Para preservar a qualidade e o know-how, as empresas precisam padronizar os seus processos internos. Assim, é possível manter a eficácia e a eficiência, o que é indispensável para desenvolver uma organização resiliente e sustentável, que mantenha o ritmo de produtividade no longo prazo.

Contudo, você sabe qual a relação da padronização de processos e a gestão de documentos? Vitor Hoffman, especialista em gestão empresarial, dá a resposta. “A padronização é registrada na forma de documentos, mapas, fluxogramas, normas e regulamentos. Eles refletem o amadurecimento dos processos do negócio”, são os seus ensinamentos.

Em outras palavras, à medida em que a organização começa a trabalhar na revisão e no aprimoramento dos seus processos, ela produz uma série de documentos. Acontece que, quando saem do controle, eles podem gerar uma sequência de problemas, como custos desnecessários para o negócio, ruídos de comunicação, entre outros.

É justamente por esse motivo que você deve destinar toda a atenção para realizar essa tarefa. Quer saber como fazer isso? É o que vamos ensinar neste post. Confira, logo a seguir, algumas dicas do nosso especialista para que você desenvolva a melhor gestão de documentos no seu negócio. Acompanhe!

Como melhorar a gestão de documentos?

Existem alguns passos que devem ser seguidos para garantir que esse processo funcione corretamente. Confira logo abaixo as nossas dicas.

Estabeleça responsabilidades

Qualquer gestão de documentos começa com a definição clara de responsabilidades na empresa. Assim, todos sabem exatamente qual é a sua participação nesse processo e ficam por dentro das atividades que precisam ser desempenhadas. Além disso, é assim que trabalhamos no próprio desenvolvimento desses documentos.

Existem níveis diferentes de responsabilidade e envolvimento com esse processo em uma organização, evidentemente. Para que entenda bem como deve ser feita essa separação, explicamos esses níveis logo abaixo:

  • emissor – o departamento/profissional responsável diretamente pela emissão do documento;
  • revisor – aquele responsável por analisar possíveis falhas no documento e verificar a compatibilidade dos dados com a realidade da empresa;
  • aprovador – é aquele que vai avaliar o documento e aprová-lo. Sempre alguém de hierarquia superior;
  • leitor – é o destinatário do documento;
  • usuário/destinatário – não se confunde com o leitor. Além do leitor, os destinatários são todos aqueles que obedecerão aos padrões estabelecidos no documento.

Defina formas de armazenamento

Outra questão interessante que deve ser levada em consideração é a forma como os documentos serão armazenados. Claro que, nesse sentido, a tecnologia assume um papel muito importante.

Em primeiro lugar, é preciso considerar a utilização de softwares e aplicativos, que recebem o nome de GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Como exemplo, podemos citar a SoftExpert e a Digitaldoc.

Além disso, ainda temos a computação na nuvem como parte do processo de armazenamento. “Esse recurso veio facilitar o acesso à documentação da organização, possibilitando essa ação a partir de vários dispositivos, em qualquer local ou horário”, garante Hoffman.

Crie critérios de monitoramento

Outro ponto que requer a atenção é a criação de critérios de monitoramento da gestão de documentos. Afinal, é preciso verificar se a empresa realmente está desenvolvendo essa atividade da melhor maneira possível, obedecendo padrões de qualidade.

“É fundamental definir, ao menos, índices que permitam avaliar atributos relacionados à qualidade, aos custos e à efetividade desse processo”, diz o especialista. Assim, a gestão de documentos atinge um nível compatível com as grandes empresas do mercado.

Os indicadores podem variar de acordo com as necessidades, os tipos de processos e o volume de dados da empresa, no entanto, devem sempre ser definidos com clareza para que a gestão mantenha o controle de tudo.

Desenvolva uma política de segurança

Pode ter certeza de que o desenvolvimento de uma política de segurança influencia diretamente a gestão de documentos. Afinal, é dessa forma que você garante que os dados e as informações fiquem restritos à empresa e não caiam em mãos erradas.

O primeiro passo é definir níveis de acesso e classes de confidencialidade, como público, privado, interno, restrito, confidencial, entre outros. Os profissionais devem ser espalhados nesses grupos e ganhar diferentes níveis de acesso, de acordo com suas funções e responsabilidades na empresa.

Além disso, é preciso considerar que a política de segurança também envolve aspectos culturais. Os profissionais podem não saber, ao certo, qual é a postura mais adequada em relação aos assuntos confidenciais. Eles precisam ser treinados para que entendam protocolos, normas de conduta, entre outros.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Agilidade na tomada de decisão

Pode ter certeza de que muitos profissionais perdem tempo na hora de levantar documentos para a tomada de decisões. Com a gestão apropriada, é possível reduzir bastante os problemas relacionados à burocracia e garantir que as informações sejam coletadas rapidamente.

Redução de erros

Como vimos, quando a quantidade de documentos sai do controle, a empresa começa a apresentar problemas sérios relacionados à desinformação e aos ruídos de comunicação. No entanto, com tudo organizado, fica muito mais fácil reduzir esse tipo de inconveniente e, consequentemente, os erros.

Fluidez na disseminação

Outro ponto que requer atenção é a fluidez na disseminação de dados na organização. Quando a gestão é apropriada, os dados podem ser transmitidos entre os departamentos de maneira mais rápida e segura – o que é fundamental para garantir a produtividade e a integração dos times.

Retenção de conhecimentos

Para fechar, o último grande benefício da gestão de documentos é a retenção de conhecimentos na organização – e não nos referimos apenas aos dados acerca dos processos internos. Todas as informações, como aquelas relacionadas às finanças ou à contabilidade, por exemplo, podem ser armazenadas e conferidas no futuro.

Em resumo, a gestão de documentos é uma tarefa indispensável na empresa, pois, como vimos, proporciona a ela uma série de benefícios. “Com essa ação, o gestor evita erros, não conformidades, perda de conhecimento, morosidade, equívocos na tomada de decisão, entre outras coisas”, é o que afirma Vitor Hoffman.

É por isso mesmo que os cuidados que listamos são fundamentais, pois garantem que a empresa mantenha uma gestão de documentos de primeira linha. O gestor precisa manter uma atualização constante sobre o assunto não só para conhecer novas tecnologias, como também padrões importantes nessa área.

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*Colaboração de Vitor Hoffman

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