O sucesso de um negócio depende de como as equipes realizam as tarefas do dia a dia, ou seja, de uma adequada gestão de atividades. Afinal, se o saldo entre erros e acertos for negativo, com a perda de prazos, trabalhos ruins e coisas do gênero, a empresa enfrentará dificuldades.

Para colocar e manter a empresa em uma trajetória de crescimento é importante buscar padrões mais eficientes e incorporá-los às práticas internas. Do contrário, será difícil lidar com a competição do mercado, que naturalmente elimina os menos capacitados.

Por isso, neste conteúdo abordamos os principais pontos sobre o tema, com dicas práticas para melhorar a gestão de atividades. Continue a leitura e implemente mudanças significativas!

O que é gestão de atividades?

A gestão de atividades diz respeito à organização, à distribuição e ao controle de tarefas. Com ela, o chefe de uma equipe identifica o que precisa ser feito, destina os recursos materiais e humanos necessários e cobra o cumprimento das quantidades, qualidades e dos prazos estipulados.

Esse processo reúne características de planejamento e execução. Isso acontece porque, além de pensar nas prioridades, normalmente o responsável participa da divisão do trabalho, coordenando, acompanhando e compartilhando o serviço.

Não à toa, a função será melhor exercida por líderes, uma vez que a simples posição hierárquica pode não ser o suficiente para engajar os colaboradores nas tarefas do dia a dia.

Qual é a importância da gestão de atividades?

Para entender a importância da gestão de atividades é preciso visualizar a interdependência das diversas partes de um negócio. As tarefas do departamento “A” impactam no dia a dia de “B”, “C” e “N” e o resultado de todos se traduz no resultado da organização.

Se a produção falha ao cumprir prazos ou designa profissionais pouco hábeis para a linha de montagem, por exemplo, isso se reflete na carga de trabalho da área comercial – que terá de renegociar acordos, bem como no saldo final da empresa.

De todo modo, além dessa importância central, é possível identificar diversas vantagens em adotar uma gestão de atividades eficiente:

  • dividir o trabalho de forma mais equilibrada;
  • realizar as tarefas prioritárias em detrimento das menos relevantes;
  • alcançar metas mais facilmente;
  • permitir um melhor acompanhamento das tarefas;
  • aumentar o número de tarefas cumpridas no prazo e nas condições estipuladas.

Sendo assim, o cuidado com esse gerenciamento deve ser uma preocupação de todos os níveis da organização. Afinal, a gestão de atividades ocorre em cada um dos círculos de liderança do negócio: do CEO, que designa tarefas para a sua equipe, aos pequenos grupos de trabalho em um projeto específico.

Como fazer a gestão de atividades em uma empresa?

A gestão de atividades funciona de forma paralela aos demais processos existentes, isto é, a partir da entrada de uma demanda (entregar pedido, resolver problema, fechar negócio, etc.), surge a necessidade de organizar, acompanhar e controlar o que será feito.

No entanto, apesar de sua aplicação em diversos momentos, é possível identificar algumas constantes que compõem esse processo. Os pontos principais são os seguintes:

  • priorização, em que o líder define qual é a ordem de execução das atividades e o que pode ser descartado;
  • delegação, em que o responsável separa as tarefas e designa o profissional mais indicado para sua execução, bem como os recursos necessários;
  • controle, em que o profissional acompanha o andamento dos trabalhos, verificando se as condições estabelecidas estão sendo cumpridas.

Nesse sentido, os resultados serão mais positivos se houver um plano de ação estratégico bem definido – até porque o líder precisa de orientações sólidas sobre o que é mais importante e urgente em cada situação.​

Como priorizar atividades?

O aprendizado de algumas técnicas pode facilitar a etapa de definir o que merece a maior atenção dos profissionais. Um método simples é a divisão das tarefas em quatro categorias:

  1. importante e urgente, o que pode causar um grave prejuízo se não for feito imediatamente;
  2. importante e não urgente, o que, uma vez feito, evita prejuízo ou gera um benefício relevante para o negócio, mas que não está próximo do prazo fatal;
  3. não importante e urgente, o que não gera grande prejuízo ou benefício, mas que deve ser feito imediatamente;
  4. não importante e não urgente, o que nem está próximo do prazo final, nem gera grande prejuízo.

