Como estruturar um processo para aumentar a produtividade da empresa

A produtividade é um item essencial para indicar o sucesso (ou insucesso) de determinada companhia, já que ela tem reflexos diretos na maneira de relacionamento com fornecedores, na satisfação do cliente e, claro, na geração de lucro.

Ainda, ela é uma consequência do modo de trabalho interno cobrado pela gerência e, mais além, da estruturação de processos da organização. Ou seja, uma empresa desorganizada e que negligencia a otimização de processos vai enfrentar grandes dificuldades em algum momento.

Leia o nosso artigo e não deixe esse perigoso estágio chegar: saiba como estruturar um processo para aumentar a produtividade de sua companhia. Confira!

Como identificar se a produtividade da empresa está comprometida?

Antes de organizar o ambiente, é essencial identificar se a produtividade de sua empresa está comprometida para, justamente, saber quais pontos devem ser alterados ou reforçados.

Para tanto, em primeiro lugar, verifique os objetivos de cada processo e, em um segundo momento, analise se eles estão sendo cumpridos. Essa fase inicial é de observação e anotação de tudo o que acontece no local de trabalho para, mais adiante, a solução ideal ser buscada.

Saiba agir com paciência, seja minucioso para verificar todos os detalhes, observe como os colaboradores atuam no dia a dia e avalie a maneira de relacionamento com os fornecedores e o grau de satisfação do cliente. Examinando todos os processos, dificilmente algo será deixado para trás.

Como uma análise na gestão ajuda a identificar esse problema?

A análise na gestão, ou seja, na administração dos procedimentos ajuda a identificar a taxa de produtividade da empresa ao vincular cada processo à sua estratégia de atuação. Dessa forma, é possível visualizar se os passos previamente traçados estão sendo eficazes.

Para Ivana Mara Rodrigues da Silva, especialista da FNQ, “a avaliação da operação, ou seja, os indicadores de operação são basicamente concentrados em dois grandes grupos, que são os indicadores de eficácia e eficiência. Um mede o objetivo do processo; o outro, a utilização dos recursos”.

Por isso, pense nos termos de eficácia e eficiência, analise-os em conjunto com o objetivo de cada processo e examine como está sendo feita a divisão e utilização dos recursos em sua empresa.

Quais as melhores ferramentas para diagnosticar os problemas de produtividade?

A especialista da FNQ ainda menciona duas importantes ferramentas que têm o objetivo de diagnosticar os problemas de produtividade: o Business Process Management, conhecido pela sigla BPM, e o Balanced Scorecard, resumido pela nomenclatura BSC.

O BPM, traduzido ao português, é entendido como Gerenciamento de Processos de Negócio e funciona como uma ferramenta para, basicamente, identificar e controlar os processos de negócio mais adequados, com o fim de atingir os objetivos pretendidos.

Já o BSC, traduzido como Indicador Balanceado de Desempenho, embora seja, também, um instrumento de gestão, foca os processos que agregam valor ao cliente. Ele deriva da estratégia e da visão do negócio e acaba demonstrando aspectos essenciais à organização.

Como realizar uma boa estruturação dos processos?

Em apenas seis passos, é possível implementar uma boa estruturação dos processos. Inclusive, a FNQ disponibiliza o Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), uma plataforma de gestão que considera importante a visualização da empresa como um todo, ou seja, a partir da integração de seus sistemas e setores.

O MEG compara a organização ao guarda-chuva, em que o gestor precisa compreender tudo o que acontece debaixo dele. Seu modo de atuação tem como princípio o ciclo PDCL, iniciais para as palavras Plan (Planejar), Do (Executar), Control (Controlar) e Learn (Aprender), e esse preceito geral pode ser aplicado a diferentes organizações, a partir de suas próprias particularidades.

Veja, a seguir, quais são os seis passos para realizar uma boa estruturação dos processos, arregace as mangas e dê início a uma nova fase em sua companhia.

1. Crie estratégias

O primeiro passo é a criação de estratégias, justamente para funcionar como um norte para a efetivação desse instrumento: a partir dele, é possível atuar com mais segurança, contando com um planejamento previamente traçado.

Indique os objetivos e o caminho para atingi-los e não se esqueça de pensar, também, em um plano B – caso contratempos aconteçam com a programação inicial.

2. Elabore uma cadeia de valores

A cadeia de valor, para a especialista da FNQ, Ivana Mara Rodrigues da Silva, é baseada na estratégia traçada, vinculando-a ao cotidiano da companhia. Desse modo, a criação de uma cadeia de valores é necessária, já que ela serve para indicar quais processos serão a força motriz para se atingir a meta planejada no primeiro passo.

3. Faça um diagnóstico de maturidade dos processos

O próximo passo é a realização de um diagnóstico de maturidade dos processos para, basicamente, compreender o seu desempenho. Esse estágio ainda se encontra na fase do planejamento, sendo essencial o seu devido cumprimento para pontuar de forma certeira o que deve ser alterado e o que pode ser mantido.

4. Planeje o mapeamento dos processos

O planejamento do mapeamento dos processos é a quarta etapa desse procedimento. Ele serve para verificar o funcionamento atual do processo em questão e como ele deve funcionar no futuro, ou seja, depois do diagnóstico da maturidade de cada um deles, o gestor consegue avaliar qual item precisa de inovação.

5. Realize um benchmark

O benchmark é a avaliação da empresa em relação à concorrência, item crucial para uma organização de sucesso. Saber como anda o mercado e o que outros empreendedores da área têm feito pode viabilizar ótimas ideias, auxiliando na tomada da liderança em relação aos concorrentes.

6. Efetive a implementação desse processo

Por fim, o sexto e último passo é, justamente, a implementação do processo, avaliando a viabilidade dessa implantação e a maturidade da empresa para receber algo novo. Depois, é só analisar os resultados para aferir se foram tomadas as melhores decisões, ressaltando que, por ser um procedimento dinâmico, não há problema em alterar algum item no interior desse contexto.

Como a otimização de processos aumenta a produtividade da empresa e garante outros benefícios?

A partir da organização e padronização dos processos, possíveis erros são diminuídos, uma cultura organizacional bem estruturada é colocada em prática, os custos despendidos caem e, de quebra, a produtividade e o lucro aumentam.

Ainda, é importante mencionar a geração de valor para a própria liderança da empresa e para a companhia como um todo, já que isso compreende a maior satisfação dos consumidores, um melhor relacionamento com os fornecedores e um desenvolvimento sustentável, ou seja, respeitando os âmbitos sociais e ambientais.

Em resumo, a otimização de processos, como visto, garante apenas vantagens à empresa que iniciar esse procedimento, equilibrando a questão financeira com a missão e os valores da companhia.

Saber estruturar um processo é essencial para as frentes de liderança em uma organização, já que esse conhecimento tem grande influência para aumentar a produtividade. Com as informações apresentadas no nosso artigo, você consegue cumprir todas as etapas desse procedimento, podendo aproveitar a maior quantidade de dinheiro no bolso ao final do mês. Mãos à obra!

Gostou de saber como uma atitude simples pode acarretar tantos benefícios? Caso tenha mais dúvidas, entre em contato conosco. Ficaremos felizes em responder à sua solicitação!

*Colaboração de Ivana Mara Rodrigues da Silva

FNQ