A simplificação de processos é uma estratégia relevante para manter a eficiência do negócio no longo prazo. Isso porque o aumento da complexidade das demandas, normalmente, reflete nas práticas internas, gerando burocracia e custos excessivos.

Consequentemente, os gestores precisam identificar gargalos e buscar novas formas de atender aos requerimentos das partes interessadas. Isto é, de que maneira os processos podem sofrer mudanças para economizar recursos e gerar mais valor?

A seguir, você encontrará referências seguras para realizar as alterações pertinentes e contar com ações mais eficientes no seu negócio. Não deixe de conferir!

O que é simplificação de processos?

A simplificação é a estratégia de otimização de processos pela redução das decisões, ações e etapas necessárias para se chegar a um objetivo. Um exemplo é o empoderamento do colaborador, em que as resoluções de problemas cotidianos são realizadas diretamente pelos funcionários, eliminando verdadeiras cadeias de decisões.

Nesse sentido, as empresas precisam discriminar os pontos em que a complexidade é desnecessária ou excessiva, considerando o custo-benefício das atividades. Se ao realizar algo de outra forma os resultados se preservam ou há uma redução aceitável, com uma economia de recursos, então, vale a pena investir na simplificação.

O segredo é contar com um bom sistema de indicadores de desempenho para avaliar com precisão. Afinal, nos dizeres do célebre do físico William Thomson (1824 – 1907): “aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar”.

Para que serve a simplificação de processos?

Pense os processos como rotas marítimas, em que se iniciando pelo ponto “A” (entradas), chega-se ao ponto “B” (saídas). A ideia-mãe é tomar o caminho mais curto, com ventos mais favoráveis e menores riscos de tempestades. Muda-se, essencialmente, o como fazer.

Trata-se de uma adaptação necessária aos tempos atuais. A transformação digital acostumou as pessoas a obterem soluções imediatas, ágeis e flexíveis. Assim, como são as empresas que atendem às demandas, há uma pressão por menos burocracia e complexidade nas organizações.

A partir de então, nascem os diferenciais competitivos daqueles que conseguem se adaptar ao novo cenário. Se duas empresas atuam no mesmo seguimento, mas apenas uma delas coloca suas soluções no mercado por meio de processos simples – que demandam menos colaboradores, insumos, tempo, dinheiro etc.-, haverá um claro desnível entre os concorrentes.

Sendo assim, a estratégia de otimização deve compor a lista de prioridades dos gestores. A transformação será fundamental para criar as condições para a sobrevivência e a continuidade da empresa.

Qual a importância da simplificação de processos para a indústria?

A indústria é um setor particularmente beneficiado com a simplificação de processos. Desde os primórdios, quando os colaboradores deixaram de realizar todas as tarefas para focarem em pequenas etapas, as mudanças acertadas se traduzem em economia e lucratividade.

O mais interessante é que, em muitas empresas, existem grandes oportunidades de melhoria, principalmente se elas nunca passaram por um diagnóstico de processos. Entre as áreas de ataque, é possível listar os seguintes exemplos:

  • mudanças de layout das fábricas;
  • alterações nas etapas do ciclo de produção;
  • adoção de novas técnicas de trabalho;
  • incorporação de tecnologias para automatizar rotinas;
  • implementação da gestão à vista;
  • aquisição de know-how;
  • realocação de profissionais.

Na verdade, ao se mapear os processos, é possível encontrar desde medidas triviais, como encontrar o momento exato de conferir a qualidade dos produtos, até as mais complexas, como automatizar partes inteiras do ciclo de produção.

Quais os benefícios da simplificação de processos?

Como ferramenta de otimização, a simplificação naturalmente conduzirá a uma relação mais satisfatória de entradas e saídas. Isto é, tende-se a maximização dos outputs e a minimização dos inputs, em termos de quantidade ou qualidade.

Consequentemente, a empresa colherá os benefícios dessa mudança. Veja uma breve lista de vantagens:

Reduzir custos

As entradas – tempo, dinheiro, mão de obra etc.- serão minimizadas. A simplificação busca justamente “fazer mais com menos”, reorientando a maneira como as atividades são realizadas.

Aumentar a lucratividade

Com gastos mais enxutos, naturalmente os ganhos serão aumentados. Afinal de contas, existe uma relação inversamente proporcional entre os dois fatores: quanto menor o custo, maior a lucratividade.

Eliminar a burocracia

O objetivo é combater etapas e ações desnecessárias. Assim, a empresa ganhará em agilidade para atender aos requerimentos das partes interessadas, como clientes, fornecedores, colaboradores, sócios, parceiros etc.

Aumentar a escalabilidade

Simplificar é também uma estratégia para permitir o crescimento da empresa sem grandes acréscimos de custo. Trata-se da chamada escalabilidade, atributo fundamental nos dias de hoje.

Como implementar a simplificação de processos na indústria?

Agora que você já conhece os benefícios de simplificar processos, confira um resumo das atividades necessárias para concretizar esse conceito na sua organização:

Mapear processos

Mapeie todos os processos existentes e entenda o papel de cada rotina para a produção dos resultados. Posteriormente, identifique o que funciona e o que pode ser melhorado.

Planejar (plan)

Pense em possíveis melhorias e defina mudanças. Aqui, pontos recorrentes são a redução de retrabalhos, a reorganização do ciclo de produção, o empoderamento de colaboradores, mudanças de layout, entre outros.

Uma dica é realizar pesquisas de campo, entrevistando os líderes de cada setor em busca de ajustes. Outra é a abertura de espaço para sugestões, fornecendo benefícios para quem contribuir com boas ideias. Por fim, é importante contar com equipes de consultores, que possam agregar o know-how sobre a simplificação de processos.

Executar (do)

Com planos definidos, execute. Nesse ponto, o ideal é começar pelas alterações que possam trazer resultados imediatos e, assim, motivar os envolvidos.

Além disso, antes de implementar, sempre se reúna com os líderes e aguarde que eles engajem os demais. Esses profissionais têm uma maior abertura para se comunicar com os colaboradores e propor alterações na rotina.

Checar (check)

Verifique se as mudanças foram efetivas, especialmente com o auxílio de indicadores de desempenho. Trata-se de fazer novos diagnósticos sobre o que funciona e o que não funciona.

Aprender (learn)

Considere os motivos que levaram aos resultados obtidos, identificando padrões a serem mantidos e possíveis correções. Aqui, conclui-se o chamado ciclo PDCL (plan, do, check, learn), gerando conhecimento para melhorar o sistema.

Nesse sentido, a simplificação de processos exige o entendimento, caso a caso, de quais são as necessidades da empresa para, só depois, buscar formas de otimizar os sistemas. Por isso, procure consultores que, de fato, coloquem a mão na massa e gerem esse conhecimento para sua organização.

Gostou do conteúdo? Para complementar sua leitura, confira nosso texto sobre por que investir em tecnologia e entenda a relação das inovações com a melhoria dos processos!

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