Nos dias de hoje, comandar um negócio já não permite mais atividades de tentativa e erro como antes, pois tempo é dinheiro e influencia o seu desempenho no mercado. Para facilitar a vida dos profissionais, existem diversas ferramentas de gestão, que fornecem informações sobre como tomar decisões, estruturar processos, controlar resultados, entre outras.

No entanto, em meio à farta disponibilidade de recursos, é preciso adotar certa cautela e escolher as opções que, de fato, fazem sentido para a realidade da organização. Afinal, os instrumentos não são um fim em si mesmo, mas uma forma de facilitar a concretização de objetivos.

Por isso, a seguir, você encontrará uma lista com 6 ferramentas de gestão essenciais para sua empresa. Confira o conteúdo com bastante atenção e não deixe aplicar todas as dicas!

1. Ciclo PDCL

A sigla PDCL refere-se às etapas que precisam ser implementadas na gestão para que ela seja bem-sucedida e esteja em constante aprimoramento. Entenda:

  • planejamento (plan) – definição do que será feito em termos de planos, metas, estratégias, ações, etc.;
  • realização (do) – desempenho de atividades com o objetivo de criar ou entregar valor;
  • verificação (check) – controle para mensurar os resultados e certificar se eles estão dentro das expectativas;
  • aprendizado (learn) – reunião e interpretação de dados sobre o que funciona e o que não funciona, gerando conhecimento para a empresa e permitindo a fixação de padrões mais eficientes.

Vale ressaltar que, ao dispor as 4 etapas como um ciclo, o próprio sistema nutre os processos da empresa com as informações para sua melhoria. Por exemplo, a falha de um produto vira aprendizado que, por sua vez, será considerado no planejamento, em um momento futuro.

Outro ponto importante é que o PDCL é um aperfeiçoamento do PDCA. Nesse segundo, a última etapa consistiria em agir (act) para padronizar o acerto ou corrigir o erro. No entanto, a medida pontual, embora importante, é incompleta do ponto de vista de gerar a melhoria constante do sistema.

Isso ocorre porque algo pode estar correto em um contexto e falhar miseravelmente em outro. Por exemplo, repassar um aumento dos insumos para o consumidor pode ser a melhor opção em muitos casos; em outros tantos, o ideal é bancar o valor atual e buscar uma maior competitividade. Logo, saber o porquê funciona ou não funciona é tão ou mais fundamental do que simplesmente agir.

2. Canvas

A ferramenta de gestão criada por Alex Osterwalder delimita os elementos que compõem um modelo de negócios, servindo de instrumento para criação, descrição, aprimoramento e desenvolvimento desses padrões.

Nesse sentido, para fornecer um quadro geral, o recurso divide a atividade econômica em 9 blocos essenciais:

  • proposta de valor;
  • segmento de clientes;
  • canais;
  • relacionamento com clientes;
  • atividades-chave;
  • recursos principais;
  • parcerias principais;
  • fontes de receita;
  • estrutura de custos.

Ao definir esses pontos, você terá uma ideia mais clara sobre como o negócio atua para entregar valor para um determinado público e manter-se rentável no processo. Igualmente, haverá um direcionamento para trabalhar cada quesito.

3. Plano de negócios

Essa terceira ferramenta de gestão é uma forma de pensar e descrever os diversos aspectos da atividade econômica, considerando as informações sobre o negócio (custos, fontes de custeio, produtos, serviços, etc.), seus processos (marketing, vendas, criação, entrega de valor, finanças, etc.), o contexto (ramo de atividade, mercado, potenciais clientes, etc.) e as estratégias.

No entanto, além da análise do momento e de suas variáveis, o plano de negócios inclui a projeção desses elementos no curto, médio e longo prazos. Por exemplo, ao se deparar com um potencial investidor, ele não se limitará ao questionamento da situação financeira atual, mas se interessará por aspectos futuros, como o ponto de retorno e o de equilíbrio.

Sendo assim, é recomendável que os gestores elaborem esse plano e mantenham-no sempre atualizado. Esse processo pode ser facilitado com o auxílio de uma consultoria externa, principalmente em relação à detecção de erros e incoerências.

4. Key Performance Indicators (KPIs)

Uma das funções das ferramentas de gestão é permitir que os profissionais abandonem o “achismo” e consigam pensar de maneira estruturada, sempre considerando elementos objetivos. Assim, em muitos casos, surge a necessidade de realizar medições de performance.

Para tanto, o segredo é investir nos KPIs, ou seja, nos indicadores-chave de performance. Trata-se de, entre os diversos números de um negócio, isolar os elementos representativos do desempenho em determinada área. Veja alguns exemplos que ilustram essa ideia:

  • taxa de conversão – número porcentual de clientes potenciais abordados que, de fato, fecham negócio;
  • custos fixos – total de gastos com despesas que não se alteram proporcionalmente ao número de produtos ou serviços contratados (aluguel, IPTU, internet, telefone, etc.);
  • custos variáveis – total de despesas que sobrem proporcionalmente ao volume de negócios (matéria-prima, mão de obra, gasolina, etc.);
  • lucratividade – o quanto sobra após a quitação de todos os débitos.

Vale ressaltar que as diferentes áreas de uma empresa contam com um conjunto específico de KPIs para medição de suas atividades. Logo, é preciso estudar o contexto de cada departamento para identificar os elementos-chave e cobrar resultados adequadamente.

5. Análise SWOT

A também chamada matriz SWOT é um modelo para análise das condições internas e externas que exercem influência sobre um negócio. Mais especificamente, a sigla corresponde a quatro quadrantes:

  • forças (strenghts) – elementos internos que representam uma vantagem para a empresa, como equipe qualificada, cultura organizacional consolidada, saúde financeira, serviços e produtos de qualidade, etc.;
  • fraquezas (weakness) – elementos internos que representam problemas ou desvantagens para empresa, como defasagem tecnológica, burocracia, fluxo de caixa, etc.;
  • oportunidades (opportunities) – situações de mercado que podem ser aproveitadas, como períodos específicos do ano, subsídios governamentais, queda de impostos, etc.;
  • ameaças (threats) – situações de mercado que representam um risco para o negócio, como chance de mudança nas leis, competição acirrada, burocracia para aprovar produtos, etc.

Note que, ao analisar esses quatro pontos, você terá um material importante para tomar decisões, principalmente para definir estratégias. Por exemplo, se a qualificação dos colaboradores é uma fraqueza, o gestor já sabe um dos pontos que podem melhorar o desempenho da organização.

6. Mapas mentais gerenciais

O mapa mental é um resumo gráfico de informações. Ao ser aplicado à gestão, o guia simplifica a compreensão de elementos complexos, criando as condições para tomada de decisões mais eficazes. Isso é feito com o auxílio dos seguintes instrumentos:

  • imagens que representam etapas ou partes de um processo;
  • caixas de texto com a síntese de informações;
  • conectores para demonstrar a relação entre os elementos, como causa e efeito, anterioridade e posterioridade, alternância, etc.;
  • disposição de todos os elementos gráficos e textuais, de modo organizado, em um painel físico ou eletrônico.

Pois bem, agora você já conhece um bom conjunto de ferramentas de gestão, que certamente terão um impacto relevante na sua empresa. Contudo, não deixe de buscar outros instrumentos e de se manter atualizado!

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