Mapeamento de processos: como fazer corretamente em sua empresa?

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Iniciar e gerir um negócio envolve diversas capacidades. Entre elas, a escolha de colaboradores e de fornecedores, a maneira de atingir o público-alvo e, o mais importante, a organização do empreendimento.

Por isso, quem é gestor deve contar com o mapeamento de processos de forma constante. Ele serve para identificar possíveis gargalos, quais pontos devem ser reforçados e o que precisa ser alterado, objetivando uma maior obtenção de lucro ao final do mês.

Se você quer entender mais sobre o mapeamento de processos, continue a leitura e descubra como implementar essa prática na sua empresa. Confira!

O que é mapeamento de processos?

Como o próprio nome já diz, mapeamento de processos é a esquematização das informações da empresa com a intenção de visualizar toda a cadeia de produção. Tem foco na transformação dos insumos em produto, sempre visando à maximização dos recursos da organização.

Esse processo compreende a geração de uma imagem que funciona, literalmente, como um desenho: a partir dos dados da organização, um mapa é elaborado com o objetivo de analisar as atividades do negócio.

Para tanto, todos os dados que influenciam o cotidiano da organização são considerados, como as partes interessadas, o fluxo de produção, as capacidades e as competências da empresa, bem como os recursos utilizados nesse sistema.

Qual a importância de mapear e padronizar os processos da empresa?

Um empreendedor de qualidade sabe que, para atingir o objetivo de um bom gerenciamento, efetivando uma maior obtenção de lucro ao final do mês, o cotidiano empresarial precisa estar organizado. Por isso, ele implementa o mapeamento de processos.

Como essa é uma forma de gestão e organização, sua importância se dá para a verificação de possíveis problemas na cadeia de produção. Ou seja, ajuda a concluir se a empresa está (ou não) no caminho certo para alcançar o sucesso.

A partir daí, uma análise cuidadosa é realizada para potencializar os pontos que estão funcionando corretamente, alterar aquilo que está causando transtornos. Também, para implementar novas ideias — tudo isso só é possível a partir do mapeamento de processos.

Sempre que processos são criados, um ponto de início e um ponto de fim são definidos. Vamos a um exemplo? O processo de contratação de um colaborador começa na divulgação da vaga, certo? Ele se encerra assim que o profissional é contratado. Sem um mapa do processo, passa a ser bem complicado determinar em que parte ele está usando muito do orçamento da empresa e em que momento está demorando muito.

Quais são os principais tipos de mapeamento?

Neste tópico, separamos os principais tipos de mapeamento de processos e como eles podem auxiliar o negócio. Confira!

Fluxograma

É um dos mapeamentos mais simples de serem executados, entretanto, isso não significa que tem menos importância. O fluxograma, ou flowchart, pode proporcionar à gestão de processos da empresa a possibilidade de olhar os principais elementos da questão, evitando perder tempo com detalhes menos relevantes.

É um recurso gráfico que utiliza símbolos e padrões que, colocados na vertical, podem trazer uma visão mais ampla do negócio. Ele é o desenho sintetizado de um processo usando determinados símbolos padronizados.

Tal recurso tem o propósito de simplificar a análise dos processos, visando à busca de oportunidades de melhoria. O fluxograma, de fato, é um dos tipos de mapeamento com registros um tanto limitados e, por esse motivo, foi sendo complementado, aos poucos, por outras metodologias.

Esse tipo de mapeamento demonstra uma relação de início, de meio e de fim em um processo. As entradas indicam o início, sendo essenciais para que ele seja executado. Quanto ao meio, é o processo em si, em que as atividades que devem ser feitas estão descritas. O fim é dado assim que as saídas ficam prontas, produzindo o resultado aguardado do processo.

Lembrando que o fluxograma não pode ser feito nos padrões que a pessoa desejar. Ele precisa ter seus próprios padrões gráficos, pois assim vai poder ser compreendido de qualquer local do mundo.

