A necessidade de sobreviver em um mercado cada vez mais volátil e competitivo obriga as empresas a realizarem adaptações internas. Não por acaso, saber como implementar a melhoria dos processos se tornou uma prioridade para muitos gestores.

O problema é que nem sempre os profissionais reúnem informações confiáveis sobre como aprimorar as práticas internas. Assim, embora seja fundamental definir e gerenciar processos adequadamente para o bom funcionamento da organização, muitas empresas não atingem os níveis de maturidade esperados.

Se você enfrenta esses desafios, continue lendo este texto. Separamos as principais informações sobre a melhoria de processos e mostramos como implementá-la no dia a dia das organizações.

O que é melhoria de processos?

Um processo corresponde a um conjunto de ações sucessivas e interdependentes, ao final das quais ocorre a produção de um resultado específico. Assim, a partir de inputs ou entradas (capital, insumos, mão de obra, tempo, energia elétrica, etc.), consegue-se um output ou saída (produto, serviço, resolução de problema, etc.).

Um exemplo bastante ilustrativo é o da linha de montagem de veículos: as peças ingressam na montadora, são submetidas à ação de pessoas e de máquinas e saem como um automóvel completo.

Nesse sentido, melhorar um processo significa otimizar a relação entre inputs e outputs com o auxílio das práticas e modelos de estruturação adotadas por organizações de melhor desempenho. Trata-se de incorporar padrões que minimizam as entradas e maximizam as saídas, em termos quantitativos ou qualitativos.

Por que implantar melhorias em processos é importante?

A importância de implementar melhorias em processos se relaciona diretamente com as condições do mercado. Se uma organização não é capaz de atender às partes interessadas e de enfrentar os competidores em pé de igualdade, dificilmente haverá um futuro próspero.

Nesse sentido, os avanços qualitativos e quantitativos nas entradas e saídas dos processos afetam as métricas que, normalmente, preocupam os gestores e influenciam no crescimento da empresa. Os principais benefícios são os seguintes:

  • aumentar a produtividade;
  • otimizar o tempo;
  • reduzir custos,
  • agregar valor aos produtos e serviços;
  • avançar na satisfação dos clientes.

Vale ressaltar que o fracasso em atingir níveis satisfatórios nesses indicadores é um forte indício de que a organização precisa passar por mudanças e implementar padrões mais eficientes em seus processos.

Como avaliar os processos da organização?

Para identificar melhorias, é importante definir o estágio atual. Só assim a empresa conhecerá exatamente o caminho a ser percorrido, obtendo critérios claros para avaliar as mudanças implementadas. Veja os cinco níveis de maturidade dos processos:

Inicial

Caracteriza-se pela ausência de definições claras e por um modelo essencialmente reativo. Assim, não há orientações para conduzir adequadamente as equipes e o sucesso depende do esforço individual.

Repetível

Desenvolve-se com base em conceitos, métodos de organização e monitoramento básicos, pecando essencialmente em execução. Normalmente, o sucesso dependerá de um controle rígido praticado no dia a dia.

Definido

Verifica-se uma padronização e documentação adequada dos processos, bem como a orientação clara por meio de uma metodologia de gestão e o alinhamento com os objetivos do negócio.

Gerenciado

Realiza-se o monitoramento constante dos processos, que são detalhados, mensurados e controlados de maneira adequada. Além disso, o direcionamento para os objetivos do negócio é claro e inequívoco.

Otimizado

Configuram-se processos de maneira circular: o aprendizado gerado durante a execução é considerado nos planejamentos e convertido em mudanças continuamente.

Como implementar a melhoria de processos?

Para facilitar a compreensão e execução, a melhoria de processos pode ser desdobrada em etapas, nas quais os gestores tomarão um conjunto específico de providências. Aplique as ações a seguir para promover as mudanças.

Identificar processos

A primeira etapa é encontrar os processos mais críticos para a concretização dos objetivos da empresa e atendimento das partes interessadas, como fornecedores, colaboradores, clientes, parceiros e acionistas. Com prioridades, afeta substancialmente o desempenho do negócio, uma vez que não é possível trabalhar todos os processos simultaneamente.

Mapear processos

Esses processos-chave devem ser especificados, descrevendo-se cada uma de suas etapas – da entrada até a saída. O ideal é utilizar fluxogramas, gráficos e outros elementos visuais para facilitar a compreensão imediata do que está acontecendo.

Diagnosticar gargalos

A seguir, é preciso conduzir uma pesquisa interna, com o objetivo de identificar o que funciona e o que não traz resultados. Para tanto, podem ser utilizadas entrevistas, reuniões com lideranças, cálculo de indicadores de desempenho, comparação com referências externas, entre outras ações.

Buscar as causas

Os gargalos não surgem do nada. Além de investigar as consequências, é preciso mapear as causas dos problemas, até para saber em que medida um processo pode ser aprimorado ou se será necessário reconstruí-lo praticamente do zero. Dê ênfase a esse aspecto durante as pesquisas.

Identificar possíveis melhorias

Ao analisar as etapas e ações, é preciso pensar de forma sistêmica: as partes são interdependentes e determinam o resultado do todo. Logo, analise cada etapa com cuidado e procure melhorias.

Definir o plano de ação

Com o paciente devidamente examinado, os gestores devem pensar em um plano de ação. A melhor ferramenta para isso é a matriz 5h2w, que pode ser combinada com outros métodos de gestão.

Executar as mudanças

O passo seguinte é a execução. Por isso, reúna as lideranças e discuta a melhor maneira de concretizar as mudanças. A partir de então, atue nos pontos de maior impacto e, por fim, monitore os resultados obtidos para garantir que tudo sairá como esperado.

Corrigir, aprender e padronizar

Como os negócios também estão submetidos a variáveis, sempre haverá um trabalho de personalização das práticas de gestão. Por isso, durante o monitoramento, os gestores devem aprender com os resultados da empresa, além de realizar correções e definir padrões, conforme as particularidades do negócio.

Otimizar os processos

A etapa derradeira é estruturar os processos de maneira circular, de modo que o aprendizado gerado nas etapas de execução represente um recurso valioso para o planejamento das novas ações. Essa retroalimentação é comum nos sistemas baseados no ciclo PDCL, que pode ser um modelo virtuoso para a sua empresa.

Sendo assim, a melhoria de processos terá um caráter contínuo, partindo do acompanhamento dos resultados e buscando patamares cada vez mais elevados de desempenho. Trata-se de adquirir a flexibilidade necessária para dar conta das mudanças de mercado.

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