Como implementar um processo de gestão de contratos eficiente?

O gerenciamento de contratos envolve a supervisão de acordos feitos com fornecedores, clientes, parceiros e funcionários. A fiscalização efetiva é extremamente importante, já que as vendas podem ser perdidas e as penalidades regulatórias podem resultar do gerenciamento inadequado dos contratos.

Leia este artigo e entenda como tornar a gestão de contratos eficaz, fazendo com que o processo de compra da organização possa ser significativamente melhorado!

O conceito de gestão de contratos

A gestão de contratos é o processo de gerenciar a criação, a execução e a análise de acordos comerciais para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização e, ao mesmo tempo, reduzir o risco financeiro.

Definimos o gerenciamento do ciclo de vida do contrato como o processo pelo qual uma organização pode se fortalecer e aproveitar o valor de seu portfólio de contratos para encurtar o ciclo de vendas e reduzir os custos de aquisição do cliente. O valor vem do tempo e dinheiro economizados durante o processo de contrato.

Se você puder aumentar a produtividade por trás do gerenciamento de contratos, poderá fechar acordos comerciais com mais rapidez e ter mais tempo para buscar outras ofertas e expandir as vendas para sua empresa. Vamos entender melhor como isso funciona?

Uma visão geral sobre o processo

Encontrar um ponto comum entre duas ou mais partes é a essência da negociação de contratos. Geralmente, o processo inclui partes interessadas internas e externas:

• partes internas representando o negócio, por exemplo, especialistas dos departamentos jurídico, contratante, vendas e finanças;
• partes externas com as quais a organização deseja fazer negócios, por exemplo, fornecedores, distribuidores, clientes, funcionários e freelancers.

Processos eficazes de gerenciamento de acordos comerciais dependem de modelos de contrato e software de gerenciamento de processos para integrar perfeitamente as demandas de partes internas e externas durante as negociações. Quando um acordo é alcançado, o documento final é gerado automaticamente.

A construção de um processo eficiente de gerenciamento de contratos requer planejamento, projeto e implementação de procedimentos padronizados que considerem eventos esperados e inesperados que surgem ao criar e emitir contratos.

Os benefícios da gestão de contratos

O gerenciamento de contratos é uma atividade na qual as organizações se envolvem para melhorar suas operações comerciais.

Essa tarefa geralmente inclui o uso de um processo de licitação ou negociação para criar um relacionamento comercial específico com fornecedores. Alguns setores – como construção, fabricação ou eletrônicos – usam contratos para melhorar sua participação de mercado e os bens ou serviços vendidos aos consumidores. Confira alguns grandes benefícios desse processo para uma organização!

Custos mais baixos

A gestão de contratos ajuda as empresas a reduzir seus custos de negócios, estejam eles relacionados à produção de bens e serviços, estejam eles relacionados à execução de operações de negócios auxiliares.

Relações comerciais

As empresas podem usar contratos para criar relacionamentos comerciais duradouros. Essas relações permitem que as companhias desenvolvam fluxos de receita adquirindo consistentemente bens ou serviços de uma empresa.

As organizações também podem usar essas relações para encontrar novos parceiros para a produção de bens e serviços. Por exemplo, as de construção costumam usar subcontratados para concluir vários processos em projetos de construção. Um subcontratado que construa uma boa relação de trabalho com um empreiteiro geral pode se tornar a empresa responsável por determinados processos.

Minimização de riscos

A exposição reduzida a riscos e compromissos garantidos é cumprida, facilitando, assim, uma melhor gestão de fornecedores. Se um parceiro estratégico concordar com uma redução de preço quando o volume aumentar, o sistema de gerenciamento de contratos acionará um alerta para que isso aconteça.

As boas práticas para um gerenciamento de contratos adequado

Para cada acordo contratual proposto, você deve adquirir o hábito de passar por uma lista de verificação das ações que você poderia esperar para ajudar a empresa. Você desenvolverá sua própria lista de verificação, a qual pode se referir à medida que o tempo passa. No entanto, algumas etapas devem ser consideradas. Veja a seguir!

Verifique o histórico comercial da organização

Certifique-se de começar com uma investigação completa do histórico comercial e jurídico do contrato, da transação proposta e do relacionamento comercial em que o contrato será usado.

Representantes apropriados da empresa devem ser entrevistados para determinar como a relação evoluiu e quais compromissos, se houver algum, já podem ter sido feitos pelas partes. Esse é também o momento de dar uma consideração especial ao impacto real e potencial nas obrigações e relações comerciais existentes na empresa.

Identifique os documentos relacionados

Uma vez que você tenha uma boa compreensão do escopo do relacionamento comercial proposto, deve identificar os contratos e documentos relacionados necessários para documentar o relacionamento e concluir qualquer transação imediata.

Em seguida, proceda à coleta e análise de exemplos dos contratos necessários para agilizar o processo de elaboração e isolar perguntas específicas que a empresa precisará responder para que o contrato seja completo e preciso.

Prepare um termo de compromisso

Levando em conta as discussões com os representantes da empresa em relação à sua função, você deve participar da negociação dos termos essenciais de cada contrato e, se apropriado e útil, preparar um termo de compromisso ou carta de entendimento para garantir que as partes estejam de acordo em relação ao contrato e a termos essenciais, antes que o tempo e o esforço sejam gastos na preparação do documento.

Se você não estiver diretamente envolvido nas negociações, deve, no mínimo, fornecer aos representantes da empresa uma lista de perguntas que precisam ser respondidas para que os contratos sejam concluídos, para que os representantes possam discuti-los com seus colegas de trabalho.

Organize um esboço do contrato

Uma vez que informações básicas tenham sido coletadas e um acordo preliminar tenha sido alcançado sobre os termos essenciais, você deve preparar o rascunho inicial de cada um dos contratos exigidos e documentos relacionados ou, nos casos em que a parte oposta é responsável pela redação, revisar o rascunho inicial de tais itens preparados.

O momento do processo de elaboração e revisão é crucial, uma vez que os atrasos podem empurrar o relacionamento para fora e comprometer o aproveitamento das oportunidades de negócios previstas por ambas as partes.

Prepare-se para o fechamento da transação

Uma vez finalizada a documentação, você deve se preparar para o fechamento da transação, incluindo reuniões pré-fechamento e preparação de checklists e memorandos.

Se forem necessários certificados ou consentimentos de partes externas para que os contratos sejam finalizados e entrem em vigor, eles devem ser planejados com bastante antecedência e podem exigir negociações demoradas.

Certifique-se quanto às entregas

Após concluído o fechamento, você deve certificar-se de que todos os documentos relacionados estejam organizados e que as cópias sejam entregues a todas as partes interessadas.

Esse também é o momento para você se certificar de que os arquivos relacionados à transação, que foram abertos durante o processo descrito acima, sejam organizados para que possam ser facilmente acessados no futuro, caso surjam dúvidas.

Revise sempre

Trabalhando com os representantes da empresa, você deve estabelecer um plano para revisão contínua do desempenho de cada uma das partes nos termos do contrato, pelo menos, nos casos em que o contrato é de longo prazo e exige um desempenho contínuo durante um período prolongado de tempo.

Como parte do plano, você deve agendar quaisquer datas identificadas nos contratos que possam exigir ações de acompanhamento, como metas de desempenho e eleições de opção.

Como você pôde perceber, a gestão de contratos é muito importante por uma infinidade de razões. Ao manter seus contratos atualizados, organizados e bem gerenciados, você pode acessar facilmente e ter muito tempo de administração para se concentrar em áreas mais importantes do seu negócio.

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