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Um mundo conectado exige políticas empresariais conectadas. É por esse motivo que a qualificação de fornecedores é uma das ações estratégicas mais importantes nas organizações. Afinal, esses profissionais influenciam diretamente na rotina, nos resultados e na qualidade de entrega de uma organização e, por isso, precisam estar bem alinhados aos objetivos da marca.
Neste post, explicamos um pouco melhor o que é a qualificação de fornecedores e apresentamos sua importância no atual contexto do mercado. Aqui, você vai conhecer os benefícios desse tipo de solução, as melhores formas de implementá-la, além de descobrir como desenvolver constantemente a qualificação. Acompanhe!
O que podemos entender como qualificação de fornecedores?
Em primeiro lugar, é importante que se tenha em mente o que significa a qualificação de fornecedores. Basicamente, a ideia é que a organização deve determinar e aplicar critérios que servirão para a avaliação, o monitoramento e a seleção de provedores externos, com base na sua capacidade de fornecer processos, serviços ou produtos.
Em outras palavras, a qualificação tem como principal objetivo verificar se esse fornecedor realmente possui a capacidade de atender às expectativas organizacionais, mantendo o seu padrão de qualidade e de desempenho. É justamente por isso que a qualificação dos fornecedores é considerada uma atividade estratégica no negócio.
Quais são os benefícios da qualificação de fornecedores?
Melhoria dos processos internos
É claro que, quando os fornecedores prestam serviços ou executam processos na sua organização, o resultado é a melhoria do desempenho dos processos do negócio. Você ganha em tempestividade, eficiência na aplicação de recursos, entre muitas outras coisas.
Diminuição dos gargalos de produção
Outro grande benefício da qualificação é o fato de que você elimina gargalos de produção que possam surgir por conta do relacionamento com fornecedores. Dessa forma, elimina o retrabalho, os desperdícios de recursos e a ineficiência dos processos, que podem custar caro para a produtividade.
Aprimoramento do atendimento ao cliente
Claro que, ao conseguir os recursos com mais facilidade e de maneira ágil, a empresa está preparada para atender ao cliente da melhor forma possível. Afinal, assim fica mais fácil garantir que nada faltará para a realização desse atendimento e que todos os processos ocorrerão da melhor forma possível.
Como é o processo de implementação?
Como vimos, a qualificação de fornecedores envolve não só a definição e a avaliação de critérios de desempenho dos fornecedores. A pergunta que resta é a seguinte: como desenvolver essa avaliação? São três passos necessários:
- avaliação;
- monitoramento;
- reavaliação.
São 3 etapas aparentemente simples, mas como desenvolvê-las da melhor forma possível?
Avaliação
A avaliação é uma fase inicial e deve servir para levantarmos as primeiras informações a respeito desse fornecedor, principalmente referentes aos seus processos internos. É uma prevenção, afinal, se ele cumprir as principais normas de qualidade, significa que ele realmente se preocupa em desenvolver o melhor trabalho possível.
Nessa fase, você deve se atentar aos seguintes pontos:
- dados cadastrais;
- licenças de funcionamento e específicas da atividade;
- certificações;
- modelo de gestão implementado;
- autoavaliação do fornecedor.
Além de tudo isso, é claro que fazer uma visita a esse fornecedor também é uma excelente maneira para conferir, de perto, como ele lida com seus processos internos e padrões de qualidade.
Monitoramento
O monitoramento também é uma fase delicada, que precisa ser realizada continuamente para acompanharmos o desempenho desse fornecedor. Afinal, embora já feita a avaliação inicial, é importante conferir se a realidade está de acordo com a teoria, certo? Em outras palavras, é bom verificar se esse fornecedor realmente está cumprindo o combinado.
É fundamental monitorar os seguintes pontos:
- prazo de entrega;
- compatibilidade entre nota fiscal e pedido;
- preço do produto do fornecedor (pois impacta no preço do seu produto ou serviço);
- atendimento;
- localização;
- questões específicas relacionadas ao produto ou serviço ofertado.
Todos esses pontos merecem destaque, pois influenciam diretamente na qualidade dos seus serviços e produtos, além de impactarem diretamente em toda a dinâmica da sua empresa. O fornecedor ideal é aquele que consegue bom desempenho na maioria dos quesitos mencionados.
Reavaliação
Esse processo de qualificação é cíclico, pois devemos sempre nos certificar de que o fornecedor continua mantendo os padrões estabelecidos pela organização. Por isso, além da avaliação e do monitoramento, é sempre importante realizar a reavaliação, que nada mais é do que retornar ao primeiro passo e verificar se tudo ainda está de acordo com o que foi combinado com esse fornecedor.
Parece redundante? Pode ter certeza de que, na verdade, esse é um dos principais pontos em qualquer processo qualificação. Afinal, o foco dessa ação é um relacionamento duradouro, de longo prazo. Em outras palavras, se as condições são atendidas atualmente, isso não quer dizer que vão perdurar.
Como melhorar os processos dessa qualificação?
Um bom começo para melhorar os processos da qualificação é a implementação do Modelo de Excelência de Gestão® (MEG), que utiliza o conceito de aprendizado e melhoria contínua, com base no ciclo de PDCL (Plan, Do, Check and Learn).
Além disso, é fundamental garantir que a empresa contratada não só tenha um bom desempenho – como o cumprimento de prazos de entrega e qualidade do atendimento, mas também esteja adequada aos códigos de conduta e aos valores do negócio. Afinal, de certa forma, ela representa uma extensão das suas atividades.
O que fazer se o fornecedor não cumprir os padrões desejados? No caso, não há muito o que pensar. É interessante deixar de negociar com essa empresa até que ela realmente se adapte aos padrões desejados pela organização. Esse é um caminho necessário para manter a qualidade do seu próprio negócio.
Para finalizar, é importante voltarmos ao ponto da nossa introdução: garantir a qualidade do fornecedor é o mesmo que desenvolver a própria empresa. Afinal, as organizações são interdependentes e, por esse motivo, é indispensável que ambas estejam em sintonia para que desenvolvam o melhor trabalho possível.
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Colaboração de Luiz Eduardo Teixeira Malta
