas. Lembre-se de que a performance das partes determina a do todo. O negócio funciona por meio de sistemas!

Outro ponto relevante é o controle de qualidade. Quer seja por amostragem, quer seja por conferência de todos os itens, é fundamental que, no processo produtivo, haja etapas de certificação do cumprimento dos níveis esperados.

Na verdade, a busca de informações sobre a qualidade de produtos e serviços deve ser realizada, até mesmo, junto aos contratantes. Por vezes, um simples questionário de satisfação pode revelar aspectos não considerados pelas equipes e fomentar mudanças.

Lembre-se também de que, além do trabalho preventivo, é comum que a gestão da qualidade desenvolva protocolos para lidar com os imprevistos quando eles se instalam. Trata-se de saber o conjunto de ações para casos como erros de projeto, lotes produzidos abaixo das expectativas, clientes insatisfeitos, reclamações, etc.

Com efeito, os gestores devem buscar conhecimento sobre as técnicas para gerenciar equipe de qualidade, a fim de garantir o desempenho antes, durante e depois do processo produtivo.

Qual é o papel do gerenciamento da rotina diária (GRD)?

Uma das partes mais importantes de gerenciar equipes de qualidade é lidar com os sistemas que funcionam diariamente em uma organização. O GRD é uma das formas de assegurar o atendimento de padrões e a redução de imprevistos.

A metodologia parte do mapeamento dos processos do cotidiano, realizando a exposição de suas etapas com clareza, de modo que qualquer pessoa possa acompanhar o andamento de um produto ou serviço. Isso é feito com a criação de esquemas e fluxogramas em que constam os passos e os responsáveis pelas tarefas.

Esse quadro geral é desenhado com o objetivo de promover a melhoria contínua das atividades, corrigir erros e padronizar acertos, sempre aprimorando o planejamento com o aprendizado obtido na prática. Assim, aos poucos, os níveis de qualidade das soluções e dos processos sobem e a empresa colhe os frutos desse trabalho.

Vale ressaltar que os principais processos da gestão de rotinas diárias são estabelecidos com base na NBR ISO 9008/2008. A partir do documento, é possível identificar unidades importantes dos sistemas de qualidade, as quais precisam se fazer presentes no dia a dia. Veja alguns exemplos:

• definição sistemas de medição e indicadores de desempenho;
• estabelecimento de canais de relacionamento;
• descrição dos processos de criação e entrega de valor em fluxogramas;
• inserção de etapas de conferência da qualidade de produtos e serviços;
• criação de mecanismos de feedback.

Quais são as melhores práticas para gerenciar equipe de qualidade?

Embora seja interessante a leitura da ISO, nada impede a apresentação de algumas ações imediatas para melhorar o gerenciamento das equipes de qualidade. Veja algumas práticas bastante úteis no dia a dia.

Definir os processos com clareza

A equipe de qualidade precisa saber exatamente o que ocorre nos processos do negócio. Isso porque as checagens devem ocorrer em pontos-chave, que não atrapalhem de sobremaneira os serviços e, ao mesmo tempo, tenham potencial de capturar possíveis erros.

Vale ressaltar que um fluxo claro também facilita a vida de quem precisa atender aos padrões de qualidade. Ao receber uma tarefa bem definida, o profissional terá mais chances de se concentrar no que precisa ser feito e de atingir um resultado eficiente.

Monitorar o desempenho

Os líderes devem monitorar as atividades das equipes de perto, tanto para verificar se os padrões de desempenho foram atendidos como para fornecer o suporte que se fizer necessário.

Além disso, é importante que o acompanhamento utilize métodos eficientes de trabalho. Há uma diversidade de softwares e de ferramentas de gestão que facilitam o controle de tarefas e podem ser utilizados no dia a dia.

Estabelecer prioridades

Tempo, material e energia são recursos escassos, que precisam ser direcionados de maneira eficiente com o auxílio da definição de prioridades. Por exemplo, uma equipe que assumiu uma quantidade de serviço acima de sua capacidade produtiva, ao acelerar os processos, produzirá erros, especialmente nos detalhes.

Sendo assim, o ideal é que os líderes conheçam a conceito de matriz de prioridades e entendam como separar o importante e o urgente das demais atividades.

Colher feedbacks

Os feedbacks são um mecanismo para receber informações de baixo para cima. Não à toa, os alvos mais comuns são os colaboradores, fornecedores e clientes – as partes afetadas diretamente pelos processos da empresa.

Essas informações são relevantes tanto para melhorar os padrões de qualidade como para aprimorar as ações do time de controle. Trata-se de uma forma de alinhar os planos com os dados concretos sobre o primor dos processos, produtos e serviços.

Com isso, agora você já conhece as principais formas de gerenciar equipe de qualidade. Então, basta colocar todas as dicas em prática para dar os primeiros passos em direção a uma maior eficiência, reduzindo custos e melhorando a satisfação dos contratantes.

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