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Com o mercado cada vez mais competitivo, as empresas têm se desdobrado para manter a eficiência na gestão de projetos e também a qualidade de seus produtos e serviços.
Desse modo, é preciso que as organizações alcancem a maturidade em gestão de projetos, a fim de obterem cada vez mais sucesso em seus resultados, aumentando os benefícios e o valor agregado do negócio.
O objetivo do nosso post hoje é mostrar quais fatores devem ser avaliados para entender o nível de maturidade na gestão de projetos da sua empresa. Vamos, também, apresentar algumas dicas para otimizar esse indicador. Interessado em saber mais sobre o assunto? Então, continue com a gente até o fim!
O que é maturidade em gestão de projetos?
Maturidade em gestão de projetos é o modo como a empresa utiliza as ferramentas disponíveis para o seu gerenciamento. As organizações com maturidade empregam bem seus programas e portfólios, o que faz com que elas alavanquem seus resultados e atinjam o sucesso esperado.
Essa maturidade é adquirida com o conhecimento que a instituição é capaz de formar ao passar por várias experiências, de diversos projetos, ao longo dos anos. Essas competências desenvolvidas devem ser documentadas para que possam ser reutilizadas em outras situações.
Existem alguns modelos que ajudam as instituições a avaliar o nível de maturidade em seus projetos. Mas, antes de conhecê-los, é preciso saber exatamente como ele deve ser avaliado.
Como avaliar a maturidade de uma empresa?
É por meio de um diagnóstico empresarial que você obterá notas de como anda o nível de maturidade de sua organização. Esse trabalho pode ser feito pela própria empresa ou por serviços de consultoria.
O primeiro passo é identificar as principais áreas e setores da empresa, descrever os processos de cada projeto e estabelecer os critérios de avaliação. Em seguida, é necessário definir o nível de maturidade que cada área deve atingir. Podem ser atribuídas notas de 0 a 100 ou níveis como:
- não realiza;
- realiza em estágio inicial;
- gerência;
- domina o projeto;
- implementa melhorias.
Você pode também definir pesos para as áreas e os processos do projeto e criar critérios de pontuação para cada nível avaliado.
Quais são os modelos mais comuns para avaliação de maturidade?
Modelos são ferramentas capazes de avaliar os níveis de maturidade de uma organização ou de um processo. Eles possibilitam determinar a melhor maneira de aumentar o índice de qualidade de suas atividades. Antes de aplicar um modelo, é importante que toda a equipe envolvida esteja bem treinada e engajada para a realização desse trabalho.
Modelo 1: CMM
O CMM, modelo desenvolvido na década de 80 pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos para avaliar o risco no processo de contratação de software, é eficaz na identificação da previsibilidade da qualidade, custos e prazos nos projetos contratados.
Essa ferramenta consiste em dividir a maturidade da organização em cinco níveis:
- inicial – processos imprevisíveis e pouco controlados;
- gerenciado – retrabalho frequente, mas com projetos definidos e ações frequentemente reativas;
- definido – organização clara e mais proativa;
- quantitativamente gerenciado – mensuração e controle no dia a dia;
- otimização – melhoria contínua dos processos.
Uma forma de levantamento de dados a ser utilizada para desenvolver essa classificação é a aplicação de questionários, simples e objetivos, que não levantem margem de interpretação. Assim, você obterá informações precisas para seu diagnóstico.
Modelo 2: OPM3
O modelo OPM3 é reconhecido mundialmente e emprega boas práticas referentes aos processos organizacionais da gestão de Portfólio, Projetos e Programas (PPP). Essa ferramenta pode ser aplicada em organizações de diversos ramos de atuação, negócios e porte.
O OPM3 consiste em um conjunto de softwares que permite aos prestadores de serviços e consultores utilizar diversos materiais de diagnóstico e melhoria contínua. Ele pode oferecer questionários com tabulações e emissões de gráficos ou pode ser aplicado por um profissional certificado.
Utilizar esse instrumento para avaliação da maturidade em gestão de projetos pode trazer alguns benefícios para organização, por exemplo:
- aumentar a relação entre o planejamento estratégico da empresa e sua execução, acarretando em resultados mais precisos e previsíveis;
- mensurar a correlação entre as gestões de projetos, processos, portfólio e o sucesso organizacional;
- desenvolver estruturas de governança.
Modelo 3: PMMM
Esse é um modelo desenvolvido por Kezner, que propõe cinco níveis de desenvolvimento de competências para que as empresas alcancem sua expertise. São os seguintes:
Nível 1 – Linguagem comum – é aquele nível que reconhece a gestão de projetos como estratégia suprema para alcançar grandes resultados dentro de uma organização;
Nível 2 – Processos comuns – visa a estabelecer processos comuns dentro da instituição. Os processos de sucesso podem ser reaproveitados em projetos subsequentes;
Nível 3 – Metodologia Singular – viabiliza a integração entre vários processos em um único, tendo como pilar o gerenciamento de projetos;
Nível 4 – Benchmarking – permite que a empresa compare seus processos com os da concorrência com o objetivo de melhorar seu desempenho frente a elas;
Nível 5 – Melhoria contínua – aqui as informações adquiridas em níveis anteriores são aproveitadas para implementar mudanças necessárias ao melhoramento contínuo nos processos de gestão de projetos.
Como otimizar a maturidade em gestão de projetos na sua empresa?
Primeiramente, para melhorar a maturidade da gestão de projetos é preciso reconhecer que, para obter maior sucesso, o gerenciamento de projetos deve ser reconhecido como uma estratégia de total importância.
A partir desse reconhecimento, você deverá aplicar métodos de controle dos processos para mantê-los em um ciclo de organização e melhoramento continuado. Você pode digitalizar seus procedimentos para não perder informações importantes, medir resultados obtidos, mapear e atualizar processos, definir responsabilidades e propor alterações quando necessário.
Logo, você poderá utilizar alguns dos modelos descritos nesse texto, que auxiliam no alcance dos objetivos da organização ou, também, contratar serviços de consultoria especializadas no assunto.
As empresas estão cada vez mais utilizando o gerenciamento de projetos como estratégia de crescimento e melhoria contínua. E para alcançar resultados satisfatórios, elas estão buscando, na maturidade em gestão de projetos, o sucesso total de seus empreendimentos, mesmo que para alcançar esse objetivo elas tenham de investir em estruturas, normas e contratação de profissionais especializados, entre outros.
Gostou do nosso post sobre como medir o nível de maturidade em gestão de projetos de sua empresa? Ainda tem alguma dúvida? Então não deixe de entrar em contato com a gente para que possamos ajudá-lo.
