Em uma economia cada vez mais inconstante, até mesmo o menor aumento na receita ou redução de custos na empresa pode ter um impacto significativo na lucratividade de uma organização.

Nesse sentido, cortar custos é, sem dúvida, a maneira mais rápida e eficaz de melhorar a rentabilidade do negócio. A introdução de um sistema de controle de gastos pode trazer economias imediatas e garantir que você permaneça competitivo em longo prazo.

No entanto, garantir a redução de custos nem sempre é uma tarefa simples. Alguns deles são fixos, outros são críticos para as operações e outros podem ser erradicados apenas para aparecer em uma parte diferente do processo.

Para conter de forma mais eficaz as despesas na sua empresa, você precisa de uma estratégia bem definida. Para isso, trouxemos, neste post, 11 ações que, se bem executadas, podem reduzir os custos no seu negócio. Confira!

1. Analise cada um dos processos da empresa

Cada melhoria de processo – não importa quão grande ou pequena – deve começar pela definição do estado atual de cada um deles, incluindo o orçamento. Sua estratégia de redução de custos deve ter uma abordagem semelhante. É preciso definir claramente as despesas e a origem delas antes de tomar outras medidas.

Se você não conseguir definir ou entender claramente os custos da empresa, faça uma análise de causa-raiz para investigar mais. Com uma abordagem de melhoria de processos, você deve analisar os números e investigar como conseguir mais com menos, economizando tempo e ganhando em eficiência.

Vale ressaltar que, embora o corte de gastos possa poupar um pouco a curto prazo, a redução de custos a longo prazo ocorre quando você compreende totalmente os processos de sua organização.

Com o mapeamento de processos é possível obter não apenas uma visão abrangente de toda a organização, mas também várias visualizações de como cada processo ou ciclo individual ocorre.

Muitas vezes, apenas uma visualização ampla pode não oferecer a você insights para fazer cortes significativos, mas o mapeamento e a estruturação de processos ajudam sua organização a começar com pequenas melhorias e tem o potencial de fazer com que os funcionários trabalhem com mais eficiência

2. Compare os custos reais com os orçamentos

Registre seus custos reais e compare-os com o valor alocado em seu orçamento. Tente descobrir por que há uma discrepância entre o que você planejou gastar e o que realmente gasta. Quanto maior o valor excedido, mais escopo deve haver para a economia.

Os custos reais que são mais altos do que os orçados geralmente indicam espaço para redução. Valores mais baixos podem indicar uma boa gestão, mas também podem refletir uma queda na qualidade ou problemas potenciais.

Uma planilha é uma maneira fácil de registrar e comparar os gastos regularmente. Revise periodicamente o que você está fazendo e como você está fazendo isso.

A comparação de seus negócios com outras empresas semelhantes pode mostrar que seu desempenho está abaixo do padrão. Por exemplo, seus níveis de desperdício podem ser maiores que a média do setor. Essa é uma oportunidade para implementar soluções econômicas e definir metas.

3. Implante a cultura de redução de consumo de papel

O papel pode ser um grande desperdício de dinheiro para as empresas, mas é um ótimo exemplo de como reduzir as despesas. Embora os métodos de gestão de documentos da velha escola possam funcionar para você, eles também podem estar drenando a lucratividade do seu negócio.

Reduzir os impressos — ou até mesmo mudar para uma metodologia totalmente sem papel — simplificará os processos e reduzirá as despesas do negócio. Para reduzir formulários e relatórios em papel, você pode começar a trabalhar com cópias digitais, por exemplo.

Para registrar transações com cartões corporativos, considere escolher um gerenciador de contabilidade que opera na nuvem. Os custos com esse tipo de software podem ser insignificantes em comparação com a manutenção que uma gestão baseada em papéis exige dentro do seu negócio.

4. Faça um planejamento financeiro

Quando você tem um plano financeiro, em vez de olhar apenas para o que já aconteceu, você faz projeções para os próximos meses, prevendo receitas e despesas. Elas funcionarão como um sistema de alerta antecipado, ajudando você a planejar quedas no fluxo de caixa, identificar necessidades de financiamento e saber o melhor momento para os projetos.

