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Imagine que a diretoria de uma grande empresa se reúne em novembro para avaliar o desempenho da organização e planejar o próximo ano. A tarefa não podia ser mais cansativa, pois a maioria dos setores sequer possuía os números do ano anterior e os poucos que contavam com os dados à disposição não sabiam como associá-los às informações de outros departamentos.
Nesse cenário, construir um panorama holístico da organização era tão árduo quanto montar um quebra-cabeça de 5 mil peças. Contudo, o trabalho poderia ser muito mais produtivo, caso a empresa do nosso exemplo usasse as ferramentas corretas de tecnologia na gestão. Como você sabe bem, a produtividade é critério de sobrevivência.
Para que o planejamento da sua empresa seja muito mais apropriado que o exemplo dado acima, reunimos, neste post, algumas das principais vantagens de se implantar a tecnologia na gestão e mostramos qual é o fluxo ideal de etapas. Portanto, leia atentamente, faça anotações e aplique em seu negócio!
Por que investir em tecnologia aplicada à gestão empresarial?
As diversas revoluções industriais transformaram todo o modo de produzir e de gerenciar uma organização. Quem não acompanha esses movimentos, sobretudo às transformações mais recentes, está fadado a perder produtividade e, por consequência, a competitividade, abrindo margem para uma ofensiva dos concorrentes mais adaptados ao novo contexto.
Afinal, em um momento histórico que convencionou-se chamar de “era do conhecimento”, apenas quem é capaz de coletar, tratar e analisar um grande volume de informações pode disputar seu espaço e inovar nas estratégias de produção e venda.
Isso é praticamente impossível sem o auxílio de ferramentas tecnológicas que facilitam a captura de dados, a comunicação entre os profissionais, o processamento das informações e a automatização de grande parte das tarefas.
Conforme um estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas, a empresa que compreende esse momento e investe, pelo menos, 1% da sua receita em TI é recompensada em dois anos, pois cada porcentagem dessa que foi investida em tecnologia retorna em 7% após os dois anos – ou seja, com um volume sete vezes superior.
O que a falta dos recursos tecnológicos pode acarretar para a gestão?
Ao contrário dessas empresas mencionadas pelo estudo da FGV, as organizações que não investem na modernização dos processos de administração serão impactadas com consequências graves. Veja quais são!
Acúmulo de tarefas repetitivas
A começar pelo acúmulo de tarefas desnecessárias e repetitivas, um exemplo claro disso é o desaparecimento dos chamados arquivistas, que antes eram essenciais para controlar as toneladas de documentos que uma empresa acumulava.
Com um servidor em nuvem e um pouquinho de organização, é possível substituir os serviços desse profissional com mais segurança e agilidade. Com isso, acessar os conteúdos em instantes, em qualquer lugar com acesso à internet, proteger os documentos com senha e assegurá-los contra roubos ou incêndios é totalmente viável.
O exemplo é apenas um dos inúmeros casos que a empresa precisa se atentar para não desperdiçar recursos.
Redução na produtividade
Como consequência da execução de tarefas desnecessárias, temos a redução da produtividade. Afinal, sua empresa está bancando um ou mais funcionários e todos os tributos inerentes por algo que podia ser executado por um programa de computador.
Falha e redundância nas comunicações com o cliente
Sem recursos tecnológicos adequados, você também corre o risco de ser redundante – ou pior, falho nas comunicações com o cliente. Afinal, todos os departamentos que se comunicam com ele não estudam a mesma base de dados e um funcionário do suporte não sabe, por exemplo, o que o consumidor acordou com um dos profissionais do comercial.
Baixa confiabilidade dos dados
Como ficou claro no exemplo da introdução, sem uma base de dados integrada e um sistema de comunicação entre áreas, é difícil comparar os dados, padronizar indicadores e assim conseguir uma base de dados confiável.
Insegurança na tomada de decisão
Sem a fonte de informação confiável é difícil para o gestor tomar uma decisão. Afinal, ele pode, por exemplo, transformar todo o processo de uma área que gerava bons resultados e prejudicar o desempenho.
Quais os benefícios do uso da tecnologia na gestão?
Ao prevenir as consequências negativas acima, você produz o efeito positivo reverso na sua organização, como: aumento na produtividade das equipes e eliminação de investimentos desnecessários, melhor adequação nas comunicações com o cliente e agilidade na tomada de decisões.
Assim, a empresa pode se estruturar para monitorar e aproveitar grandes oportunidades do mercado. Afinal, todos os departamentos são capazes de integrar suas expertises em uma única base para avaliar rapidamente a mudança de contexto e definir o melhor método de ação.
Como implantar a tecnologia na gestão da empresa?
Contudo, antes de a sua empresa desfrutar os benefícios da tecnologia aplicada à gestão, existe um processo de seleção, implantação e aprimoramento das inovações digitais. Veja!
Avalie as opções disponíveis no mercado
Primeiramente, inicie pela análise das diversas tecnologias populares e pioneiras que prometem ampliar a eficiência do seu negócio. Delegue aos gerentes, auxiliados por profissionais de tecnologia, que avaliem as tecnologias tendo em vista o resultado.
É importante analisar qual delas apresenta melhor resultado, adaptação às necessidades do seu business e facilidade de implantação. Pois, de nada vale o melhor sistema de Big Data se os seus colaboradores não conseguirem manipular seus recursos e aplicar a infinidade de recursos à gestão.
Adapte ao contexto e aos processos da sua empresa
Em seguida, é preciso realizar todo o processo de implantação na empresa, com instalação nos computadores dos profissionais, construção das interfaces para clientes e integrações com demais ferramentas já utilizadas.
Ofereça treinamento e suporte para os colaboradores
Por fim, é preciso capacitar as pessoas da sua equipe para que a tecnologia tenha uso efetivo e não se torne apenas mais um passivo no hall das suas despesas mensais.
Quais inovações tecnológicas que mais auxiliam as empresas?
Como mencionamos ao longo do artigo, a tecnologia tende a transformar o modelo de gestão, produção e venda como um todo. Por isso, elencamos algumas finalidades das ferramentas que se tornaram populares em empresas competitivas.
Chatbot no atendimento ao cliente
Quando bem configuradas, essas ferramentas permitem responder ao cliente de maneira muito mais célere e com tanta qualidade quanto um atendente humano. Os robôs de atendimento também reduzem a demanda de profissionais no suporte e se tornaram especialmente populares no Facebook.
Inteligência Artificial
Os softwares estão se tornando eficientes, inclusive, em tomar decisões e agir conforme parâmetros preestabelecidos. Grandes empresas usam a inteligência artificial para definir a estrutura do seu e-commerce de acordo com as necessidades do consumidor específico e, até mesmo, direcionar promoções hipersegmentadas.
Ferramentas de comunicação interna
Um dos pontos de maior transformação da tecnologia em nossa vida pessoal foram as formas de comunicação. No mundo profissional não foi diferente e as empresas usam ferramentas tecnológicas para agilizar os processos de troca de comunicação.
Em resumo, incorporar a tecnologia na gestão é uma necessidade da empresa que pretende se manter competitiva na chamada “era do conhecimento”. Contudo, para obter resultados satisfatórios com essas ferramentas é preciso criar um processo que, de fato, incorpore-as nos processos de execução e na tomada de decisão.
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