Iniciar e gerir um negócio envolve diversas capacidades. Entre elas, a escolha dos colaboradores, dos fornecedores, a maneira de atingir o público-alvo e, o mais importante, a organização do empreendimento.

Por isso, quem é gestor deve contar com o mapeamento de processos de forma constante para identificar possíveis gargalos, quais pontos devem ser reforçados e o que precisa ser alterado, objetivando a maior obtenção de lucro ao final do mês.

Se você quer entender mais sobre o mapeamento de processos, continue a leitura e implemente-o em sua empresa. Vamos lá!

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos, como já diz o seu próprio nome, é a esquematização das informações da empresa, objetivando a visualização de toda a cadeia de produção. Ou seja, com foco na transformação dos insumos em produto, sempre visando à maximização dos recursos da organização.

Esse processo compreende a geração de uma imagem, funcionando, literalmente, como um desenho: a partir dos dados da organização, um mapa é elaborado para, então, a sua análise ser realizada.

Para tanto, todos os dados que influenciam o cotidiano de uma organização devem ser levados em conta, como as partes interessadas, o fluxo de produção, as capacidades e as competências da empresa, bem como os recursos utilizados nesse sistema.

Qual a importância de mapear e padronizar os processos da empresa?

Um empreendedor de qualidade sabe que, para atingir o objetivo de uma boa gestão, efetivando uma maior obtenção de lucro ao final do mês, o cotidiano empresarial precisa estar organizado. Por isso, ele implementa o mapeamento de processos justamente com esse fim.

Como o mapeamento é uma forma de gestão e organização, a sua importância se dá para a verificação de possíveis problemas na cadeia de produção. Ou seja, para concluir se a empresa está (ou não) no caminho certo para alcançar sucesso.

A partir daí, uma análise cuidadosa é realizada para, então, efetivar os pontos que estão funcionando corretamente, alterar aquilo que está causando transtornos e, também, para implementar novas ideias: tudo isso só é possível a partir do mapeamento de processos.

Como fazer o mapeamento dos processos da empresa?

Antes de arregaçar as mangas e implementar o mapeamento de processos em sua empresa, confira algumas dicas importantes para organizar sua companhia com sucesso.

Determine os objetivos de cada processo

A ideia de determinar os objetivos é, justamente, saber o que deve ser buscado. Tal definição poupa tempo e auxilia na busca pelo caminho ideal a ser traçado. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo organizar esse mapeamento?”.

A resposta dessa questão vai, naturalmente, levar à definição dos objetivos a serem instituídos no mapeamento de processos. Assim, com o primeiro passo concluído, passe ao seguinte.

Identifique as entradas e saídas do processo

A entrada é o início do processo, geralmente caracterizada pelos insumos utilizados na cadeia de produção. Por isso, procure o ponto de partida do processo de sua empresa e pontue-o no mapeamento.

Por outro lado, a saída é o produto final, em que todo o sistema é compreendido pela transformação dos insumos em bens. Dessa saída, é possível identificar, de forma conjunta, a abrangência ao público-alvo, pesquisas de satisfação e os testes de qualidade do resultado.

Apresente a jornada desse procedimento

A jornada do mapeamento de processos é escolher um procedimento específico para colocar em prática. Em outras palavras, nessa etapa é hora de determinar o método a ser utilizado.

Por exemplo, há gestores que preferem desenvolver essa organização identificando todos os processos da empresa, pontuando desde o início da cadeia de produção até a entrega final do produto ou serviço, colocar todos os dados no papel para, então, elaborar um mapa.

Há, ainda, quem prefira colher tais dados de forma digital, utilizando como base os próprios softwares da empresa, para elaborar uma sistematização de forma direta, poupando tempo. Identifique como você deseja colocar em prática essa organização para saber qual será a jornada desse procedimento.

Delimite os componentes

A delimitação dos componentes é fundamental para um processo bem estruturado, pois envolve todas as etapas dele. Para tanto, pergunte-se quem é o responsável pelo gerenciamento do negócio, quem são os fornecedores, quem executa as ordens e, por fim, quem é o cliente.

Sabendo quem são as pessoas que compõem esse sistema fica mais fácil compreender as táticas utilizadas, a linguagem e, claro, o nível de qualidade do produto.

Entenda os limites do processo

É impossível determinar a criação de um processo bastante complexo e abrangente para conclusão em dois dias ou, por outro lado, determinar o mapeamento de processos envolvendo toda a empresa e contar apenas com gestores relacionados à área de Recursos Humanos.

Assim, tenha em mente que, para alcançar um resultado efetivo, alguns limites podem existir e certamente requisitarão da liderança do negócio a busca pela melhor solução – geralmente, ela se encontra na união de esforços de todas as áreas da companhia.

Determine as regras do mapeamento

Por fim, para que tudo funcione da melhor forma possível, regras devem ser determinadas para a realização desse mapeamento, tais como um prazo plausível para a finalização do procedimento, a maneira de apresentação e os responsáveis pela elaboração de um modelo com visualização gráfica.

Determine todas as regras no começo do processo e saiba cobrá-las de forma efetiva, já que elas são necessárias para a realização de um trabalho de sucesso.

Quais os benefícios de padronizar os processos do seu negócio?

Padronizar os processos do seu negócio influencia diretamente em uma questão essencial para o funcionamento adequado de uma empresa de sucesso: a organização. Com isso, é possível identificar possíveis gargalos para, então, contorná-los com sabedoria.

Também é possível compreender, de maneira eficiente, a cadeia de produção e implementar novas ideias ou reforçar formas de atuação que já apresentam resultados positivos. Tudo isso, ao final, vai convergir na maior obtenção de lucro, objetivo de todo e qualquer empreendedor.

Assim, saber o que é o chamado mapeamento de processos e de que forma colocá-lo em prática garante o sucesso de sua empresa, identificando todo o procedimento de transformação de matéria-prima em produtos. De quebra, a organização desse sistema vai garantir a satisfação do cliente e mais dinheiro no bolso ao final do mês. Anote as nossas dicas e implemente-o em seu negócio agora mesmo!

Nossas informações foram úteis? Leia mais sobre o diagnóstico de processos e saiba se você precisa contratar uma consultoria!

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