Ele também fornece uma ferramenta para monitorar as finanças da empresa, permitindo que você avalie o progresso e resolva rapidamente os problemas. Para criar um plano financeiro, vale seguir as seguintes etapas:

  • revisão do plano estratégico da empresa;
  • desenvolvimento de projeções financeiras;
  • organização de financiamentos;
  • criação de um plano de contingências.

5. Otimize a gestão do estoque

Basicamente, o custo do estoque está relacionado aos gastos com manutenção e armazenamento de mercadorias durante certo período de tempo. Ele é calculado para determinar a quantidade de lucro que uma empresa pode obter e também ajuda a verificar quanto mais ou menos de estoque a organização precisa para satisfazer a demanda.

Se o custo de estoque da sua organização já é maior do que deveria ser, ou você sabe que poderia ser menor, vale verificar algumas maneiras para reduzi-lo. Mesmo as empresas mais eficientes costumam tropeçar quando se trata de gerenciar estoques em excesso. Práticas comuns como descontar ou liquidar itens desvalorizam os produtos e prejudicam as vendas.

Para evitar erros de gerenciamento de estoque e, com isso, reduzir custos, algumas práticas são recomendadas, como:

  • reduza o lead time – prazos de entrega – com os fornecedores;
  • elimine estoques obsoletos;
  • otimize o tamanho dos pedidos e a frequência de compra;
  • centralize o controle de estoque;
  • faça uma análise contínua de redução de estoques.

6. Negocie sempre com seus fornecedores

Como dissemos, o planejamento é um dos principais elementos para a redução de custos na empresa e isso inclui ficar dentro do orçamento e alcançar os objetivos.

Parte de uma estratégia bem-sucedida é conseguir equilibrar os orçamentos. Se você conseguir negociar com sucesso com seus fornecedores para economizar dinheiro em algumas áreas, poderá gastar de maneira mais eficiente em outros lugares.

Vale lembrar que negociar com seus fornecedores não significa necessariamente obter o que você quer com o preço mais barato possível. Você pode querer negociar outros fatores, como prazos de entrega, condições de pagamento ou a qualidade das mercadorias.

De qualquer forma, um bom relacionamento com fornecedores deve, basicamente:

  • partir de uma qualificação bem realizada;
  • ser baseado em uma comunicação transparente;
  • ser flexível.

7. Foque a melhoria dos processos

Ao elaborar sua estratégia de redução de custos na empresa, não deixe de fora o papel fundamental da melhoria dos processos organizacionais. Com uma abordagem de melhoria dos processos, é possível não só reduzir os valores dos orçamentos, como otimizar as operações do negócio. Isso faz com que a sua organização seja mais eficaz, de cima a baixo, eliminando gastos desnecessários e garantindo que novas despesas não sejam substituídas pelas antigas.

Comece identificando seus principais centros de custo, que podem estar relacionados à compra, produção, vendas e marketing, finanças e administração. Avalie seu demonstrativo de lucros e perdas nos últimos meses e classifique todas as suas despesas — da mais alta para a mais baixa — e, em seguida, comece a trabalhar, identificando áreas nas quais você pode economizar.

Embora o lucro seja muito importante para o bom funcionamento de uma empresa, a qualidade aprimorada e o gerenciamento eficaz de custos são, sem dúvida, mais importantes.

8. Analise periodicamente os custos da empresa

Um problema que ocorre em diversas ocasiões é a ausência de uma análise periódica dos custos do empreendimento. Muitas até instituições até atentam para esse fato em alguns momentos, mas, posteriormente, com as diversas obrigações do dia a dia, a deixam de lado. Isso não pode acontecer, sob o risco de a organização ter vários prejuízos e até mesmo desperdiçar todo o trabalho realizado para o corte de despesas.

Conte com um calendário que considere essa revisão em vários momentos e cumpra-o de maneira eficiente. Não adie a tarefa e nem deixe passar muito tempo, pois, quando se trata de custos, eles podem sofrer variações rapidamente, fazendo com que se perca uma quantidade considerável de dinheiro sem nem mesmo se saber precisamente onde.