Fluxograma horizontal

Uma versão mais avançada do fluxograma, aqui, já é possível adicionar mais detalhes e, assim, representar com mais autenticidade as atividades do negócio. No fluxograma horizontal, é utilizada uma matriz: no eixo horizontal, ficam os processos que estão em andamento e, no vertical, quais são as pessoas incumbidas de executá-los.

Fluxograma descritivo ou parcial

Esse fluxograma é mais usado para levantamento de rotinas. Sua criação é mais difícil que a do fluxograma vertical, uma vez que apresenta uma quantidade maior de símbolos.

É, portanto, mais recomendado para as tarefas que envolvem vários setores da corporação. Já para a elaboração ou o desenho de um fluxograma horizontal, tanto o descritivo quanto o de colunas, algumas habilidades técnicas dos analistas são indispensáveis.

Fluxograma de coluna ou global

O fluxograma global pode ser utilizado tanto para descrever quanto para levantamento de rotinas. Os setores que fazem parte da rotina apresentada surgem em formato de colunas, permitindo evidenciar o fluxo de documentos e de informações dentro e fora da empresa.

Mapofluxograma

Esse tipo de mapeamento é menos conhecido, mas é extremamente útil para as pessoas que trabalham com plantas produtivas e linhas de montagem. É a união do fluxograma com o layout de uma linha de produção.

Esse tipo de mapa é utilizado em locais onde há um constante fluxo de insumos e estocagem. Sua representação visual é o fluxograma sobreposto ao mapa do local onde ocorrerão os processos. O mapofluxograma é benéfico para processos produtivos em que existe uma grande movimentação de materiais e a estocagem adequada de componentes.

UML — Unified Modeling Language

O UML é um diagrama que tem por finalidade dar uma perspectiva, ao longo do tempo, de um processo. Ele foi desenvolvido para padronizar os mapeamentos de processos, além de ser usado em situações como gestão de negócios e programação. Os elementos que compõem sua estrutura são:

  • comportamentos;
  • interações;
  • estruturas do processo.

A ênfase desse diagrama é permitir que o mapeamento do processo seja acompanhado ao longo do tempo, muito utilizado em gestão e programação de negócios. Opera como item indispensável à estrutura do sistema, às interações e aos comportamentos. A UML, sendo uma linguagem de modelagem, é usada para especificar, visualizar, documentar e construir projetos de softwares.

Como resultado do grande avanço da tecnologia nos últimos anos, a demanda por novos sistemas cresce a todo momento. No entanto, os profissionais têm que desenvolver mais e em um tempo curto.

UML é uma linguagem incrível. É como se fosse um idioma de simples entendimento, que ajuda os profissionais de produção de software a ter maior eficácia e eficiência no dia a dia, permitindo, assim, uma comunicação bastante objetiva e clara sobre o que precisa ser feito, e de que forma deve ser feito.

Essa clareza na comunicação permitida pelo uso da UML acaba reduzindo diretamente o desperdício tão presente na produção de software, que é gerado pela compreensão “torta” e equivocada das coisas. Mas, como tudo na vida, é preciso ser usada com equilíbrio.

Enfim, o uso de diagramas da UML precisa ser feito quando membros de uma equipe precisam ter uma visão padronizada e única sobre algo, seja no contexto de escopo funcional (requisitos ou modelos de processo), seja no contexto de escopo não funcional (foco na estrutura/arquitetura do sistema e integrações) e também quando é preciso especificar o desejo do cliente que vai ser materializado no software.

BPMN — Business Process Model and Notation

O BPMN é um mapeamento reconhecido internacionalmente, ao ponto de ter uma instituição normativa oficial. Ele apresenta uma estrutura bastante padronizada, com símbolos e cores predefinidos, o que facilita seu reconhecimento, independentemente do uso. Seu arranjo é bastante intuitivo e limpo, baseando-se em cinco elementos:

  • objetos de fluxo;
  • swim lanes (piscinas e raias);
  • objetos de conexão;
  • objetos de dados;
  • artefatos.

A modelagem é um estágio essencial da automação, graças aos seus processos que são descobertos e desenhados. É que pode ser feita alguma alteração no percurso do processo aguardando a sua otimização.

