Sistemas de gestão: o que são e como contribuem para que as empresas alcancem seus objetivos?

Ser gestor de uma empresa não é uma tarefa fácil, pelo contrário: ela envolve diversas questões, tais como a análise do melhor fornecedor, a avaliação do trabalho realizado pelos colaboradores e a busca de informações a respeito do feedback do cliente.

Para auxiliar nessa missão, é possível implementar os chamados sistemas de gestão, justamente para organizar o cotidiano do negócio e alcançar resultados muito mais vistosos – influenciando, inclusive, na obtenção de maior lucro.

Continue a leitura e saiba o que são os sistemas de gestão e como eles podem mudar positivamente a sua empresa!

O que são sistemas de gestão?

O dicionário on-line Michaelis define a palavra sistema como uma “série de procedimentos a serem seguidos para a obtenção de um resultado”. Trazendo esse termo ao contexto gerencial, ou seja, da administração de uma empresa, os sistemas de gestão podem ser definidos como mecanismos utilizados para ajudar nesse controle.

Essa sistematização consiste em realizar uma análise geral do negócio, de forma conectada. Caso contrário, torna-se muito difícil realmente avaliar o cotidiano empresarial se cada setor apresentar dados segmentados.

Assim, os sistemas de gestão são responsáveis por estimular a organização no estabelecimento e, em um segundo momento, na conferência do planejamento, da execução e do controle das ações, a partir do projeto mais adequado ao perfil do empreendimento. Apenas com essa administração é possível analisar os pontos positivos e negativos presentes na empresa e traçar estratégias para reforçá-los ou alterá-los.

De que maneira eles contribuem para que as empresas atinjam seus objetivos?

Para uma faxina ser devidamente realizada, a casa precisa estar organizada, certo? Isso também acontece com a implementação dos sistemas de gestão em uma empresa: o primeiro passo é tratar a respeito da arrumação do negócio para, então, analisar o seu andamento.

Por isso, os sistemas de gestão contribuem, inicialmente, para a adoção de disciplina e métodos organizacionais dentro de uma empresa, características tão importantes para uma companhia ter sucesso.

A partir daí fica mais fácil analisar e verificar o que está fora do eixo para arrumá-lo. Entretanto, por outro lado, também passa a ser possível constatar as atitudes positivas no cotidiano de uma companhia para, então, reforçá-las. Em outras palavras, os sistemas de gestão podem ser considerados uma força motriz para que as empresas atinjam os seus objetivos.

Quais são os principais desafios para a implementação de um sistema de gestão?

Como toda e qualquer alteração no cotidiano de uma empresa, a implementação de um sistema de gestão pode enfrentar alguns desafios. Veja, a seguir, quais são eles, e tenha mais facilidade na hora de colocar em prática essa ideia.

Coerência do modelo

Existe uma diversidade de empresas pelo mundo afora, de diferentes portes, áreas de atuação, políticas internas e maneiras de relacionarem-se com os clientes. Por isso, é essencial buscar o modelo de sistema de gestão mais adequado para cada perfil negocial.

Para organizações que tratam de processos, existe o modelo ISO 9001. Já para o setor ambiental, a ISO 14001 pode ser utilizada e, para quem gere uma organização da área de informática, a metodologia scrum passa a ser a mais indicada – busque a técnica mais adequada ao ramo de seu negócio e tenha apenas resultados positivos.

Internalização do processo

Alguns gestores preferem contratar um consultor de negócios para atuar na operação do sistema de gestão eleito. Contudo, mesmo com o apoio desse profissional, é essencial à empresa internalizar a implantação da metodologia escolhida, como forma de todos se acostumarem com as novas políticas. Dessa forma, evita-se o truncamento do procedimento e há a transferência de conhecimento para a equipe.

Burocratização em excesso

Com a implantação de um sistema de gestão, é normal que ocorra uma maior documentação dos processos, seja de forma digital, seja de forma física. No entanto, o gestor pode criar etapas demais para esse procedimento ou, ainda, requisitar a documentação dos novos ciclos de forma extremamente burocrática.

Aqui, vale o equilíbrio: utilize a tecnologia como aliada, integre todos os dados e consiga visualizar o andamento negocial de forma ampla, como um guarda-chuva.

Quais são os benefícios dessa efetivação?

Um bom sistema de gestão tem como base o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) e, depois de ser efetivado, garante apenas benefícios à organização. Confira quais são eles logo abaixo.

Integração de todas as áreas da empresa

Se uma empresa atua de forma segmentada, os colaboradores da área de vendas não têm acesso às informações relacionadas aos fornecedores. O resultado disso é que a falta de conhecimento sobre a data de entrega de determinado produto pode pôr a perder uma venda importante.

Por isso, a utilização de um sistema de gestão integra toda a empresa, a partir de planilhas, softwares e programas e torna o trabalho muito mais eficiente, diminuindo erros administrativos.

Diminuição do retrabalho

O retrabalho acontece muito em locais desorganizados, significando a realização da mesma tarefa por diversos setores da empresa. Assim, a sistematização da gestão evita essa situação, ou seja, o profissional ganha mais tempo para realizar o que realmente precisa e consegue efetuar um trabalho de maior qualidade.

Aumento de lucro

A partir de uma análise empresarial bem feita, torna-se mais fácil assinalar os pontos positivos e negativos presentes no dia a dia da organização para reforçá-los ou alterá-los. Por isso, os benefícios podem ser sentidos no alcance de maiores resultados e, como consequência, no aumento do lucro obtido ao final do mês.

O que deve ser acompanhado por esse sistema?

Sete itens devem ser avaliados no momento de implementação de um sistema de gestão. São eles:

1. a questão econômica-financeira;
2. os processos internos;
3. a força de trabalho da empresa;
4. os fornecedores;
5. os clientes;
6. as questões sociais e ambientais.

Esses itens têm a intenção de tornar a realização de uma atividade empresarial equilibrada, tratando não apenas sobre a questão financeira, mas, também, pontuando a responsabilidade social e ambiental da companhia, a política de relacionamento com o cliente, como é o cotidiano dos colaboradores, o tratamento com os fornecedores e a metodologia para o cumprimento dos processos internos.

Dessa forma, é possível avaliar se a organização consegue produzir o produto ou fornecer o trabalho que se propôs a realizar de maneira responsável, humana e cuidadosa. Itens, esses, essenciais para a concepção de uma empresa de destaque.

São diversas as razões para que um gestor de qualidade opte pela implementação de sistemas de gestão, já que eles significam apenas pontos positivos à empresa. Anote as nossas dicas, saiba como contornar os possíveis desafios que podem surgir e garanta vida longa ao seu negócio.

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*Colaboração de  SERGIO SCHAUMLOEFFEL

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