Leve em conta também que essas variações de preços em produtos e serviços podem ser trabalhadas. Você já pensou em realizar novos orçamentos para obter a mesma qualidade em itens e trabalhos, mas a valores diferenciados? Muitos fornecedores oferecem condições diversificadas em determinadas épocas do ano, promoções, entre outras ações, que podem ajudar bastante o negócio.

9. Considere a terceirização de tarefas não estratégicas do empreendimento

A terceirização pode ser uma boa alternativa dentro das organizações. Pense em utilizar esse recurso para as tarefas que não são estratégicas dentro da companhia. Com isso, é possível reduzir custos nas empresas por meio do gasto menor com o desperdício de produtos e com ações que envolvem os recursos humanos, como rescisões, troca de colaboradores, entre outras.

Além de as despesas serem menores nesse sentido, é possível prever melhor os custos mensais quando se opta pela terceirização. Isso porque os contratos que foram fechados com as empresas já sinalizam quanto será preciso direcionar a esse serviço constantemente.

Outro fator importante ao considerar a terceirização tem a ver com a diminuição de despesas com uma grande equipe de recursos humanos e departamento pessoal. Uma vez que não haverá o envolvimento dessas pessoas com determinadas contratações e demissões de colaboradores, gerenciamento de atividades da rotina do segmento que envolvem folha de pagamento, entre outros, o número de trabalhadores na área pode ser bem menor.

Além disso, como você transfere diversas responsabilidades para a terceirizada, também diminui algumas preocupações com a gestão de recursos, podendo focar em outras partes da organização para desenvolvê-las ainda mais.

10. Tenha metas estabelecidas para a redução de custos

Sim, você já sabe que é preciso diminuir gastos e a importância disso. No entanto, apenas ter esse conhecimento não é o suficiente. É importante que, mais do que focar a redução de custos na empresa, os gestores estabeleçam metas de quanto efetivamente é necessário cortar para que se obtenham bons resultados.

Tenha metas bem definidas em relação ao assunto. Veja quanto você pode e deve gastar e não perca essa situação de vista. Verifique constantemente os valores pré-definidos e não se desvie deles.

Contar com esses objetivos ajuda e muito nesse processo de diminuição de despesas. Saber onde se deve chegar, além de ser um fator motivador, ainda permite análises mais efetivas do quanto você caminhou e o que ainda precisa fazer para cumprir o que traçou.

Compare resultados periodicamente e pense que as metas podem mudar com o tempo. Conseguiu reduzir custos e acha que pode fazer algo superior? Aumente a quantidade a ser economizada e conquiste cada vez mais resultados positivos.

11. Opte pelo banco de horas

O pagamento de horas extras pode representar muitos gastos para o seu negócio. Tendo isso em vista, você já pensou em aplicar a política do banco de horas no seu empreendimento? Além das vantagens relacionadas à parte financeira, essa alternativa também costuma agradar bastante os colaboradores, deixando-os mais motivados por contarem com dias de descanso e com folgas para resolverem seus assuntos pessoais.

Além de não compensar em dinheiro a execução de tarefas a mais do que a jornada habitual de trabalho, é possível que a empresa otimize melhor o tempo dentro da organização. Isso porque ela pode operar com capacidade máxima em períodos de maior demanda e conceder as folgas em épocas em que não é preciso produzir tanto.

Fique atento, porém, para conceder essas folgas no prazo devido. Caso contrário, se os colaboradores não tirarem seus dias de descanso, deverão ser remunerados em dinheiro, aumentando os gastos da empresa.

Mostre sempre para os funcionários as vantagens de eles se adequarem a esse sistema. De nada adianta você aplicar o banco de horas se os colaboradores não souberem dos ganhos que eles também terão com isso.

Caso contrário, o empreendimento corre o risco de ter funcionários desmotivados e que não se esforçarão em ser produtivos durante as horas extras, por não verem benefícios com esse trabalho além da jornada.

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