O principal objetivo do BPMN é oferecer uma notação referência, que seja entendida por todas as pessoas. Essas partes que se interessam pelo negócio incluem os desenvolvedores responsáveis técnicos por implantar os programas, os analistas de negócios, que criam e aperfeiçoam os processos e os gerentes de negócios, que fazem o gerenciamento e o monitoramento dos processos.

Dessa forma, o BPMN trabalha como linguagem global para realizar a ponte de comunicação que ocorre, constantemente, entre a implementação e o design de processos de negócios.

A notação BPMN é bastante útil para descrever a lógica de um processo a partir de diagramas. Por meio dessa modelagem, consegue-se ter uma visão gráfica que expressa de forma bem direta e simples todo o processo de negócio.

Dessa forma, é possível visualizar melhor todas as etapas do processo e realizar uma análise sem muita dificuldade, além de deixar evidente a responsabilidade de cada papel. Todas essas facilidades são muito relevantes para gestores, empresários e administradores, para que consigam entender o funcionamento do seu negócio com total clareza.

De modo bem simplificado podemos dizer que o BPMN é útil para:

  • automatizar processos;
  • criar processos de negócio;
  • disseminar e documentar processos (existentes ou novos);
  • definir melhorias em processos que já existem;
  • ajudar na identificação dos requisitos de software;
  • definir novos fluxos e processos de trabalho.

Como fazer o mapeamento dos processos da empresa?

Antes de arregaçar as mangas e implementar o mapeamento de processos em sua empresa, confira algumas dicas importantes para organizar sua companhia com sucesso.

Determine os objetivos de cada processo

A ideia de determinar os objetivos é, justamente, saber o que deve ser buscado. Tal definição poupa tempo e auxilia na busca pelo caminho ideal a ser traçado. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo organizar esse mapeamento?”.

A resposta dessa questão vai, naturalmente, levar à definição dos objetivos a serem instituídos no mapeamento de processos. Assim, com o primeiro passo concluído, passe ao seguinte.

Identifique as entradas e saídas do processo

A entrada é o início do processo, geralmente caracterizada pelos insumos utilizados na cadeia de produção. Por isso, procure o ponto de partida de sua empresa e pontue-o no mapeamento.

Por outro lado, a saída é o produto final, em que todo o sistema é compreendido pela transformação dos insumos em bens. Dessa saída, é possível identificar, de forma conjunta, a abrangência ao público-alvo, as pesquisas de satisfação e os testes de qualidade do resultado.

Apresente a jornada desse procedimento

A jornada do mapeamento de processos é escolher um procedimento específico para colocar em prática. Em outras palavras, nessa etapa, é hora de determinar o método a ser utilizado.

Por exemplo, há gestores que preferem desenvolver essa organização identificando todos os processos da empresa, pontuando desde o início da cadeia de produção até a entrega final do produto ou serviço, e colocar todos os dados no papel para, então, elaborar um mapa.

Há, ainda, quem prefira colher tais dados de forma digital, utilizando como base os próprios softwares da empresa para elaborar uma sistematização de forma direta, poupando tempo. Identifique como você deseja colocar em prática essa organização para saber qual será a jornada desse procedimento.

Delimite os componentes

A delimitação dos componentes é fundamental para um processo bem estruturado, pois envolve todas as etapas dele. Para tanto, pergunte-se quem é o responsável pelo gerenciamento do negócio, quem são os fornecedores, quem executa as ordens e, por fim, quem é o cliente.

Sabendo quem são as pessoas que compõem esse sistema fica mais fácil compreender as táticas utilizadas, a linguagem e, claro, o nível de qualidade do produto.

Entenda os limites do processo

É impossível determinar a criação de um processo bastante complexo e abrangente para conclusão em dois dias ou, por outro lado, definir o mapeamento de processos envolvendo toda a empresa, mas contar apenas com gestores relacionados à área de Recursos Humanos.

