As ferramentas de gestão da qualidade são importantes não só para manter produtos e processos dentro das expectativas, mas para gradativamente melhorar em busca de padrões de excelência. Assim, tratam-se de algo que precisa ser conhecido e dominado pelos profissionais.

Essa competência pode trazer vantagens competitivas para organização. Afinal, a gestão da qualidade é a área de controle e monitoramento da geração de valor da empresa, e as ferramentas facilitam seu objetivo de entregar o máximo de satisfação com eficiência.

Logo abaixo, abordamos 6 ferramentas essenciais para monitorar atividades, identificar problemas e promover melhorias. Quer saber como aproximar produtos e processos da excelência? Não deixe de conferir!

1. Análise SWOT

É um dos instrumentos mais flexíveis à disposição dos gestores, sendo aplicável ao desenvolvimento de carreira, planejamento estratégico, gestão de pessoas e diversas outras áreas. Enquanto uma das ferramentas da gestão da qualidade, o uso consiste em identificar pontos fortes e fracos nos processos e produtos da empresa.

Ordem interna

São as forças (strengths) e fraquezas (weaknesses), ou seja, o que favorece e o que prejudica a estratégia de negócios.

Ordem externa

São as oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), ou seja, as chances de impulsionamento e as barreiras existentes no ecossistema da empresa.

Para entender um pouco melhor, veja um quadro hipotético com os pontos fortes e fracos de uma fabricante de motores à combustão:

  • forças:
    • baixo consumo de combustível;
    • potência razoável;
    • confiabilidade e segurança;
    • automação do ciclo produtivo;
    • mão de obra qualificada.
  • fraquezas:
    • custo de produção elevado;
    • desperdícios na linha de produção;
    • matéria-prima de difícil acesso.
  • oportunidades:
    • novo fornecedor de matéria-prima;
    • tecnologia de internet das coisas;
    • benefícios fiscais para contratar mão de obra.
  • ameaças:
    • evolução dos motores elétricos;
    • mudanças nas legislações de países sobre emissão de carbono.

2. Fluxograma

O fluxograma é um modelo de exposição das partes da cadeia de valor da empresa, em que é possível descrever e ligar as etapas de um ou mais processos. A partir de então, o gestor de qualidade tem duas visões estratégicas para tomar decisões.

Visão macro

Entender como funciona o ciclo de produção como um todo, verificando as relações de causa e efeito do sistema.

Visão segmentada

Dividir o processo em etapas anteriores e posteriores com o objetivo de localizar deficiências em relação aos padrões de qualidade esperados.

Imagine, por exemplo, que as roupas produzidas estão perdendo a tintura rapidamente, é possível quebrar cada etapa do processo para descobrir a causa — ver se o problema está nas entradas (tecido, pigmento etc.), na aplicação do pigmento ao tecido, na secagem, na estocagem etc.

3. Diagrama de Ishikawa

Mais focado na identificação e resolução de problemas, o diagrama de peixe facilita a análise da relação de causa e efeito nos chamados 6M. A ideia é dispor a questão a ser respondida na extrema direita de uma folha, como a cabeça do peixe, e marcar três pontos superiores e três inferiores, representando as áreas de investigação. As “espinhas” seriam as seguintes:

  • medida – decisões implementadas;
  • método – a forma como se faz;
  • máquina – tecnologia empregada;
  • material – matéria-prima e insumos;
  • mão de obra – colaboradores e capital humano;
  • meio ambiente – contexto da empresa.

4. Indicadores de qualidade

Contar com métricas para monitorar a qualidade também é uma das ferramentas que auxiliam uma gestão adequada. Afinal, a partir dos dados, tomamos decisões embasadas e acompanhamos o impacto das medidas implementadas, principalmente a aproximação ou o distanciamento das normas de qualidade.

Nesse sentido, os indicadores-chave de performance da área (key performance indicators – kpi) estariam ligados a cinco pontos:

  • eficácia – objetivos pretendidos foram alcançados;
  • eficiência – relação entre valor consumido e valor gerado pelo processo produtivo;
  • efetividade – impacto das saídas nos resultados da empresa;
  • atendimento – satisfação do cliente com o produto entregue e com os serviços auxiliares;
  • segurança – riscos à saúde, vida e pessoa do cliente.

5. PDCA

O circuito está entre as ferramentas de gestão mais utilizadas, porque permite organizar as atividades em etapas lógicas e voltadas para a melhoria contínua. A sigla corresponde a quatro passos para realizar o controle de processos, implementar medidas e resolver problemas.

Planejar (to plan)

Definição da melhoria de processo ou produto que se pretende implementar.

Executar (to do)

Tomada de providências para realizar o plano no mundo real.

Checar (to check)

Verificação do impacto produzido.

Agir (to act)

Revisão do plano para padronizar pontos de sucesso e corrigir erros.

Vale ressaltar que o circuito tem algumas variações que enfatizam outros elementos da gestão da qualidade. Frequentemente, a última etapa é chamada de ajustar (to adjust), dando peso à ideia de feedback e correção, ou ainda de aprender (to learn), mudando o foco para o entendimento das relações de causa e efeito que levaram ao resultado.

6. Ciclo de Iteração

As ferramentas de gestão da qualidade também podem se voltar a micro melhorias nos processos e produtos, especialmente diante de problemas pontuais. Assim, com a iteração, o gestor realiza diversos ciclos de tentativa e erro até conseguir alinhar o resultado percebido com a expectativa de desempenho.

Na versão trazida por Josh Kaufman, as etapas seriam as seguintes:

  • observação – entender a situação e o contexto;
  • ideação – pensar quais são as opções para melhorar;
  • conjecturar – refletir sobre qual opção causará o maior impacto;
  • definir – escolher a mudança que será implementada;
  • agir – tomar as providências para realizar a mudança;
  • mensurar – verificar se os resultados são melhores, piores ou neutros.

Perceba, por fim, que as ferramentas podem ser combinadas sem dificuldades. Geralmente, as mais voltadas para o diagnóstico, como SWOT, Fluxograma e Diagrama de Ishikawa, estabelecem o alvo ou permitem identificar o problema, enquanto as demais cuidam do planejamento, implementação e mensuração das melhorias.

Nesse sentido, é importante destacar que, embora as ferramentas de gestão da qualidade possam ser utilizadas para melhorias em produtos, os processos devem receber uma atenção especial. Afinal, eles também podem estar aquém, além ou dentro das expectativas conforme padrões de desempenho.

A vantagem da otimização de processos é que atacamos as causas, em vez de olhar apenas para os resultados da cadeia de valor. Logo, há uma tendência de soluções muito mais sustentáveis, porque não serão paliativas.

Além disso, os processos otimizados são mais simples de entender do que longas cadeias de etapas lentas e burocráticas. Assim, o responsável pelo controle enxerga claramente o que está acontecendo e pode identificar os pontos de melhoria mais facilmente.

Sendo assim, ao dominar as 6 ferramentas de gestão da qualidade, desenvolva um trabalho voltado para otimização dos processos para potencializar o impacto das mudanças e chegar mais próximo de patamares de excelência.

Para começar imediatamente, aprenda como gerir e otimizar processos operacionais e complemente a leitura deste conteúdo!

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