Com o objetivo de oferecer produtos ou serviços com uma qualidade exemplar para os clientes, qualquer organização precisa desenvolver a estruturação de processos internos da melhor maneira possível. Afinal, é dessa forma que pode trabalhar em maneiras eficientes para atender à demanda e, é claro, desenvolver a melhoria contínua na empresa.

Para Ricardo Motta, especialista em gestão empresarial, essa deve ser uma prioridade em qualquer organização. “O correto é fazer a estruturação dos processos antes de a empresa iniciar suas atividades. Para a organização que não estruturou corretamente os seus processos no início, o momento de fazer isso é já!”, é o seu alerta.

Estruturar os processos não é uma tarefa fácil, no entanto, a estruturação precisa ser realizada com toda a atenção. Afinal, depois de efetuadas as etapas iniciais, tudo o que o gestor precisa fazer é monitorar os resultados e identificar gargalos de produção, para eventualmente trabalhar em melhorias internas.

No post de hoje, passaremos algumas dicas do especialista para que você consiga estruturar os processos do seu negócio da melhor forma possível, além de mostrar os principais benefícios da prática e outras questões relacionadas a esse assunto. Confira, a seguir, tudo o que você precisa saber!

1. Entender o que é estruturação de processos

Em primeiro lugar, vamos explorar um pouco o conceito do que estudaremos hoje. É preciso entender os processos como um conjunto de atividades que são inter-relacionadas e que têm como objetivo a transformação de insumos (entradas) em produtos (saídas).

Estamos falando de atividades realizadas em uma sequência determinada, para que o resultado final seja aquele esperado pela organização. É assim que é possível atender às expectativas de todos os públicos da organização, como os clientes, fornecedores e os próprios colaboradores, por exemplo.

Quando falamos na estruturação de processos, portanto, estamos justamente nos referindo à forma como eles serão “desenhados” na organização. É uma forma de estabelecer padrões de qualidade e de desempenho, que devem ser atendidos para que a empresa mantenha o nível de competitividade desejado.

2. Saber como estruturar os processos

Entender os passos para estruturar os processos em uma empresa é fundamental para que você desenvolva melhor essa tarefa. Afinal, ao seguir um pensamento lógico e esquematizado, é possível edificar tudo com uma base sólida e coerente, o que é fundamental para reduzir a ocorrência de erros e falhas.

Motta nos ensina que, de maneira geral, são 6 as etapas para trabalhar na estruturação de processos. Vamos conferir cada um dos passos que precisam ser dados:

  • estruturar a cadeia de valor com os processos da empresa;
  • definir os donos ou responsáveis pelos macroprocessos e processos;
  • estabelecer uma metodologia para estruturar os processos;
  • definir os processos críticos ou prioritários;
  • aplicar a metodologia nos processos críticos;
  • aplicar a metodologia nos demais processos da cadeia de valor.

Como vimos na nossa introdução, todos esses passos devem ser detalhados, de preferência, antes de a empresa ser inaugurada. A estruturação deve ser um dos pilares para que ela consiga atender à sua missão, faça as entregas para a sociedade e mantenha-se competitiva.

3. Desenvolver processos mais eficientes e eficazes

Claro, a estruturação de processos tem como principal objetivo otimizar o desempenho da organização de acordo com padrões de eficiência e eficácia. “Processos eficazes são aqueles que entregam exatamente o que é solicitado. Processos eficientes utilizam os recursos planejados para alcançar a eficácia”, é o que ensina Motta.

A pergunta que resta é a seguinte: como fazer para atingir esses padrões? Algumas soluções podem ajudá-lo nesse sentido. Vamos conferir?

3.1 Defina indicadores de desempenho

Em primeiro lugar, é preciso definir indicadores de desempenho relacionados ao tipo de processo que está sendo analisado na empresa. Esses indicadores vão variar bastante de acordo com o setor e o tipo de processo, evidentemente. No entanto, precisam ser estabelecidos para que você acompanhe tudo com critérios objetivos.

3.2 Estabeleça uma cultura de aprimoramento

Outro ponto que requer atenção é o desenvolvimento de uma cultura organizacional  voltada para o aprimoramento. A ideia é que os profissionais dos diversos setores estejam conscientes e envolvidos com a melhoria contínua do negócio. Treinamentos, campanhas institucionais e, principalmente, a comunicação são elementos indispensáveis nesse sentido.

3.3 Trabalhe no monitoramento constante

Outra dica indispensável é trabalhar no monitoramento constante dos processos da empresa. Esse comprometimento deve ocorrer principalmente em nível gerencial e, é claro, com a utilização dos indicadores de desempenho, já mencionados por nós.

3.4 Conte com o suporte de consultorias

Contar com o suporte de consultorias para realizar a estruturação dos seus processos internos pode ser uma boa alternativa. Dessa forma, é possível desenvolver a organização com um olhar profissional, com pessoas que realmente entendem do mercado e das melhores práticas disponíveis.

4. Conhecer os benefícios da estruturação de processos

Como deve imaginar, são inúmeros os benefícios de uma correta estruturação de processos em um negócio. Se desenvolver essa tarefa da melhor forma possível, você perceberá mudanças radicais no seu negócio. Veja algumas delas.

4.1 Desenvolvimento adequado de produtos

Em primeiro lugar, quando os processos são bem estruturados em uma empresa, é possível perceber que o desenvolvimento dos produtos ocorrerá de uma forma muito mais eficaz e eficiente. Perdas, erros, gargalos de produção, custos excessivos, enfim, todos esses problemas são mitigados.

4.2 Melhoria nos resultados

A estruturação de processos permite o desenvolvimento de uma organização muito mais focada nos seus objetivos finais, agindo de maneira otimizada para atender aos seus interesses. No final, ela percebe uma melhoria significativa na conquista dos resultados empresariais.

4.3 Reforço no atendimento

O atendimento deve ser uma prioridade em qualquer organização, principalmente quando consideramos que o cliente está cada vez mais exigente. Com processos alinhados, é possível suprir as demandas da melhor maneira possível, o que é fundamental para oferecer um atendimento de qualidade.

4.4 Satisfação de todos os públicos

Clientes, colaboradores, fornecedores, sociedade, controladores e demais partes interessadas serão devidamente atendidas e, com isso, a organização consegue satisfazer todos os seus públicos.

Em resumo, para realizar a estruturação de processos, é preciso que o gestor destine toda a sua atenção e trabalhe em um processo de melhoria contínua. “Além disso, deve-se identificar e incorporar nos processos as boas práticas existentes no mercado”, conclui Ricardo Motta.

Gostou do nosso artigo de hoje? Então que tal conferir nosso post com algumas dicas específicas sobre como realizar a estruturação de processos na empresa?

*Colaboração de Ricardo Motta

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