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Como a competição e as transformações sociais obrigam as organizações a atingirem patamares cada vez mais elevados de eficiência, os profissionais precisam buscar novas soluções continuamente. Não à toa, tendências como a gestão à vista ganham espaço nas discussões de negócios.
A ferramenta atua em um ponto crucial para a tomada de decisões em empresas: o fluxo de informação. Sem dados confiáveis, as ações são exercidas em uma zona de penumbra, em que as consequências das escolhas não são antevistas, tampouco acompanhadas no dia a dia.
Neste conteúdo, apresentaremos uma guia para que você entenda o que é gestão à vista e aplique esse conceito. Assim, sua empresa poderá aperfeiçoar os processos internos e fazer escolhas com base em informações mais seguras. Continue lendo!
O que é gestão à vista?
A gestão à vista é caracterizada pela disponibilidade de informações para tomada de decisões. Isto é, tudo o que o profissional precisa saber para realizar a escolha certa deve estar à sua frente, no momento da decisão, em uma linguagem que possibilite a compreensão imediata.
Nesse sentido, o primeiro desdobramento prático é a necessidade de separar as informações cruciais das supérfluas. Lembre-se da velha máxima de que se tudo é importante ou urgente, nada é realmente importante ou urgente.
A seguir, tem-se a organização dos dados, que deve conter relações coerentes e categorias bem definidas. Trata-se de dispor as informações de uma maneira tal que elas façam sentido para o destinatário, mantendo os pontos-chave ao alcance de seus olhos.
Igualmente, o modelo exige o retrato fiel do estado da organização para que as decisões sejam aderentes às suas necessidades. Sem atualidade, as intervenções não darão conta das constantes mudanças de cenário que ocorrem nos dias de hoje.
Por fim, gestão à vista significa também a exposição de ideias com recursos de imagem, como gráficos, fluxogramas, tabelas, curvas de crescimento, dashboards, checklists, etc. Tudo isso facilita a apreensão do conhecimento e, consequentemente, a tomada de decisões.
Como a gestão à vista funciona na prática?
No dia a dia, os conceitos da gestão à vista são concretizados com melhorias na coleta, organização e exposição das informações relevantes para a tomada de decisões. Consequentemente, há uma gama de tecnologias e ferramentas de gestão que podem auxiliar os profissionais.
Um exemplo é o Kanban. A metodologia introduzida pela Toyota consiste na criação de um quadro contendo todos as etapas do fluxo de criação ou de entrega de valor. Assim, com o uso de cartões ou post-its, as tarefas são distribuídas nas diferentes fases e seu andamento pode ser visualizado por todos os interessados.
Outro caso de boa aplicação corresponde ao uso dos softwares de organização de projetos, como o Trello, Taskwolrd e o Asana. Nesses aplicativos, as informações são dispostas em dashboards (painéis virtuais) e cartões, e a equipe pode acompanhar e movimentar tarefas.
Há também os diversos aplicativos de listas, normalmente utilizadas para organização das atividades individuais. Aplicativos como Evernote, Google Keep, Todoist e Wunderlist permitem a exposição de tudo o que o profissional tem de fazer, com os respectivos prazos e interação com as agendas dos dispositivos móveis.
Na verdade, a lista de soluções relacionadas à gestão à vista vai longe. Seria possível citar uma série de outras opções, como agendas digitais, ERP’s, sistemas de indicadores de desempenho e afins, mas os exemplos são suficientes para que você tenha uma boa noção do tema.
Por que ela é importante para o negócio?
Dispor as informações necessárias de modo a permitir sua imediata compreensão representa um grande avanço para as organizações. Os efeitos dessa prática serão sentidos pelas equipes tão logo ela seja implementada. Entre os mais importantes, tem-se o seguinte:
- as pessoas saberão exatamente o que precisa ser feito (transparência na comunicação);
- os profissionais terão a sensação de progresso ao acompanhar claramente os andamentos (motivação);
- não haverá dependência de constantes consultas e requerimentos aos líderes e gerentes (autonomia);
- as decisões serão embasadas em informações atuais, verídicas e relevantes (facilitação da tomada de decisões);
- as exigências serão acompanhadas praticamente em tempo real (controle de metas).
Sendo assim, a tendência é que os processos se tornem mais ágeis e produtivos, bem como que haja um aprimoramento na hora de fazer escolhas. Afinal de contas, os benefícios mencionados convergem para um melhor desempenho nesses pontos cruciais para as empresas de hoje.
Como implantá-la na empresa?
Para incorporar a gestão à vista ao cotidiano do negócio, os profissionais precisam entender quais são as informações relevantes para tomada de decisão e qual a melhor forma de torná-las disponíveis. Os passos abaixo podem fornecer um caminho adequado para atender a essas demandas.
Definir os indicadores
Os indicadores são informações que traduzem a realidade da empresa para o gestor. Por exemplo, um aumento na taxa de conversão – porcentual de oportunidades convertidas em negócio – indica que a estratégia de vendas foi bem-sucedida.
Nesse sentido, além dos indicadores de desempenho, é importante buscar aquilo que pode ser verdadeiramente útil em determinado contexto. Uma decisão estratégica pode requerer o conhecimento do ecossistema do negócio, a gestão de tarefas requer os dados sobre o plano de ação e assim por diante.
Escolher a linguagem
Em posse dos dados, é preciso pensar na maneira como eles serão exibidos. Aqui, pesquise as opções e teste o que melhor se adequada à rotina das equipes. Uma dica é começar pelas ferramentas já citadas no segundo tópico.
Envolver todas as lideranças
As lideranças devem ter uma participação ativa em todo o processo. Afinal, os profissionais nessa posição serão determinantes para influenciar departamentos e equipes em direção à mudança. Então, faça reuniões, colha feedbacks e aceite sugestões dos líderes.
Disponibilizar as informações para os colaboradores
Com auxílio das lideranças, os novos procedimentos são incorporados ao dia a dia da empresa. Nessa transformação, é importante conhecer as principais ferramentas de gestão, a fim de planejar, executar e mensurar os resultados de maneira correta.
Sendo assim, sua empresa terá todas as condições para implementar os conceitos da gestão à vista e melhorar a tomada de decisões. Então, não deixe de cumprir todas as etapas!
Para aprofundar os conhecimentos sobre como lidar com mudanças no negócio, leia também sobre gestão da inovação!
