Iniciar e gerir um negócio envolve diversas capacidades. Entre elas, a escolha de colaboradores e de fornecedores, a maneira de atingir o público-alvo e, o mais importante, a organização do empreendimento.

Por isso, quem é gestor deve contar com o mapeamento de processos de forma constante para identificar possíveis gargalos, quais pontos devem ser reforçados e o que precisa ser alterado, objetivando uma maior obtenção de lucro ao final do mês.

Se você quer entender mais sobre o mapeamento de processos, continue a leitura e descubra como implementar essa prática na sua empresa. Confira!

O que é mapeamento de processos?

Como o próprio nome já diz, mapeamento de processos é a esquematização das informações da empresa com a intenção de visualizar toda a cadeia de produção, com foco na transformação dos insumos em produto, sempre visando à maximização dos recursos da organização.

Esse processo compreende a geração de uma imagem que funciona, literalmente, como um desenho: a partir dos dados da organização, um mapa é elaborado com o objetivo de analisar as atividades do negócio.

Para tanto, todos os dados que influenciam o cotidiano da organização são considerados, como as partes interessadas, o fluxo de produção, as capacidades e as competências da empresa, bem como os recursos utilizados nesse sistema.

Qual a importância de mapear e padronizar os processos da empresa?

Um empreendedor de qualidade sabe que, para atingir o objetivo de um bom gerenciamento, efetivando uma maior obtenção de lucro ao final do mês, o cotidiano empresarial precisa estar organizado. Por isso, ele implementa o mapeamento de processos.

Como o mapeamento é uma forma de gestão e organização, sua importância se dá para a verificação de possíveis problemas na cadeia de produção, ou seja, para concluir se a empresa está (ou não) no caminho certo para alcançar o sucesso.

A partir daí, uma análise cuidadosa é realizada para potencializar os pontos que estão funcionando corretamente, alterar aquilo que está causando transtornos e, também, para implementar novas ideias – tudo isso só sendo possível a partir do mapeamento de processos.

Quais são os principais tipos de mapeamento?

Neste tópico, separamos os principais tipos de mapeamento de processos e como eles podem auxiliar o negócio. Confira!

Fluxograma

É um dos mapeamentos mais simples de serem executados, entretanto isso não significa que tem menos importância. O fluxograma, ou flowchart, pode proporcionar à gestão de processos da empresa a possibilidade de olhar os principais elementos da questão, evitando perder tempo com detalhes menos relevantes. É um recurso gráfico que utiliza símbolos e padrões que, colocados na vertical, podem trazer uma visão mais ampla do negócio.

Fluxograma horizontal

Uma versão mais avançada do fluxograma, aqui já é possível adicionar mais detalhes e, assim, representar com mais autenticidade as atividades do negócio. No fluxograma horizontal é utilizada uma matriz, na qual, no eixo horizontal, ficam os processos que estão em andamento e, no vertical, quais são as pessoas incumbidas de executá-los.

Mapofluxograma

Ideal para quem trabalha com plantas ou linhas de montagem, nesse caso, é como se fosse um fluxograma mais um layout de linha de produção. Esse tipo de mapa é utilizado em locais onde há um constante fluxo de insumos e estocagem. Sua representação visual é o fluxograma sobreposto ao mapa do local onde ocorrerão os processos.

UML – Unified Modeling Language

O UML é um diagrama que tem por finalidade dar uma perspectiva, ao longo do tempo, de um processo. Ele foi desenvolvido para padronizar os mapeamentos de processos, além de ser usado em situações como gestão de negócios e programação. Os elementos que compõem sua estrutura são:

  • os comportamentos;
  • as interações; e
  • as estruturas do processo.

BPMN – Business Process Model and Notation

O BPMN é um mapeamento reconhecido internacionalmente, ao ponto de ter uma instituição normativa oficial. Ele apresenta uma estrutura bastante padronizada, com símbolos e cores predefinidos, o que facilita seu reconhecimento independentemente do uso. Seu arranjo é bastante intuitivo e limpo, baseando-se em cinco elementos:

  1. objetos de fluxo;
  2. swim lanes (piscinas e raias);
  3. objetos de conexão;
  4. objetos de dados;
  5. artefatos.

Como fazer o mapeamento dos processos da empresa?