Assim, tenha em mente que, para alcançar um resultado efetivo, alguns limites podem existir e, certamente, requisitarão da liderança do negócio a busca pela melhor solução — geralmente, ela se encontra na união de esforços de todas as áreas da companhia.

Determine as regras do mapeamento

Por fim, para que tudo funcione da melhor forma possível, regras devem ser determinadas para a realização desse mapeamento. Entre elas, um prazo plausível para a finalização do procedimento, a maneira de apresentação e os responsáveis pela elaboração de um modelo com visualização gráfica.

Estabeleça todas as regras no começo do processo e saiba cobrá-las de forma efetiva, já que elas são necessárias para a realização de um trabalho de sucesso.

Quais são as técnicas necessárias para mapear processos no negócio?

Existem algumas técnicas bem interessantes para aplicar o mapeamento de processos. Aqui, apresentamos três das principais. Acompanhe!

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É uma técnica em que o principal objetivo é entender o processo por meio das respostas às seguintes perguntas:

  • what (O quê);
  • where (Onde);
  • who (Quem);
  • when (Quando);
  • why (Por quê);
  • how (Como); e
  • how much (Quanto).

Cada pergunta está ligada a um ponto do processo. Como exemplo, podemos ter:

  • what – qual é o objetivo?
  • where – qual é o local?
  • who – quem será o responsável?
  • when – qual o cronograma?
  • why – qual é o motivo?
  • how – como será feito o processo?
  • how much – qual o custo?

Matriz GUT

A sigla GUT significa:

  • gravidade (o quanto o dano pode ser prejudicial);
  • urgência (o que pode acontecer se não houver solução para o problema);
  • tendência (quais as chances de se agravar).

O objetivo dessa técnica é determinar o que é prioritário para resolver uma situação. Então, os critérios de gravidade, urgência e tendência são utilizados para avaliar a questão. Por exemplo, qual o nível de gravidade, qual é a urgência e qual é a tendência.

Matriz BÁSICO

O objetivo, aqui, é selecionar e priorizar as soluções. Nesse ponto, a matriz BÁSICO tem o dever de auxiliar no mapeamento dos processos fundamentais de um negócio, sem a perda da qualidade.

A palavra BÁSICO, na verdade, é um acrônimo dividido em seis princípios, cada um com o dever de ajudar no estudo dos processos:

  • benefícios para a empresa — o objetivo é descobrir todas as vantagens que resolver a questão trará para o negócio;
  • abrangência dos resultados — como a implementação da solução melhorará o estilo de vida dos funcionários? Isso otimizará a execução de suas funções?
  • satisfação interna — o quanto os funcionários ficarão satisfeitos com a solução?
  • investimentos necessários — qual será o custo para que a solução seja aplicada?
  • cliente externo satisfeito — o quanto os clientes ficarão satisfeitos e valorizarão os serviços/produtos do negócio?
  • operacionalização — há alguma dificuldade para implementar a solução?

Matriz SIPOC

O termo SIPOC corresponde à junção de algumas iniciais, em inglês, de cada aspecto que a ferramenta analisa: supplier, input, process, outputs e sustomer. Ao analisar todos esses fatores, consegue-se compreender melhor o trabalho feito e atuar em pontos específicos do processo, garantindo, assim, uma melhoria contínua.

A matriz SIPOC é uma técnica bastante intuitiva e prática de se obter uma visão clara e geral das principais etapas do processo e de atividades que fazem parte dele. Com ela, você consegue entender rapidamente quais são as entradas, saídas, fornecedores e clientes do processo como um todo.

Além disso, por ser um template em formato de planilha, passa a ser mais prático e fácil fazer a coleta de dados sobre o processo. É importante ter em mente que sua implantação não se trata somente de listar itens. É preciso, também, refletir e compreender o seu processo, e é exatamente essa reflexão que vai fazer o mapeamento ser eficaz, apontando formas de melhorar os resultados do negócio.

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

Existem diversas vantagens que realizar o mapeamento de processos pode trazer para a empresa. A seguir, conheça as principais!