Outra ferramenta – até mais robusta – é a matriz de prioridades. Trata-se de um processo em que os problemas são analisados por diferentes ângulos, com o objetivo de definir o que precisa vir primeiro em listas de processos, atividades, tarefas e afins.

Como delegar atividades?

O sucesso da delegação exige a escolha de pessoas com as habilidades técnicas, relacionais e comportamentais aderentes às características das atividades a serem realizadas. Por isso, é importante incorporar práticas de gestão por competência.

Isso não significa que os resultados anteriores devem ser ignorados, mas que eles não podem ser o único quesito ao se formar uma equipe de trabalho ou distribuir tarefas. Na verdade, o ideal é contar com um modelo que integre os diferentes critérios.

Por outro lado, também é importante realizar reuniões para ouvir os colaboradores quanto às condições, aos prazos e às demais características da atividade. A participação pode fornecer informações sobre a carga de trabalho atual dos profissionais, bem como sobre suas possibilidades para concluir a tarefa.

Como controlar atividades?

O controle das tarefas dependerá do tipo de atividade desempenhada. Afinal, enquanto algumas se prolongam, outras são pontuais e de controle simplificado. Entre as ferramentas que auxiliam essa parte da gestão, as seguintes merecem ser destacadas:

  • definição de padrões de qualidade;
  • comparação entre os padrões definidos e os resultados do colaborador;
  • indicadores de desempenho;
  • metas diárias;
  • prazos;
  • verificação periódica do andamento das atividades;
  • reuniões de acompanhamento.

Por que usar o 5w2h?

Embora seja mais comum no plano de ação, a metodologia 5w2h também pode facilitar a priorização, a delegação e o controle de tarefas, porque fornece informações estruturadas sobre cada atividade. Para utilizá-la, considere cada tarefa e reflita sobre as questões abaixo:

  • o que precisa ser feito;
  • por que precisa ser feito;
  • em que local será feito;
  • quando será feito;
  • quem fará;
  • como será feito;
  • quanto custará.

Após responder detalhadamente a essas questões, você terá os dados necessários para dar o devido andamento à gestão. Se você descreve o que, por que e quando algo será feito, pode pensar se a atividade merece ou não ser tratada com urgência.

Qual é o papel da tecnologia?

Os profissionais podem contar com ótimas soluções digitais para a gestão de atividades. Os softwares oferecem vantagens como automatizar ações, compartilhar informações sobre o andamento das tarefas, permitir o envio e o recebimento de arquivos, integrar os dados dos diferentes setores, entre outras funções.

Por isso, assim como 5w2h, essas ferramentas podem facilitar a gestão de atividades nas suas três etapas essenciais. Veja alguns exemplos.

Listas eletrônicas

Atuam como bloco de notas ou checklist (Todoist, Evernote e Google Keep).

Aplicativos de organização de tarefas

Reúnem as atividades de um grupo de trabalho e permitem a visualização intuitiva (Trello, Asana e Microsoft Planner).

Armazenamento de arquivos

Permitem a preservação de arquivos em ambiente digital, bem como o seu acesso (Dropbox, Google Drive e Onedrive).

Vale ressaltar que muitas empresas utilizam os chamados ERPs, que integram a gestão de diversos departamentos. Logo, pode ocorrer de as tarefas de um setor serem acompanhadas diretamente no software, como pagamentos de colaboradores, elaboração de balanços, etc.

Agora você já tem uma visão bastante ampla sobre o que é gestão de atividades e como aplicá-la no seu negócio. Sendo assim, não perca tempo e teste essas mudanças na sua empresa!

Para complementar a leitura deste conteúdo, acesse nosso artigo sobre como alcançar a maturidade na gestão de projetos e aprimore ainda mais as práticas da sua organização!

1 Comment

  1. Leise Santana Reply

    Excelente conteúdo! Nos norteia de forma clara e objetiva.

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