A otimização de tempo é essencial para uma carreira bem-sucedida de CEO. Sem um método adequado para gerir a rotina e o fluxo de trabalho, o profissional dificilmente dará conta de todas as tarefas e decisões do seu dia a dia.

Superar esse desafio será um verdadeiro diferencial. Isso porque quanto melhor for o uso do tempo, maior será o espaço para investir na quantidade ou na qualidade do trabalho, bem como nas ações ligadas ao bem-estar.

Sendo assim, se você é o comandante de uma organização, continue a leitura para aprender algumas dicas e otimizar esse recurso que, de certa forma, é o único disponível em igual medida para todos. Prossiga!

Planejar as atividades com antecedência

O erro número 1 da administração do tempo é deixar que o fluxo de trabalho caminhe sozinho. Se um CEO espera que novas demandas surjam e resolve as tarefas sem quaisquer considerações prévias, a tendência é, rapidamente, sentir-se cercado de atividades inacabadas ou próximas do deadline. Para evitar isso, veja como se planejar.

Crie uma entrada

A entrada é uma lista, física ou digital, na qual são escritas todas as novas demandas. Assim, se uma solicitação surgir e não for de máxima urgência (para ser feita de imediato), ela aguardará o devido agendamento e será realizada em um momento oportuno. Isso impede que outras pessoas controlem sua rotina.

Organize as atividades

O ideal é separar um ou dois momentos do dia para decidir o que será feito com os itens da entrada. Siga os passos abaixo para gerir as atividades:

  • verifique se é algo passível de ação ou acompanhamento, se não for, descarte;
  • agrupe os itens menores, ou seja, que gastarão menos de 5 minutos, e insira um horário na agenda para completá-los;
  • separe os itens repetitivos, como ler e-mails ou conceder instruções para um auxiliar, e defina um horário para eles;
  • insira os itens na agenda, se possível, reunindo tarefas ligadas por locais, assuntos ou pessoas em comum.

Para definir o que será feito em relação a cada demanda, considere o uso da matriz 5w2h, ao menos para as atividades mais longas.

Defina prioridades

Em meio às demandas, haverá ações com maior ou menor impacto, bem como diferentes prazos de conclusão. O ideal é priorizar o mais significativo e dizer não para solicitações improdutivas.

Revise sua agenda

Ao lado da entrada, a agenda é outra parte essencial do planejamento. Pensar como serão as próximas semanas ou o próximo mês permite uma distribuição adequada das tarefas e evita conflitos entre eventos importantes. Então, revise seus compromissos futuros, pelo menos, uma vez a cada 7 dias.

Igualmente, com os recursos digitais, crie alertas para serem enviados por e-mail ou acionarem o alarme do seu smartphone. Basta inserir os itens na agenda do seu dispositivo móvel para ser avisado, escolhendo a opção de alerta no dia anterior ou algumas horas antes do compromisso.

Delegar tarefas

Além de manter a organização, é importante distribuir a carga de trabalho adequadamente entre colaboradores, parceiros, fornecedores, etc. Isso não só é uma forma de reduzir a quantidade de itens na agenda, mas também é uma maneira de gerar oportunidades para outras pessoas.

Nesse sentido, a liderança será determinante para estabelecer as fronteiras de atuação do CEO. Quanto maior for a sua capacidade de coordenar, direcionar e influenciar pessoas, maior será o número de demandas que você atenderá no dia a dia.

Evitar reuniões improdutivas

As reuniões são parte da solução de muitos problemas, mas com um alto custo de tempo e logística. Basta imaginar que todos os envolvidos abrem mão de dar andamento às próprias atividades a fim de participar da reunião com os colegas.

Por isso, o CEO deve cuidar para que a atividade valha a pena para todos os envolvidos. Algumas dicas de otimização são as seguintes:

  • defina objetivos, questões e pauta de reunião previamente;
  • encerre a reunião caso os fins tenham sido alcançados, ainda que ela dure pouco tempo;
  • evite marcar uma reunião quando há alternativas mais baratas, como enviar um e-mail;
  • privilegie as videoconferências para evitar deslocamentos;
  • centralize a comunicação interna em um software ou aplicativo, evitando reuniões apenas para esse fim.

Priorizar o envio de e-mails

Além de ser uma ótima ferramenta para evitar reuniões, o e-mail apresenta outras vantagens, superando os aplicativos de mensagens, as ligações telefônicas e as videoconferências como método mais eficiente para pessoas com grande fluxo de trabalho.

O primeiro benefício, por mais inusitado que isso possa parecer, são as barreiras à comunicação. Resumidamente, o número de ações necessárias para enviar um e-mail é maior do que para enviar mensagens por meio de apps, evitando as conversas inoportunas.

Além disso, o hábito associado ao correio eletrônico é o de enviar respostas mais elaboradas e completas. O que facilita bastante se o seu objetivo é solucionar um problema ou, simplesmente, obter uma informação.

Outro ponto importante é que não há uma expectativa de resposta imediata. Assim, você pode e deve destinar um horário específico para acessar o e-mail e priorizar os mais importantes, sem prejudicar a relação com clientes, parceiros, colaboradores, etc.

Eliminar as distrações

A maneira como as atividades são executadas é tão importante quanto o planejamento. Se há um consumo de tempo exagerado em cada tarefa, a otimização de tempo ficará inviabilizada, frustrando a organização.

Nesse sentido, o segredo é ter foco. As distrações (como notificações de aplicativos, resposta a e-mails fora de hora, visita a sites que não tenham a ver com o trabalho, uso de redes sociais e afins) devem ser eliminadas.

Outra dica interessante é dividir o tempo em frações de 15 a 30 minutos, realizando uma única tarefa em cada período. Faça o teste! Ao evitar alternar constantemente as atividades, você concluirá um número maior de demandas com uma qualidade superior.

Combinando essas ações e as dicas de planejamento, mesmo as pessoas com grande fluxo de trabalho são capazes de promover a otimização de tempo e, até mesmo, abrir espaços na agenda para atividades ligadas ao bem-estar e à redução do estresse.

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