Reconhecer falhas e gargalos

Refere-se ao fato de ser possível identificar que algum segmento do processo não está bem, ou seja, não funciona como deveria. Isso, claro, pode causar um problema em todo o andamento do objetivo. Utilizar o mapeamento de processos é uma maneira de descobrir o que está errado, em que ponto as coisas não estão funcionando como deveriam.

Os gargalos e as falhas são capazes de atrasar os produtos finais, esgotando os colaboradores, deixando os clientes insatisfeitos e dificultando o alcance das metas. Assim que essas etapas problemáticas são identificadas, torna-se mais fácil resolvê-las e desenvolver um plano de ação que assegure um ótimo funcionamento da produção.

Melhorar o controle

Principalmente, no que se refere ao processo produtivo, ter os detalhes de como as atividades são feitas é fundamental. O mapeamento de processos proporciona essa visão, já que tudo é bem especificado.

Dessa forma, é possível controlar todas as partes envolvidas no cumprimento do objetivo, sejam elas os recursos humanos, sejam a quantidade de materiais, os funcionários, etc.

Aumentar a produção

Como o mapeamento de processos traz uma perspectiva detalhada de todas as etapas para se atingir um objetivo ou resolver um problema, ele auxilia para que a gestão tenha uma visão mais certeira do que se pode fazer para contribuir com a melhoria dos fluxos. Em especial na linha de produção, essa ferramenta pode ajudar a descobrir o que está impedindo que os resultados sejam mais eficazes.

Padronizar os processos

O mapeamento garante que as etapas para se atingir um propósito sejam realizadas do começo ao fim. Afinal, a padronização é a efetivação das ações para se chegar a um resultado com eficiência e sem desperdícios.

Por isso, quando se padroniza, é possível garantir que as pessoas saibam o que deve ser feito e como, facilitando a continuidade e evitando que os resultados sejam imprecisos.

Melhora a qualidade

Em relação àquilo que é produzido pela empresa, o mapeamento de processos pode ajudar que toda a etapa de produção seja feita com qualidade, otimizando e garantindo que cada passo será feito para melhorar o produto/serviço entregue.

Quando um cliente contrata um serviço ou produto, ele quer algo padronizado, eficaz e que esteja em concordância com o que já teve acesso. O mapeamento é capaz de tudo isso, afinal, ele otimiza as etapas, transformando o serviço ou produto em algo certeiro e em conformidade com as expectativas do consumidor.

Identificar as fases que resultam no seu serviço ou produto final é imprescindível para corrigir as falhas e aumentar a segurança e a rapidez do seu trabalho. O mapeamento ajuda o seu negócio a não depender apenas das pessoas, o que pode ser um tanto arriscado. Além desses, outros benefícios que ele gera depois de implantado são:

  • elimina as redundâncias;
  • maximiza o valor entregue;
  • reduz drasticamente a burocracia;
  • simplifica o fluxo da informação e do trabalho;
  • reduz o tempo de ciclo do processo;
  • simplifica a linguagem;
  • evolui a partir de melhores práticas.

Por que utilizar o mapeamento de processos no seu negócio?

Padronizar os processos do seu negócio influencia diretamente uma questão essencial para o funcionamento adequado de uma empresa de sucesso: a organização. Com isso, é possível identificar possíveis gargalos para, então, contorná-los com sabedoria.

Também é possível compreender a cadeia de produção, de maneira eficiente, e implementar novas ideias ou reforçar formas de atuação que já apresentam resultados positivos. Tudo isso, ao final, vai convergir na maior obtenção de lucro, objetivo de todo empreendedor.

Assim, saber o que é o mapeamento de processos e de que forma colocá-lo em prática contribui para alcançar o sucesso da sua empresa, identificando todo o procedimento de transformação de matéria-prima em produtos. De quebra, a organização desse sistema vai garantir a satisfação do cliente e mais dinheiro no final do mês.

As informações sobre mapeamento de processos foram úteis para ajudar sua empresa a atingir os objetivos com segurança e eficácia? Quer continuar aprendendo em nosso blog? Então, aproveite para conferir as 11 ações efetivas para redução de custos em sua empresa!

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