Saber aproveitar todas as possibilidades de um negócio nem sempre é só uma questão de fazer o investimento certo ou criar o produto perfeito para o mercado. Ainda será necessário entender como a empresa lida com sua rotina e se organiza ao ponto de estar alinhada com os seus objetivos de curto, longo e médio prazos.

De fato, existem diversos métodos para se estruturar, mas, definitivamente, utilizar a gestão por processos pode ser a chave para potencializar o desempenho e estabelecer um padrão de melhoria contínua.

Neste texto, você entenderá os principais fundamentos dessa técnica. Continue a leitura!

O que é gestão por processos?

Antes de explicar o que é a gestão por processos, é importante entender o que é definido como um processo. Ele é o conjunto de atividades em sequência, que tem, entre suas características principais, a falta de limite de tempo. Sendo assim, ele pode durar por longos períodos, como também pode ter um fim breve.

Nesse sentido, a gestão é um método para mapear, planejar, documentar e monitorar os processos, de forma que eles possam estar de acordo com os objetivos e as metas da empresa.

Saiba que, antes, essa gestão não era muito utilizada, justamente pela visão de que os setores da empresa eram individualizados, sendo capazes de se sustentar sozinhos. Foi devido à metodologia elaborada por Seis Sigma que essa visão mudou.

Quais são as características dessa gestão?

O foco no desempenho dos colaboradores é um dos principais motivos para que a gestão por processos possa ser considerada bem-sucedida. A divisão de tarefas é uma etapa que fica em segundo plano. Além disso, as principais características quando se implementa essa gestão podem ser divididas em:

  • identificação e documentação dos processos;
  • visualização de como a empresa estará quando atingir seus objetivos e metas;
  • análise das atividades que compõem o processo;
  • aperfeiçoamento para a melhoria contínua;
  • controle dos processos.

Quais são os benefícios da gestão por processos?

Um dos principais objetivos da gestão por processos é a possibilidade de reduzir a burocracia na hora de executar as atividades, aumentando, dessa forma, a produtividade dos colaboradores. Além dessa possibilidade extremamente benéfica para o negócio, existem outras vantagens. Vamos conhecer quais são!

Tomadas de decisão rápidas

A empresa terá um controle muito maior de como os seus processos são feitos. A gerência poderá ter uma visão mais aprofundada e, dessa forma, dados suficientes para tomar decisões mais ágeis e acertadas.

Compreensão do negócio

Outro benefício que essa metodologia traz é entender realmente como o negócio funciona, como as atividades são realizadas e se elas atingem o resultado esperado, trazendo uma visão mais estruturada da empresa.

Redução de custos

A quantidade de dados importantes que a gestão por processos pode fornecer é bem-grande. Entre eles, está a possibilidade de perceber onde está o desperdício de recursos, ajudando a reduzir o custo durante o fluxo de um processo e obtendo mais clareza financeira para a execução das atividades.

Otimização dos processos

Compreendendo o fluxo e também o desempenho dos colaboradores em cada etapa dos processos, é possível entender quais são os comportamentos que não funcionam. Dessa forma, a gestão tem o que é necessário para pensar em novas estratégias e melhorar suas atividades.

Quais são as principais etapas para aplicar a gestão por processos?

O ciclo para a aplicação da gestão por processo é dividido em seis etapas. Vamos conhecer quais são!

Planejamento

Como primeira etapa, o planejamento é a fase de avaliação em que ficam claros os objetivos dos processos e também os principais problemas que ocorrem. Outros pontos definidos nesse momento são: o tipo de monitoramento, os indicadores a serem utilizados, entre outros.

Análise

A segunda etapa é onde acontece o mapeamento de todas as atividades da empresa. Nesse caso, são observados pontos importantes, desde quantos processos existem até como eles são feitos atualmente. Também são definidas mais profundamente as estratégias, a utilização dos recursos financeiros, os clientes e fornecedores, as responsabilidades de cada área, entre outros.

Desenho do processo

Aqui, são organizadas as regras e as atividades que serão fundamentais para o alcance dos objetivos. É a materialização de tudo o que foi definido na etapa de análise, sendo preparado o fluxo do processo. Assim como é o momento de se fazer simulações dos diferentes resultados possíveis, sempre considerando todos os componentes do negócio (equipamentos, competências, desempenho dos colaboradores etc.). Elas ajudarão a entender se a estratégia funciona e se é possível seguir para a próxima etapa.

Execução

Nessa etapa, são definidas, primeiramente, as ferramentas que serão utilizadas para a efetivação dos processos, inclusive os softwares. São também efetuadas as mudanças necessárias, como reorganização da equipe, mudanças de layout, etc.

Por fim, o processo de execução pode ser tanto sistêmico, quando há o uso de softwares, ou não, quando não utiliza.

Monitoramento

À medida que os novos processos são implementados, será fundamental determinar meios para acompanhar se eles estão indo para a direção certa. Os indicadores de desempenho serão as ferramentas ideais para essa função. As métricas básicas poderão ser os prazos, a capacidade, o custo e a qualidade.

Melhorias e otimizações

A última etapa é a que provavelmente durará mais. Nela serão utilizados os dados fornecidos pelos indicadores com intuito de avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, assim como os possíveis erros e o que precisa ser melhorado. Em alguns momentos, pode até ser necessário finalizar atividades, utilizar novas ferramentas, entre outras alterações, visando sempre à melhoria.

É importante entender que, após a finalização das etapas, o ciclo recomeça. À medida que as mudanças são implementadas, sempre será necessário avaliar o negócio, mapear as atividades, desenhar e fazer simulações de novas estratégias, executar e monitorar.

Esperamos que este texto sobre a gestão por processos tenha esclarecido sobre essa metodologia e como ela pode ser fundamental para que a empresa atinja os seus objetivos com segurança e sem desperdícios.

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