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A gestão de riscos em projetos é um processo para identificar, analisar e minimizar problemas potenciais que podem afetar negativamente o andamento de um trabalho. O principal objetivo é cuidar de tudo que possa desviar o projeto de atingir seu objetivo final.
Se as ameaças não forem identificadas, evitadas ou retificadas, sua iniciativa pode acabar acima do orçamento, atrasada ou, até mesmo, paralisada por completo.
Neste artigo, nós trazemos 6 dicas para que você implemente uma gestão de riscos eficiente para os seus projetos. Acompanhe!
1. Esclareça funções e responsabilidades
O risco de qualquer processo é que, com o tempo, as pessoas passem a considerá-lo garantido e se esqueçam ou escolham não realizar todas as etapas envolvidas. Se não houver uma governança em torno disso, ninguém jamais saberá que existem atalhos sendo tomados.
Esclareça as funções e responsabilidades das pessoas envolvidas no gerenciamento de ameaças do projeto. Isso também dá a você a oportunidade de lembrá-las das prioridades e do apetite de risco da organização, para que possam alinhar melhor suas decisões e ações à estratégia de negócios.
2. Revise os processos de identificação de risco
Um problema comum é que os riscos não são identificados à medida que surgem, porque o processo de identificação para no início do projeto ou (pior) logo após a secagem da tinta no business case. Certifique-se de que todos saibam que detectar as ameaças logo no início é uma coisa boa. Converse com eles sobre o processo para fazer isso.
Inclua-o em suas reuniões regulares de equipe de projeto e programa. Pergunte às pessoas quais são os novos riscos que viram recentemente e o que estão fazendo a respeito.
Registre tudo e aja de acordo com o que acontece. Essas ameaças emergentes são as que têm maior probabilidade de impedir que você atinja as metas de negócios definidas para o projeto, muito mais do que as identificadas no início.
3. Conheça seus fatores de sucesso
Fatores de sucesso são a forma como o seu projeto será medido. São as metas de desempenho que você se esforça para atingir como equipe de projeto. Eles descrevem como é o sucesso operacional e como você saberá que o projeto foi concluído.
Se você não atingir esses fatores de sucesso, é altamente provável que os stakeholders considerem seu projeto um fracasso. Então, que tal ligar o risco aos critérios de sucesso?
Vincule cada ameaça a um fator crítico de sucesso do projeto. Você poderá ver, rapidamente, o impacto no projeto se o risco se materializar. Você também poderá descobrir quais fatores de sucesso correm maior perigo e usar essas informações para conversas interessantes com seu patrocinador.
4. Obtenha um orçamento para o risco
Se você puder identificar o efeito de um risco no fator de sucesso do projeto, poderá avaliar o quão ruim seria se ele acontecesse. Com essas informações, você pode fazer lobby por um orçamento para pagar por suas atividades de gerenciamento de ameaças.
Você pode querer mitigar o risco de alguma forma e precisará de dinheiro para pagar por isso. Justificar por que o recurso é necessário é muito mais fácil se você puder apontar os indicadores de desempenho que estão em perigo (como a incapacidade de entregar o lucro previsto), em vez de apenas apresentar isso como um problema do projeto.
5. Atualize seu modelo de caso de negócios
Quanto espaço o risco ocupa em seu modelo de caso de negócios ? Quando você inicia um projeto, é exatamente nesse tipo de coisa que você deve estar pensando.
Seus executivos precisam saber o que acontece se aprovarem o projeto. O perfil de risco do portfólio de projetos da empresa sobe de repente? Ou está amplamente alinhado com a exposição a ameaças que a empresa tem atualmente?
E quanto à análise de risco, está tudo aí? Há detalhes suficientes para que alguém realmente entenda o que está aprovando?
Indiscutivelmente, os riscos iniciais e um plano de gerenciamento para eles, além da análise de risco do trabalho do projeto como um todo e uma declaração de como isso se alinha à abordagem estratégica da empresa são coisas que devem ser incluídas nesse caso de negócios.
A ideia é dar aos executivos as melhores informações possíveis para ajudar na tomada de decisões. Obviamente, você vai querer que eles digam sim ao seu projeto, mas eles precisam fazer isso de uma posição de informação de qualidade – e a exposição sobre o risco faz parte disso.
O mesmo vale para o termo de abertura do projeto. Depois de passar do estágio de caso de negócio, você pode atualizar seu modelo para incluir informações adequadas e detalhadas sobre os perigos que o projeto está enfrentando. Isso deve ir além de alguns pontos das ameaças identificadas inicialmente.
6. Considere os riscos agregados
Se você é o gerente do projeto, agregue todos os riscos identificados pelos líderes de cada fluxo e, a partir disso, crie uma visão holística das ameaças encontradas. Em última análise, você deseja chegar a um ponto em que os riscos apresentados ao conselho se relacionem de forma tangível com o que os membros da equipe do projeto estão realmente fazendo.
Esse alinhamento garantirá uma imagem completa, que permite aos gerentes identificar tendências. É útil porque, muitas vezes, os grandes problemas que afetam severamente as empresas são o resultado de vários outros menores, todos em cascata, e que se chocam no que chamamos de tempestade perfeita.
Portanto, extraia informações de equipes operacionais e atividades de gerenciamento de risco corporativo que cobrem o trabalho usual para obter um quadro organizacional completo.
Agregar seus riscos pode não permitir que você evite totalmente a catástrofe, mas pode ajudar a identificar em que ponto as coisas estão indo mal, antes que seja tarde demais para fazer algo a respeito. Também ajudará a desvendar problemas e ver sua raiz – se e quando ocorrer algo que você gostaria que não acontecesse.
Ao implementar a gestão de riscos em projetos antecipadamente, garantindo que as ameaças sejam comunicadas abertamente durante todo o processo, as equipes podem ter mais sucesso de entrega no prazo e dentro do orçamento. Dessa forma, evita riscos inesperados e adere ao cronograma do projeto.
Por fim, não deixe de compartilhar o que funcionou – e o que não funcionou – em toda a empresa para que as licitações e projetos futuros tenham uma biblioteca de práticas recomendadas para contar.
Já que estamos falando em gestão de riscos, continue no nosso blog e saiba como fazê-la de forma eficiente!
