Muitos gestores hesitam em contratar uma consultoria de diagnóstico de processos. Afinal, por vezes, é difícil determinar se essa é uma demanda concreta ou se os problemas podem ser resolvidos sem o auxílio externo.

Nesse sentido, qualquer decisão demanda o conhecimento dos indícios da necessidade de buscar o conhecimento de terceiros. Logo, o CEO deve agir como o médico que, a partir dos sintomas preliminares, indica a realização de um exame mais detalhado.

A seguir, confira um resumo do que é uma consultoria de diagnóstico de processos e os 6 principais indicativos de que sua empresa pode se beneficiar desse serviço. Vamos lá?

O que é e como funciona a consultoria de diagnóstico de processos?

A consultoria de diagnóstico de processos atua no mapeamento e na identificação de oportunidades de melhoria nas atividades estruturadas para produção de resultados específicos, como criar, divulgar ou entregar um valor para o cliente, bem como em práticas que dão suporte a essas ações.

Para tanto, os profissionais externos utilizam diversas ferramentas para análise de dados, estatísticas, indicadores de desempenho, etc.

O objetivo do diagnóstico de processos é, em um primeiro momento, dar respostas específicas e concretas para a seguinte questão: o que funciona e o que não funciona nos processos da empresa?

A partir de então, é possível traçar objetivos, metas e estratégias para mudança nas estruturas, reformando, criando ou substituindo as atividades em mau funcionamento.

Não por acaso, os benefícios são diversos, por exemplo, a delimitação dos gargalos operacionais, a redução de desperdícios, o aumento da produtividade e o acúmulo de conhecimento sobre as atividades da organização.

Quais são os 6 indícios da necessidade de contratar uma consultoria de diagnóstico de processos?

A melhor maneira de decidir sobre a necessidade de uma consultoria de diagnóstico de processos é procurar indícios nas atividades desempenhadas, como um detetive em busca das pistas que conduzem à solução do caso. Confira os 6 principais indícios!

1. Padrões duvidosos, indefinidos ou imprecisos

Os processos funcionam com padrões e ordem. Isto é, os gestores definem um jeito específico de realizar as atividades, de modo que os resultados sejam atingidos. Há um conjunto de etapas para criar um produto, outro para divulgar e um terceiro para vender, por exemplo.

Logo, sempre que esses modelos estiverem ausentes ou houver dúvidas a seu respeito, surge um indício da necessidade de diagnóstico preciso. Isso ocorre quando há divergência entre as maneiras de executar o processo, os colaboradores pulam etapas ou deixam de realizar tarefas cruciais.

2. Produtividade em baixa

Como os processos visam à produção de resultados, a baixa produtividade é um forte indicador de que as atividades não estão sendo realizadas da maneira mais adequada.

Na verdade, talvez esse sintoma seja o que demanda um diagnóstico mais rápido, porque o problema coloca em risco a manutenção do negócio. Se a consultoria revelar que os processos não apresentam erros graves, a organização terá de buscar outros relatórios até encontrar as causas do problema, como pesquisas de mercado, auditoria financeira, relatórios de RH, etc.

3. Feedback negativo dos colaboradores

Um terceiro caminho para verificar a necessidade de diagnóstico de processos é buscar informações com os próprios colaboradores em um trabalho coordenado com os líderes de cada setor.

Como essas pessoas lidam diretamente com as atividades, elas estão mais próximas dos problemas e podem oferecer uma visão diferente da perspectiva do CEO, o qual, muitas vezes, olha a organização de maneira não tão detalhada operacionalmente.

4. Ausência de conhecimento e experiência em estruturação e correção de processos

Se nas equipes internas não há profissionais especializados em estruturar e corrigir processos, a probabilidade de deficiência nessa área é praticamente certa, como as chances de uma embarcação à deriva se perder do destino.

Nesse sentido, a consultoria externa também será uma oportunidade de trocar informações e melhorar essa competência-chave. Logo, há um duplo benefício em buscar o mapeamento e a identificação de erros.

5. Indefinição nos mecanismos de controle

Os mecanismos de controle merecem uma atenção especial do gestor, bem como a visão a respeito da cadeia de processos da empresa. Quando há indefinição ou erro nessa área, a organização sofre com dois problemas: as atividades estruturadas tendem a não atingir bons resultados e as informações sobre as causas do seu mau funcionamento não estão sempre disponíveis.

A razão dessa segunda dificuldade é bastante simples. Se o setor responsável pela identificação de erros não está apto a identificá-los, as chances de problemas ainda não descobertos é grande.

6. Defasagem tecnológica

Se, ao olhar para fora de suas paredes, o profissional verifica concorrentes e parceiros com uma tecnologia mais avançada para gerir e controlar processos, existirá a necessidade de um diagnóstico, até mesmo, para preparar uma possível transformação digital.

De fato, a morosidade em mudar os rumos pode colocar a empresa em um viés de baixa, porque, enquanto o mundo ganha em velocidade e eficiência de processos, a organização permanecerá estática.

Como escolher uma consultoria de diagnóstico de processos?

Acertar na escolha da consultoria é uma etapa tão importante quanto decidir pelo diagnóstico de processos. Isso porque a grande empresa tem características únicas que precisam ser contempladas em qualquer mudança. Critérios relevantes são os seguintes:

  • confiabilidade – a consultoria deve ter um histórico no mercado que demonstre sua capacidade de entregar o valor esperado;
  • validação – a reputação também é importante, porque consultorias e auditorias chancelam a qualidade das práticas de uma empresa, após a implementação das mudanças;
  • suporte – a contratada deve ter profissionais e recursos em quantidade e qualidade para atender e acompanhar as mudanças na empresa;
  • know-how – o conhecimento e a experiência nesse tipo de prática são imprescindíveis, até porque se trata do principal valor que se busca em um auxílio externo;
  • ética – a empresa que realiza uma consultoria pode ter contato com informações internas relevantes, por isso, é importante considerar seus padrões de conduta.

Dessa forma, o diagnóstico de processos produzirá um resultado significativo para o negócio. Sem contar que, o convencimento a respeito da necessidade de mudanças será facilitado pela presença de uma equipe de notória qualificação.

Se você ficou interessado nesse serviço, entre em contato com a nossa equipe e obtenha todas as informações sobre a condução de um exame detalhado na sua empresa!

dia-do-cliente-lean-fnq

Escreva um comentário

Share This