Antes de arregaçar as mangas e implementar o mapeamento de processos em sua empresa, confira algumas dicas importantes para organizar sua companhia com sucesso.

Determine os objetivos de cada processo

A ideia de determinar os objetivos é, justamente, saber o que deve ser buscado. Tal definição poupa tempo e auxilia na busca pelo caminho ideal a ser traçado. Por isso, é essencial responder à pergunta: “por que devo organizar esse mapeamento?”.

A resposta dessa questão vai, naturalmente, levar à definição dos objetivos a serem instituídos no mapeamento de processos. Assim, com o primeiro passo concluído, passe ao seguinte.

Identifique as entradas e saídas do processo

A entrada é o início do processo, geralmente caracterizada pelos insumos utilizados na cadeia de produção. Por isso, procure o ponto de partida do processo de sua empresa e pontue-o no mapeamento.

Por outro lado, a saída é o produto final, em que todo o sistema é compreendido pela transformação dos insumos em bens. Dessa saída, é possível identificar, de forma conjunta, a abrangência ao público-alvo, as pesquisas de satisfação e os testes de qualidade do resultado.

Apresente a jornada desse procedimento

A jornada do mapeamento de processos é escolher um procedimento específico para colocar em prática. Em outras palavras, nessa etapa, é hora de determinar o método a ser utilizado.

Por exemplo, há gestores que preferem desenvolver essa organização identificando todos os processos da empresa, pontuando desde o início da cadeia de produção até a entrega final do produto ou serviço e colocar todos os dados no papel para, então, elaborar um mapa.

Há ainda quem prefira colher tais dados de forma digital, utilizando como base os próprios softwares da empresa para elaborar uma sistematização de forma direta, poupando tempo. Identifique como você deseja colocar em prática essa organização para saber qual será a jornada desse procedimento.

Delimite os componentes

A delimitação dos componentes é fundamental para um processo bem estruturado, pois envolve todas as etapas dele. Para tanto, pergunte-se quem é o responsável pelo gerenciamento do negócio, quem são os fornecedores, quem executa as ordens e, por fim, quem é o cliente.

Sabendo quem são as pessoas que compõem esse sistema fica mais fácil compreender as táticas utilizadas, a linguagem e, claro, o nível de qualidade do produto.

Entenda os limites do processo

É impossível determinar a criação de um processo bastante complexo e abrangente para conclusão em dois dias ou, por outro lado, definir o mapeamento de processos envolvendo toda a empresa e contar apenas com gestores relacionados à área de Recursos Humanos.

Assim, tenha em mente que, para alcançar um resultado efetivo, alguns limites podem existir e certamente requisitarão da liderança do negócio a busca pela melhor solução – geralmente, ela se encontra na união de esforços de todas as áreas da companhia.

Determine as regras do mapeamento

Por fim, para que tudo funcione da melhor forma possível, regras devem ser determinadas para a realização desse mapeamento, tais como um prazo plausível para a finalização do procedimento, a maneira de apresentação e os responsáveis pela elaboração de um modelo com visualização gráfica.

Estabeleça todas as regras no começo do processo e saiba cobrá-las de forma efetiva, já que elas são necessárias para a realização de um trabalho de sucesso.

Quais são as técnicas necessárias para mapear processos no negócio?

Existem algumas técnicas bem interessantes para aplicar o mapeamento de processos. Aqui, apresentamos três das principais. Acompanhe!

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É uma técnica em que o principal objetivo é entender o processo por meio das respostas às seguintes perguntas:

  • What (O quê);
  • Where (Onde);
  • Who (Quem);
  • When (Quando);
  • Why (Por quê);
  • How (Como); e
  • How much (Quanto).

Cada pergunta está ligada a um ponto do processo. Como exemplo, podemos ter:

  • What – qual é o objetivo?
  • Where – qual é o local?
  • Who – quem será o responsável?
  • When – qual o cronograma?
  • Why – qual é o motivo?
  • How – como será feito o processo?
  • How much – qual o custo?

Matriz GUT

A sigla GUT significa:

  • Gravidade (o quanto o dano pode ser prejudicial);
  • Urgência (o que pode acontecer se não houver solução para o problema);
  • Tendência (quais as chances de se agravar).

O objetivo dessa técnica é determinar o que é prioritário para resolver uma situação. Então, os critérios de gravidade, urgência e tendência são utilizados para avaliar a questão. Por exemplo, qual o nível de gravidade, qual é a urgência e qual é a tendência.

Matriz BÁSICO

O objetivo aqui é selecionar e priorizar as soluções. Nesse ponto, a matriz BÁSICO tem o dever de auxiliar no mapeamento dos processos fundamentais de um negócio sem a perda da qualidade.

A palavra BÁSICO, na verdade, é um acrônimo dividido em seis princípios, cada um com o dever de ajudar no estudo dos processos:

  1. Benefícios para a empresa – o objetivo é descobrir todas as vantagens que resolver a questão trará para o negócio;
  2. Abrangência dos resultados – como a implementação da solução melhorará o estilo de vida dos funcionários? Isso otimizará a execução de suas funções?
  3. Satisfação interna – o quanto os funcionários ficarão satisfeitos com a solução?
  4. Investimentos necessários – qual será o custo para que a solução seja aplicada?
  5. Cliente externo satisfeito – o quanto os clientes ficarão satisfeitos e valorização os serviços/produtos do negócio?
  6. Operacionalização – há alguma dificuldade para implementar a solução?

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

Existem diversas vantagens que realizar o mapeamento de processos pode trazer para a empresa. A seguir, conheça as principais!

Reconhecer falhas e gargalos

Refere-se ao fato de ser possível identificar que algum segmento do processo não está bem, ou seja, não funciona como deveria. Isso, claro, pode causar um problema em todo o andamento do objetivo. Utilizar o mapeamento de processos é uma maneira de descobrir o que está errado, em que ponto as coisas não estão funcionando como deveriam. Com isso, torna-se viável consertá-las e dar continuidade aos trabalhos.

Melhorar o controle

Principalmente no que se refere ao processo produtivo, ter os detalhes de como as atividades são feitas é fundamental. O mapeamento de processos proporciona essa visão, já que tudo é bem especificado. Dessa forma, é possível controlar todas as partes envolvidas no cumprimento do objetivo, sejam elas os recursos humanos, a quantidade de materiais, os funcionários, etc.

Aumentar a produção

Como o mapeamento de processos traz uma perspectiva detalhada de todas as etapas para se atingir um objetivo ou resolver um problema, ele auxilia para que a gestão tenha uma visão mais certeira do que se pode fazer para contribuir com a melhoria dos processos. Em especial na linha de produção, essa ferramenta pode ajudar a descobrir o que está impedindo que os resultados sejam mais eficazes.

Padronizar os processos

O mapeamento de processos garante que as etapas para se atingir um propósito sejam realizadas do começo ao fim. Afinal, a padronização é a efetivação das ações para se chegar a um resultado com eficiência e sem desperdícios. Por isso, quando se padroniza, é possível garantir que as pessoas saibam o que deve ser feito e como, facilitando a continuidade e evitando que os resultados sejam imprecisos.

Aumentar a qualidade

Em relação àquilo que é produzido pela empresa, o mapeamento de processos pode ajudar que toda a etapa de produção seja feita com qualidade, otimizando e garantindo que cada passo será feito para melhorar o produto/serviço entregue. Sendo assim, os clientes receberão um produto final que atende às suas expectativas.

Por que utilizar o mapeamento de processos no seu negócio?

Padronizar os processos do seu negócio influencia diretamente uma questão essencial para o funcionamento adequado de uma empresa de sucesso: a organização. Com isso, é possível identificar possíveis gargalos para, então, contorná-los com sabedoria.

Também é possível compreender, de maneira eficiente, a cadeia de produção e implementar novas ideias ou reforçar formas de atuação que já apresentam resultados positivos. Tudo isso, ao final, vai convergir na maior obtenção de lucro, objetivo de todo e qualquer empreendedor.

Assim, saber o que é o chamado mapeamento de processos e de que forma colocá-lo em prática contribui para alcançar o sucesso da sua empresa, identificando todo o procedimento de transformação de matéria-prima em produtos. De quebra, a organização desse sistema vai garantir a satisfação do cliente e mais dinheiro no final do mês.

Esperamos que as informações contidas aqui tenham sido úteis para esclarecer como o mapeamento de processos pode ajudar sua empresa a atingir seus objetivos com segurança e eficácia. Quer ficar sempre por dentro das nossas atualizações? Então nos acompanhe no Facebook, no Twitter, no LinkedIn e no YouTube!29

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